Confira os principais documentos do setor de compras e como protegê-los

O processo de comprar mercadorias e insumos para uma empresa envolve diversas etapas. Além do pedido propriamente dito, são feitos procedimentos como a análise de fornecedores e a comparação de preços. É justamente por esse motivo que surgem tantos documentos do setor de compras, que devem ser devidamente organizados e armazenados de modo a serem facilmente acessados.

A gestão desses documentos, se feita manualmente, pode implicar em diversos problemas, como duplicação de informações e extravio. Não obstante, se os profissionais levam muito tempo na hora de acessar e analisar esses documentos, pode haver uma queda expressiva em eficiência e produtividade na organização. No médio e longo prazo, isso pode gerar vários impactos negativos, como a menor competitividade da empresa no mercado e a falta de satisfação dos colaboradores e clientes.

Quer saber quais são os principais documentos do setor de compras e como protegê-los? Continue a leitura do nosso artigo até o fim e fique por dentro do tema!

Requisição de compra

Quando um departamento da empresa demanda algum material, ele deve fazer uma requisição de compra. Embora seja algo que varie em função da natureza do produto, os principais campos que devem ser preenchidos nesse documento são:

• material ou serviço;
• quantidade;
• data de entrega.

RFQ

Após a emissão da requisição de compra, é gerado o RFQ (Request For Quotation) ou solicitação de cotação. Esse documento serve para que os fornecedores sejam escolhidos, de modo a fazer o repasse do material solicitado, sendo necessário especificar as mesmas informações citadas acima, referentes à solicitação de compra. Além disso, após decidir com qual fornecedor será feita a negociação, deve-se emitir uma OC (Ordem de Compra) e enviar uma carta para as outras empresas informando por que elas não foram escolhidas.

Nota fiscal

Quando a compra é consolidada, deve-se emitir uma nota fiscal, que tem por finalidade informar aos órgãos de fiscalização do estado se toda a operação está em conformidade com as leis. Por esse motivo, é extremamente importante que os campos desse documento sejam preenchidos corretamente — como endereço e CNPJ da empresa — pois é com base na nota fiscal que os impostos incidentes sobre a operação serão recolhidos.

Fatura

A fatura é um documento usado em compras de longo prazo. Também, é importante frisar que o valor especificado no documento corresponde ao total que a empresa pagará pelas mercadorias, em vez de ser um montante dividido pelo número de parcelas. Por fim, além das informações básicas sobre a empresa, é necessário informar na fatura o responsável pela sua quitação.

Como falamos no início, o processo de compras envolve a criação de vários documentos. Por isso, o uso de um software GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é fundamental, no sentido de manter todas as informações armazenadas e organizadas de forma segura. O GED consiste em uma solução responsável por converter documentos de texto, voz e imagem em formato digital, sendo composto por módulos que facilitam o gerenciamento físico e digital dos documentos do negócio. Dessa forma, a empresa ganha agilidade na hora de acessar informações, o que impacta diretamente a produtividade e melhora o atendimento ao cliente.

Tanto arquivos físicos como digitais devem ser protegidos, por exemplo, de incêndios, quedas de energia, problemas nos computadores da empresa e ameaças virtuais, como vírus e ransomware. Por meio de um bom GED, é possível tornar todas as informações facilmente acessíveis, fazendo com que a equipe perca um tempo consideravelmente menor acessando e analisando documentos.

Os principais documentos do setor de compras precisam ser gerenciados corretamente. Como vimos, esse procedimento envolve a criação de muitos documentos, exigindo, portanto, a máxima organização e proteção. Além disso, quando essa gestão deixa de ser manual e passa a ser digital (por meio de um GED), ocorre um aumento de eficiência e produtividade dentro da organização.

Viu como é importante contar com um software na hora de gerenciar documentos? Continue em nosso blog e aproveite para saber quais penalidades são aplicadas a quem descumpre a LGPD!