Despesas operacionais e administrativas: 6 estratégias para controlá-las
Organização
O objetivo deste artigo é explicar o que são as despesas operacionais e administrativas, de forma que iremos mencionar também quais são as melhores estratégias para fazer o controle ou reduzir as mesmas.
As empresas de diversos portes ou segmentos têm muitas despesas que precisam organizar para manter o equilíbrio no orçamento financeiro, entre compras, impostos, pagamento de funcionários, dentre outras.
No entanto, a grande dificuldade para o gestor é saber classificar a diferença entre as despesas operacionais e administrativas, pois uma encontra-se englobada dentro da outra, podendo confundir a gestão financeira da empresa.
No universo corporativo, as empresas acumulam essas despesas e necessitam realizar uma gestão financeira eficiente, de uma forma que elimine os desperdícios, otimizando os próprios recursos. Isto é, executar o monitoramento das despesas operacionais e administrativas é primordial para a sustentabilidade do seu negócio, pois poderá manter uma visão clara dos gastos, além de ser de grande auxílio para a lucratividade empresarial.
Ficou curioso? Continue a leitura do artigo, pois o conteúdo tem o objetivo de auxiliar gestores financeiros na compreensão dessas despesas e assim não ocorrerão mais erros.
O que são despesas operacionais?
O conceito desse tipo de despesas refere-se a todos os gastos essenciais para que a empresa consiga funcionar de forma ordenada, como por exemplo, pagamento de funcionários, encargos, aluguel, impostos e contas de consumo. Diante disto, é muito importante manter a cautela com esses gastos, para que as alterações não impactem diretamente na saúde financeira da empresa.
O que são despesas administrativas?
Contextualizando o que é uma despesa administrativa, pode-se dizer que é todo o gasto que não está ligado à atividade principal da empresa, ou seja, sem a conexão direta com a atuação do negócio. Podemos citar algumas, como: telefonia, material de escritório, seguros e benefícios, custos com contratações ou com terceiros.
De que forma se diferenciam as despesas operacionais e administrativas?
O completo entendimento dos gastos diferenciados entre as despesas operacionais e administrativas é essencial para se obter a visão real da saúde financeira da empresa, pois deve-se ter um planejamento financeiro organizado, de forma que todos os gastos sejam categorizados.
Assim sendo, a diferença principal entre as despesas operacionais e administrativas está no fato de que, para as primeiras, as quais também podem ser classificadas como despesas comerciais, refere-se ao mecanismo de vendas, custos com marketing e reembolso corporativos, com viagens ou visitas aos clientes. Já para as despesas administrativas, é importante entender que são parte englobada na despesa operacional, enquadrada nos custos de atuação da empresa e não diretamente ligada na operação.
Por que deve-se classificar as despesas operacionais e administrativas?
A classificação correta das despesas fixas e variáveis garante uma análise minuciosa das mesmas, de forma que o gestor financeiro consiga entender a operação financeira, em busca da otimização constante da sustentabilidade do negócio. Assim sendo, será possível reconhecer quais são os gastos que ainda necessitam de uma revisão, além de observar aqueles que foram previstos corretamente.
Em resumo, a classificação de todas as despesas da empresa é essencial para o gerenciamento do orçamento financeiro, sendo possível alcançar o sucesso e ainda manter a estabilidade com a lucratividade do negócio empresarial.
Como controlar a redução das despesas operacionais e administrativas nas empresas?
Dentre os vários motivos para reduzir as despesas operacionais e administrativas da empresa, o principal está pautada em proporcionar uma economia considerável, com o auxílio no aumento da lucratividade.
Assim, o custo repassado ao cliente também será reduzido, pois o preço final poderá diminuir, em decorrência da diminuição com os gastos operacionais e administrativos, além de fomentar as vendas da empresa, por conta do preço mais competitivo no mercado que atua.
De qualquer forma, faz-se necessário muita cautela no momento de avaliar o corte das despesas para que não prejudique a qualidade do produto ou do serviço oferecidos aos clientes. Nessa redução de despesas a empresa executa uma contenção mais simples, para o aumento das vendas, além de melhorar a margem de lucro, causando a consolidação da marca no mercado, bem como a elevação da taxa de fidelização dos clientes.
Em seguida, listaremos seis estratégias de como o gestor financeiro poderá controlar ou reduzir as suas despesas operacionais e administrativas nas empresas. São elas:
- treinamento dos colaboradores;
- elaboração de um orçamento planejado;
- desenvolvimento de políticas de uso responsável dos recursos;
- uso da tecnologia a seu favor;
- planejamento do estoque;
- análise das despesas administrativas de menores custos.
De que forma o uso da tecnologia poderá ajudar a empresa na gestão de despesas?
A redução das despesas operacionais e administrativas é o maior objetivo da eficiência na gestão financeira, pois o desafio consiste na diminuição dos custos em cada despesa, para contribuir com a sustentação do negócio principal.
Atualmente, na era digital em que as empresas estão inseridas, o uso da tecnologia organiza a gestão financeira, além de auxiliar com as despesas excedentes ou com os desperdícios. Com as soluções da eBox, a sua empresa poderá ser auxiliada no controle e na redução das despesas operacionais e administrativas, de forma positiva, com a automação dos processos, proporcionando aos gestores maior visibilidade financeira da empresa.
Vimos neste artigo que, um bom planejamento orçamentário, com a devida classificação de cada despesa, auxiliará o gestor financeiro a ter uma visão mais clara da realidade empresarial, de forma que conseguirá reduzir as depsesas excedentes ou desperdícios, sem impactar na qualidade do produto e ainda aumentar a lucratividade do negócio.
Por meio de estratégias bem elaboradas, os responsáveis poderão se organizar, tomando decisões assertivas para o investimento em tecnologia de ponta nos processos, os quais ajudarão na automação dos mesmos, na digitalização de documentos e na otimização das tarefas a serem executadas. Contudo, as empresas fortalecem as suas marcas no mercado em que atuam, além de ganharem credibilidade de investidores, bem como fomentar a fidelidade de seus clientes e de seus fornecedores.
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