Legislação
O documento sigiloso conta com informações que precisam receber a devida segurança e que deve ser acessado somente por quem possui autorização. Isso porque, quando se fala em documentos sigilosos em empresas, estamos falando em:
Planos estratégicos;
Informações financeiras;
Dados bancários.
A manutenção desses papéis em segurança não é só necessária, porque a divulgação pode trazer consequências graves, mas também porque pode impactar na competitividade da sua companhia.
Por isso, nos próximos parágrafos, vamos explicar quais são os documentos sigilosos e quais ações são importantes para manter tudo bem guardado! Boa leitura!
O que é um documento sigiloso?
Documento sigiloso é aquele que é dono de um conteúdo restrito e que tal característica faz com que ele possa ser acessado somente por pessoas que recebem a devida autorização.
Dessa forma, manter esses documentos em segurança é fundamental a fim de garantir que a divulgação das informações que são de acesso restrito traga consequências ruins para a empresa.
Quais documentos são considerados sigilosos?
Os documentos sigilosos são aqueles que têm informações classificadas como confidenciais e que só podem ter acesso quem recebeu a devida autorização. Devido a essas peculiaridades, os documentos que podem ser considerados sigilosos são:
Documentos que têm os dados pessoais, incluindo nome, endereço, telefone, e-mail e os números do CPF e RG, por exemplo.
Documentos que trazem informações com relação à vida privada: diagnóstico médico, intimidade, ação judicial.
Documentos que contam com informações com relação ao patrimônio que a pessoa possui, sua honra ou imagem.
Documentos onde estão descritos dados da vida funcional do profissional, incluindo informações de saúde e financeiras.
Como classificar os documentos sigilosos de acordo com a lei?
De acordo com a Lei de Acesso à Informação (nº12.527/2011), toda e qualquer pessoa pode ter acesso às informações que são públicas, porém não entram no que foi definido pela norma:
Dados pessoais;
Informações que contam com proteção de outras leis;
Conteúdo sigiloso.
De acordo com a lei, documentos sigilosos são aqueles definidos como aqueles que contêm informações que podem colocar em uma situação de vulnerabilidade não só o Estado como a sociedade.
Sendo assim, a norma em vigor é abrangente e aplicada tanto em entidades públicas quanto privadas que recebem a destinação de recursos públicos como também aos poderes:
Executivo;
Legislativo;
Judiciário.
Tipos de informações e documentos confidenciais
Quando o assunto é documento sigiloso, isso quer dizer que ele pode ter diversas informações, como:
Projetos de pesquisa que serão iniciados ou já estão em desenvolvimento;
Informações pessoais que podem ser identificadas;
Segredos comerciais ou militares;
Inteligência governamental.
Além dos mencionados acima, vamos apresentar nos tópicos abaixo os principais documentos sigilosos que uma empresa precisa armazenar em segurança. Confira!
Dados dos clientes
Por meio dos cadastros, as empresas têm acesso às informações pessoais. Tais dados permitem que a pessoa seja identificada. Como a Lei Geral de Proteção de Dados está em vigor, cabe às empresas preservarem a privacidade dos clientes.
Dados dos colaboradores
Assim como mencionado anteriormente com os dados dos clientes, as informações relativas aos colaboradores também devem receber a devida proteção.
Cabe somente ao Departamento de Recursos Humanos acesso aos documentos, mas ainda preservar a privacidade deles e, ainda, não só atender às leis trabalhistas como também impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso ao conteúdo.
Além do nome e dos endereços residenciais, é preciso ainda dar segurança para:
Dados de cartões de pagamento;
Números de previdência social;
E-mails.
Dados bancários
As informações bancárias também merecem receber uma atenção especial, pois elas são consideradas como documentos sigilosos. Assim, cuidar para que elas sejam acessadas somente por quem compete é fundamental a fim de evitar problemas mais graves, como:
Cartões clonados;
Golpes;
Fraudes;
Roubo de identidade;
Entre outros.
Os critérios de acesso tanto dos dados bancários corporativos como de pessoas físicas devem contar com critérios de segurança elevados.
Contratos
Quando se fala em contratos e documentos relacionados a empresa, o grau de sigilo dos documentos aumenta, porque são confidenciais por contarem com informações comerciais que são classificadas como sensíveis.
Devido a isso, é fundamental redobrar o cuidado com quem tem acesso a documentos que contêm dados como:
- valor dos serviços recebidos/oferecidos;
- termos de acordo;
- nomes relacionados às partes envolvidas;
- números de documentos;
- endereços.
Declarações fiscais
Na classificação que aponta quais são os documentos sigilosos, as declarações fiscais também marcam presença, porque elas vão trazer tanto informações sobre a vida financeira da empresa como também tributárias e isso estará evidente em documentos como:
- declaração do imposto de renda;
- demonstrações financeiras;
- balanços patrimoniais;
- documentos contábeis.
O sigilo é necessário, porque visa garantir a manutenção da conformidade fiscal, evita que a evasão fiscal aconteça e garante que as informações da empresa sejam guardadas de maneira confidencial.
Dicas de cuidados com documentos sigilosos
Ao longo destes conteúdos, falamos sobre quais são, como é feita a classificação de documentos sigilosos e, ainda, sobre o tipo de informação que compõe um documento sigiloso.
Agora, nos tópicos abaixo, vamos pontuar alguns cuidados que devem ser tomados com os documentos que exigem sigilo. Confira!
Atenção ao tempo de guarda documental
Todo documento tem um período em que precisa ser guardado. Por isso, é fundamental conhecer o tempo relativo a cada um dos documentos. Isso é necessário para garantir que o descarte só aconteça quando o prazo tiver expirado, a fim de não só cumprir o tempo de guarda como ainda evitar que dados sejam vazados.
Invista na digitalização
Se tem uma maneira eficiente de manter todos os arquivos, sejam eles sigilosos ou não, em segurança, sem dúvida alguma, é recorrendo à digitalização dos documentos.
Isso porque a ação faz com que toda a papelada seja armazenada em um ambiente virtual que está protegido. Assim, é possível fazer toda a gestão de documentos de forma segura e eficiente.
Realize backups com frequência
Caso a empresa opte por fazer o armazenamento em servidor local e não na nuvem, é imprescindível que os backups sejam feitos de forma frequente a fim de evitar que eles se percam por qualquer motivo.
No entanto, quando a empresa opta pelo serviço de armazenamento na nuvem, o backup geralmente já vem incluso no pacote, contando ainda com informações sobre o histórico de acesso e evidenciando todas as alterações a que o arquivo foi submetido.
Crie uma política de segurança da informação
A criação de uma política de segurança da informação é fundamental, pois isso é o que garante a proteção do documento sigiloso.
A empresa deve definir de forma clara todas as diretrizes que serão seguidas por cada uma das equipes para que as informações fiquem protegidas tanto de vazamentos quanto de ameaças que podem estar não só dentro como fora da companhia.
Entenda a LGPD: por que não armazenar localmente um documento confidencial?
A Lei Geral de Proteção de Dados foi instituída com o objetivo de fazer com que as informações sensíveis e confidenciais fiquem protegidas. Isso porque, a norma traz diretrizes muito claras sobre como as informações pessoais devem ser:
coletadas;
armazenadas;
processadas.
Todas essas medidas têm como objetivo não só garantir a privacidade da pessoa como ainda manter todos os seus dados protegidos.
A aplicação da lei faz com que as empresas tenham que manter seus documentos devidamente armazenados para que sejam evitados problemas de violação. No entanto, nem sempre a companhia tem conhecimento técnico para tomar essas medidas.
Diante desse cenário, não tem nada melhor do que contar com quem tem expertise no assunto, como a eBox, que é uma empresa que traz soluções eficientes para a sua organização, oferecendo a digitalização e o armazenamento de documentos com tecnologia de ponta e segurança. Entre em contato e saiba mais!
