Entenda agora o que é e como funciona a automação de workflow

No mundo corporativo atual, a eficiência e a agilidade são fatores essenciais para a sobrevivência e o sucesso de qualquer empresa. Nesse sentido, uma das ferramentas mais poderosas para alcançar esses objetivos é a automação de workflow. Mas o que exatamente significa esse tipo de automação? Como ela funciona?

Neste artigo, vamos desvendar esse conceito, explorando as suas funcionalidades, benefícios e aplicações práticas. Prepare-se para descobrir como a automação de workflow pode revolucionar os seus processos de negócios, aumentando a produtividade e reduzindo erros operacionais. Continue a leitura e saiba mais!

O que é automação de workflow e qual é a sua importância?

A automação de workflow é um processo que utiliza tecnologia para gerenciar e aperfeiçoar fluxos de trabalho em uma empresa. O objetivo desse processo é automatizar aquelas tarefas repetitivas e burocráticas, melhorando a eficiência e a produtividade dos colaboradores, bem como reduzindo erros e a necessidade de retrabalho.

Com a automação de workflow, é possível criar um ambiente mais organizado e controlado, o que pode aumentar a qualidade do trabalho e a satisfação dos clientes. Dessa forma, é fundamental que as empresas busquem pela automação de workflow para poderem usufruir dessas e outras vantagens. Em um mercado cada vez mais competitivo, esse tipo de automação é uma forma de se destacar e garantir a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.

Como a automação de workflow funciona na prática?

Imagine que você é um consumidor que deseja comprar um produto em uma loja virtual. Ao acessar o site da loja, você é direcionado para a página de produtos, onde pode escolher o que deseja comprar. Ao selecionar o item, você o adiciona ao carrinho de compras e, em seguida, é levado para a página de .

Nessa página, você informa os seus dados pessoais, como nome, endereço e forma de pagamento. É nesse momento que a automação de workflow entra em ação. O sistema da loja virtual recebe as informações e automaticamente verifica se todos os dados foram preenchidos corretamente. Caso haja algum erro ou informação faltante, o sistema automaticamente informa ao cliente para que possa corrigir.

Após a verificação dos dados, o sistema encaminha a informação para o setor responsável pela separação e empacotamento do produto. Os funcionários recebem as informações e, com o auxílio da automação de workflow, verificam a disponibilidade do produto em estoque e iniciam o processo de separação. Por fim, é gerado um código de rastreabilidade, que depois é enviado para o cliente para que ele faça o acompanhamento da compra.

Esse é apenas um exemplo de automação de workflow, ou seja, de processos sequenciais e automatizados por meio da tecnologia. Perceba que várias etapas são acionadas automaticamente pelos sistemas tecnológicos integrados, sem a necessidade de participação de um colaborador.

Quais são os tipos de workflow que podem ser automatizados?

Alguns fatores devem ser considerados antes de colocar em execução o workflow na empresa. Há alguns fluxos de trabalho que de fato devem ser realizados de forma manual, ou seja, sob a responsabilidade de um colaborador.

Entretanto, há outros processos que podem ser automatizados, isto é, executados automaticamente por soluções tecnológicas informatizadas. Confira alguns exemplos desses fluxos de trabalho:

• arquivar, renomear ou alterar documentos;
• revisar e aprovar alterações;
• integrar novos funcionários na organização;
• conduzir alguns processos de recursos humanos, como desligamentos, recrutamento digital, onboarding e avaliação de desempenho;
• controlar faturas e contas a pagar;
• gerenciar e armazenar registros;
• oferecer suporte ao cliente nas demandas mais básicas e rotineiras;
• gerir projetos e monitorar o andamento de tarefas;
• processar pedidos;
• conduzir processos de marketing e vendas (geração e nutrição de , automação de campanhas e análise de resultados);
• gerir estoques;
•  criar, revisar, aprovar e renovar contratos.

Quais são os benefícios da automação de workflow?

A automação de workflow traz diversos benefícios para as empresas, conforme você confere a seguir.

Aumento da eficiência

O aumento da eficiência é alcançado por meio da padronização de processos e da redução do tempo necessário para a execução de tarefas. Além disso, a automação elimina tarefas manuais repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor. O processo também auxilia na redução de erros e retrabalho, resultando em maior qualidade e confiabilidade nas operações organizacionais.

Segurança dos processos

A automação também aumenta a segurança dos processos, uma vez que evita a ocorrência de erros humanos e permite a criação de regras de acesso e permissões de uso, garantindo a confidencialidade das informações. Por meio dela, a empresa assegura que todas as etapas e requisitos de conformidade sejam seguidos rigorosamente. Isso protege a organização de multas, danos à reputação e perda de clientes.

Redução de custos e burocracias

A diminuição das etapas do fluxo de trabalho também é um benefício, já que reduz a burocracia e os custos envolvidos no processo, resultando em um aperfeiçoamento do uso dos recursos da empresa. A automação também tem importante função preventiva, uma vez que proporciona visibilidade completa sobre o status dos processos e permite o rastreamento de cada etapa. Isso facilita a auditoria e permite a identificação rápida de gargalos e problemas.

Melhorias nas tomadas de decisão

A automação de workflow está diretamente relacionada com dados, já que as soluções utilizadas permitem a coleta e o armazenamento de informações importantes para o gerenciamento e a análise dos processos. Workflows automatizados geram dados e relatórios detalhados sobre o desempenho dos processos. Assim, é possível ter uma visão ampla para tomar decisões estratégicas e para a melhoria contínua dos processos.

Gestão eficaz de documentos digitais

Além dos benefícios citados, a digitalização de documentos é também beneficiada pela automação de workflow, pois permite a captura, o armazenamento e o compartilhamento de informações de forma mais ágil e segura, reduzindo os riscos de perda ou extravio de documentos físicos.

Outros benefícios

Além das vantagens acima, outros benefícios proporcionados pela automação de workflow são:

• melhoria na colaboração entre diferentes funcionários e departamentos;
• ganho de escalabilidade nos processos da empresa;
• facilidade para que a organização se adapte rapidamente às mudanças do mercado, regulamentações e tecnologias;
• melhoria na experiência do cliente, com mais satisfação em todas as etapas do relacionamento.

A automação de workflow não só aperfeiçoa a eficiência e a precisão dos processos empresariais, como também proporciona uma base sólida para o crescimento sustentável e a inovação contínua. Ao aproveitar esses benefícios, as organizações podem melhorar significativamente a sua competitividade e a capacidade de adaptação em um ambiente de negócios em constante mudança.

Nesse sentido, contar com a digitalização de documentos é fundamental para otimizar a gestão de processos e garantir a eficiência das operações empresariais. É aí que você pode contar com as soluções digitais da eBox Digital: digitalização e gestão de documentos, assinaturas eletrônicas, terceirização de processos, digitalização de prontuários, organização de acervos, admissão digital, recuperação tributária, entre muitos outros!

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