Legislação
O Decreto 10.278, de 18 de março de 2020, é um regulamento que estabelece as técnicas e requisitos necessários para realizar a digitalização de documentos de instituições privadas ou públicas, com o intuito de que eles tenham validade legal.
Os principais pontos que a normatização sinaliza, chamados padrões técnicos, que devem ser atendidos, são: os tipos de documentos que podem ser digitalizados, a resolução mínima, o formato dos arquivos, entre outros.
Neste artigo, você conhecerá quais são os impactos que o Decreto 10.287 pode causar na digitalização de documentos. Continue a leitura e descubra!
Deixa o documento idêntico ao original
A digitalização documental é uma técnica que reproduz fielmente os documentos, preservando sua integridade visual e textual. Ao capturar cada detalhe, desde cores até nuances de texto, a tecnologia digital cria uma réplica idêntica ao original.
A alta resolução dos scanners e câmeras digitais garante a reprodução precisa de gráficos, imagens e selos presentes nos documentos. A digitalização elimina a degradação física ao longo do tempo, garantindo uma representação duradoura e consistente dos documentos.
A possibilidade de armazenar digitalmente permite a reprodução exata em diferentes dispositivos, mantendo a qualidade visual em diversos formatos. A capacidade de preservar metadados assegura que informações adicionais, como data de criação e autor, sejam replicadas com precisão.
A facilidade de compartilhamento digital proporciona uma distribuição rápida e eficiente, sem perda de qualidade ou informações. A digitalização contribui para a sustentabilidade, reduzindo a necessidade de papel e conservando recursos naturais.
As ferramentas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) asseguram que o conteúdo textual seja reproduzido de maneira idêntica e pesquisável. A digitalização promove a acessibilidade, permitindo que documentos sejam replicados e distribuídos de maneira instantânea e precisa.
Comprova a integridade do documento
A digitalização atua como uma ferramenta essencial na comprovação da integridade de documentos, ao capturar minuciosamente cada detalhe e característica do original. A tecnologia de digitalização assegura uma reprodução fiel, preservando a autenticidade visual e textual do documento.
Além disso, a capacidade de armazenamento digital confere uma camada adicional de segurança, eliminando a degradação física ao longo do tempo. Métodos avançados, como assinaturas digitais e criptografia, reforçam a autenticidade, garantindo que qualquer alteração seja detectada. Dessa forma, a digitalização não apenas simplifica o armazenamento e compartilhamento, mas também atua como um selo virtual de confiabilidade, validando a integridade do documento de maneira eficaz e segura.
Registra a forma de digitalização dos documentos
A digitalização não apenas reproduz, mas também registra de maneira precisa a forma dos documentos originais. Esse processo vai além da mera captura de imagens, incorporando a estrutura e o layout dos documentos de forma eletrônica. Ao utilizar tecnologias avançadas, como OCR (reconhecimento Óptico de Caracteres) e métodos de indexação, a digitalização não apenas preserva a aparência visual, mas também registra a organização e a formatação do conteúdo.
Esse registro digital não só facilita a busca e recuperação eficientes de informações, mas também cria uma representação virtual autêntica da forma física dos documentos. Essa abordagem não apenas moderniza a gestão documental, mas também estabelece uma base sólida para a preservação e acessibilidade de informações ao longo do tempo.
Para atender a todas as exigências do Decreto Federal 10.278/2020, é importante contar com uma empresa terceirizada especialista em digitalização de documentos. Normalmente essa modalidade de instituição disponibiliza todos os arquivos digitais em uma plataforma própria e segura na web.
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