Sistema GED: saiba como escolher o fornecedor ideal para sua empresa

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é a alternativa encontrada pelas empresas que desejam tornar mais rápidos os fluxos de processos ao mesmo tempo em que reduzem a incidência de erros e as despesas administrativas. O desafio, contudo, é escolher o fornecedor certo para implementar o sistema GED. Após a leitura deste post, você vai compreender o que deve avaliar na hora de escolher o parceiro ideal para fornecer essa tecnologia para a sua empresa. Então confira!

Analise o custo-benefício do sistema GED

A relação custo-benefício é um termômetro importante para medir a eficácia da tecnologia em relação ao investimento exigido para adotá-la. Soluções muito baratas podem não ter a mesma eficiência e podem prejudicar a introdução de melhorias nos processos corporativos. Por outro lado, um preço alto não significa necessariamente que o sistema GED esteja em condições de oferecer um bom serviço para o seu negócio. Assim, é importante você estabelecer um equilíbrio entre o seu orçamento e as necessidades da sua empresa. A partir daí, você estará em condições de selecionar o fornecedor.

Avalie a tecnologia oferecida

A tecnologia oferecida pelo sistema GED é muito importante para que a empresa ganhe agilidade na execução de processos e se torne mais produtiva. Os principais benefícios que a ferramenta deve oferecer são:

• consulta, pois possibilita a pesquisa por processos, documentos ou atributos;
• combinação, que dá liberdade para realizar a combinação de atributos em pesquisas;
• compartilhamento, pois envia os documentos por e-mail ou possibilita o download e a impressão;
• detalhamento, já que disponibiliza ferramenta de visualização para averiguar os documentos selecionados;
• monitoramento, para que você saiba quais usuários realizaram consultas ou edições nos documentos guardados.

Consulte a opinião de outros clientes

Consultar a opinião de clientes já atendidos pela empresa que oferece a solução em GED pode ser decisivo para escolher entre os fornecedores do serviço. Essa avaliação é fundamental, pois permite que você entenda na prática como a ferramenta funciona, como é o suporte oferecido e qual é o grau de satisfação do contratante. Antes de fazer o contato, veja quais são o porte e o segmento das empresas atendidas e selecione aquelas que mais se aproximam da sua em tamanho e em área de atuação. A avaliação desses negócios indica se o fornecedor está preparado para atender as necessidades da sua empresa ou não.

Escolha um fornecedor que compartilhe os mesmos valores do seu negócio

O alinhamento dos valores e da cultura organizacional entre as empresas é imprescindível para formar uma parceria de sucesso. Dessa forma, compreenda quais são as motivações e os objetivos do fornecedor de GED que você está contratando. A melhor maneira de fazer essa avaliação é por meio de uma reunião presencial. Nessa ocasião, você pode tirar suas dúvidas a respeito do método de trabalho empregado, da estrutura disponibilizada e do suporte oferecido aos clientes. A adoção de um bom sistema GED permite que o negócio aprimore processos e reduza despesas. Para ter sucesso, no entanto, é preciso escolher o fornecedor certo. Assim, é fundamental analisar o custo-benefício da tecnologia, avaliar a eficácia dos recursos disponibilizados, ouvir a opinião de outros clientes e, por fim, compartilhar os mesmos valores do parceiro. Com esses cuidados, as chances da sua empresa encontrar o fornecedor ideal aumentam. Agora que você já sabe como escolher um fornecedor de GED, entre em contato conosco e conheça melhor o nosso trabalho!