Gestão eletrônica de documentos: saiba o que é e muito mais

Empresas que estão em busca de eficiência e produtividade precisam entender o que é a gestão eletrônica de documentos, afinal a tecnologia deve ser uma aliada das pessoas e, principalmente, das empresas.

Isso porque, a transformação digital veio para mudar o rumo de empreendimentos de todos os tamanhos e a gestão eletrônica de documentos corrobora com isso, mas o que é isso? Como funciona? Por que é importante? 

Questionamentos sobre o tema não faltam, mas nosso objetivo nos próximos parágrafos é responder essas perguntas e ajudar a sua empresa nesse processo de modernização. 

Mas, o que é gestão eletrônica de documentos?

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Para começar, precisamos explicar o que é gestão eletrônica de documentos. Também chamada de GED essa solução que é automatizada veio para organizar e manter um arquivo sistemático de toda documentação que a sua empresa possui. 

Tudo isso para facilitar que, quando necessário, esses dados sejam facilmente encontrados e o melhor, tudo isso trazendo economia para sua empresa. 

O GED nada mais é do que ter um software que foi desenvolvido para manter todas as informações da empresa devidamente organizadas. 

No entanto, para que essa gestão de documentos seja efetiva será preciso fazer uso de metadados que consistem em informações que serão arquivadas junto com o documento para que, quando for procurado, ele seja facilmente encontrado. Alguns metadados comuns são: 

• data da criação

• nome do autor

• descrição 

• tamanho 

Juntando todas essas informações na digitalização de documentos, ficará muito mais fácil encontrar o que se busca nos sistemas que fazem o armazenamento. 

GED: como funciona e quais são seus objetivos?

Em tempos em que o espaço físico tem ficado cada vez mais restrito, empresas, órgãos públicos e instituições têm apostado na gestão eletrônica dos documentos, pois os mais diversos papéis que são tão importantes com a tecnologia acabam sendo digitalizados e arquivados. 

Para isso, será necessário fazer a captura, gestão do documento e atuar para que esse processo, que é fundamental para o bom andamento da companhia, seja cada vez melhor. Sem contar que quando se opta por essa ação, a tendência é que todos os processos sejam melhorados com o passar do tempo. 

As empresas não só podem como devem apostar no uso dessa tecnologia, porque quando se organiza as informações e faz com que elas estejam disponíveis de forma sistêmica, o acesso fica muito mais fácil como também fluido. Sendo assim, recorrer ao GED significa que: 

• As tomadas de decisões são mais rápidas e o resultado das ações acaba sendo mais efetivo. 

• Todas as iniciativas, sejam elas das áreas administrativas como dos negócios, vão ganhar maior transparência. 

• A empresa que faz a gestão ganha tempo e economiza, pois não ficará mais em busca dos documentos, afinal agora é fácil de achar, porque estão guardados de uma forma lógica. 

• Outro ponto vantajoso é que como o acesso está fácil, fica prático e rápido o acesso às informações que norteiam a tomada de decisões. 

• Com a gestão eletrônica dos documentos ainda é possível manter o controle sobre como eles estão armazenados, o fluxo do uso, o versionamento e com quem, como, onde, quando e por que eles estão compartilhados. 

Por que devo incluir essa prática em minha empresa?

Dia após dia, o que mais uma empresa junta são documentos, pois o que ela mais realiza são as transações e lidar com isso de forma manual hoje em dia é impossível. Por isso, a gestão eletrônica de documentos surge como uma aliada, porque atua diretamente com:

• notas fiscais

• contratos

• documentos contábeis

• documentos empresariais 

Essa gestão vai impactar diretamente nesses processos burocráticos fazendo com que a empresa tenha mais agilidade na conquista de seus objetivos, mas sem deixar de lado a necessidade de manter todos esses dados seguros, pois em tempos em que os vazamentos estão mais frequentes, tomar todas as medidas para se precaver é fundamental. 

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Além disso, a prática ainda assegura que todos dados fiquem integrados e não espalhados, trazendo maior facilidade na hora de encontrar, avaliar e fazer uso deles. 

Processos ganham otimização e padronização

A empresa que recorre a implantação da gestão eletrônica de documentos ainda faz com que seus processos internos fiquem mais ágeis e padronizados. Quer um exemplo? 

Sua empresa vende determinado produto e ela recebeu um documento com o orçamento para a aquisição da matéria-prima. No entanto, antes de efetivar a compra, o departamento jurídico deverá avaliar para verificar se está tudo correto. 

Contudo, como uma maneira de agilizar, os profissionais fazem o documento eletrônico, porém ele vai requerer que o responsável pelo departamento assine. Mas, como sua empresa não possibilita que as assinaturas sejam digitais, será necessário imprimir mais um documento. 

Agora, ao invés de só ter um orçamento, tem mais um papel que deve ser anexado e assinado. Apesar de ser algo comum e cotidiano, a presença desses documentos e dessa demora toda pode trazer problemas, pois esses papéis podem se perder durante todo esse trâmite e impactar o trabalho da sua empresa. 

Mas, a partir do momento que existe um software próprio para fazer tanto a digitalização dos documentos como também colocar a assinatura, esse processo ganha agilidade.

Empresa gasta menos

O desejo das empresas é ter uma gestão mais eficiente e isso passa pela redução de custos. De fato, a burocracia gera demora e faz com que os processos sejam realizados de forma mais lenta

Quando se opta pela digitalização, a companhia gastará menos com a manutenção de arquivos, o que hoje é visto como um verdadeiro problema. 

Além disso, serão investidos menos recursos com a aquisição de itens de escritórios e as informações serão mais fáceis de serem acessadas devido a tecnologia, o que também diminui os custos, pois os profissionais vão atuar estrategicamente e não vão perder tempo procurando papéis.

Segurança dos dados

As soluções que têm a nuvem como base tem sido frequentemente usadas pelas empresas como uma forma de manter todos os dados seguros. Isso é importante, porque o backup é feito de maneira constante e isso evita que a empresa perca os dados que são informações fundamentais para o bom funcionamento de estabelecimentos comerciais. 

Sem contar que em tempos em que os vazamentos têm acontecido, manter todas essas informações bem protegidas é urgente, assim a gestão assegura isso, pois os dados são criptografados o que é mais um fator que agrega em proteção. 

Arquivos sempre sob controle 

Quando se tem um profissional mais um software trabalhando na manutenção dos arquivos, é possível manter todos esses documentos sob controle, mas e além disso, fazer com que eles estejam sempre armazenados de forma correta, possibilitando que o fluxo seja eficiente e permite acesso rápido e prático a todas as informações. 

É fato que, nem todos os funcionários precisam ter acesso a tudo, por isso a pessoa responsável por esse cuidado com os documentos além de organizar ainda fará liberações de acordo com cada setor. Assim, só quem precisa, de fato, acessar é que terá essa autorização. 

Colaboradores produzem mais

Quando se tem uma gestão eficiente, automaticamente os profissionais param de perder tempo com burocracias, assim ele tem mais tempo para focar no que é realmente importante, ou seja, o core business da empresa. 

Portanto, a empresa moderna é aquela que age agregando a transformação digital ao contexto dos trabalhadores, possibilitando que eles sejam mais produtivos, tenham mais capacidade de atuar focados e não parem para resolver situações que a tecnologia faz isso. 

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O que uma má gestão de documentos acarreta?

Assim como tudo na vida, infelizmente, a gestão eletrônica de documentos também apresenta algumas desvantagens. No entanto, a desvantagem estará presente quando a implementação desse sistema não estiver alocado em um ambiente digital. 

Para resolver esse problema, será preciso recorrer a uma ferramenta que funcione online Isso porque, essa interligação permitirá que o profissional responsável pelo trabalho não tenha que ficar fazendo liberações pontuais e nem segmentando quem pode acessar o que. 

Processos mais demorados

Outra desvantagem é que apesar da gestão eletrônica dos documentos, ainda existem as etapas burocráticas que exigem que os processos estejam todos impressos. Assim, se as assinaturas não forem digitais, será preciso ir até um cartório para autenticar todas as vias e bem como as assinaturas. Tudo isso gera transtorno, pois é algo demorado e envolve custo. 

Sem contar que quando a gestão não é feita de maneira eficiente os processos administrativos da empresa acabam ficando travados. Como resultado, a empresa perde oportunidades riquíssimas no mercado, faz com que os colaboradores não sejam proativos e os resultados não são alcançados

Mão de obra subutilizada

Essa situação acaba acontecendo,  porque para desenvolver suas atividades, eles precisam de documentos e como não encontraram, precisarão perder um tempo que poderia ser dedicado a desenvolver estratégias, acabam tendo que parar tudo para organizar e procurar as informações que precisam. 

Clientes insatisfeitos 

Além de todos os graves problemas acima, tem um que pode ser avaliado como o pior de todos eles, que é o descontentamento do cliente com a sua empresa.  Eles são afetados, porque como as informações não estão organizadas, as solicitações não são atendidas dentro do prazo que esperam. 

Assim, os clientes não vão ter uma experiência positiva com a sua empresa e, além de não terem mais o interesse em negociar com a sua empresa, a tendência é que eles ainda critiquem. Com isso, é possível que sua empresa acabe perdendo tanto o cliente que já não foi atendido quanto os novos que podiam chegar pelo boca a boca positivo. 

Entenda o que é a solução que traz a assinatura eletrônica para sua empresa

Mencionamos acima o quanto a assinatura eletrônica pode ser mais eficiente para sua empresa, mas como isso pode ser feito? Atualmente, é necessário contar com uma certificação digital para que a assinatura seja reconhecida. 

Em tempos em que a agilidade marca as negociações e que o uso de papel está cada vez mais restrito pensando no meio ambiente, com a assinatura eletrônica ninguém mais precisa levar documentos para serem assinados de forma presencial, dando maior agilidade ao processo. 

Sem contar que, tendo uma certificação, todas as transações que são efetuadas em um ambiente virtual estão seguras, porque o documento terá sua validade jurídica tendo assim confidencialidade, confiabilidade e integridade. 

Ao contar com a nossa plataforma, se o segmento de atuação for o de serviços, por exemplo, será possível assinar os contratos de prestação de serviços e até propostas comerciais. Dá ainda para solicitar nos bancos, a abertura de contas, empréstimos, contratos. 

Com a assinatura eletrônica, o pai que está sem tempo de passar para assinar os contratos de prestação da escola, por exemplo, resolve essa situação rapidamente assim como faz a contratação  de seguro para o carro e/ou para casa e faz todo o negócio junto a uma imobiliária. 

O que será preciso para fazer a gestão eletrônica dos documentos?

O uso de ferramentas inteligentes pelas empresas será fundamental para que a gestão eletrônica dos documentos seja efetiva. Será necessário fazer a captura dos documentos para que as informações passem a ser digitais.

Além da captura, será preciso ainda ter um recurso que permita encontrar esses documentos que foram digitalizados, mas que também permita a criação e a eliminação quando necessário. Sem contar ainda mais uma ferramenta que traga informações como todos os envolvidos na tramitação e isso inclui dados sobre:

• tarefas pendentes

• profissional que está executando

• prazos de entrega

• documentos necessários 

A eBox entra na solução que sua empresa busca quando o assunto é a gestão eletrônica de documentos, afinal atualmente as empresas precisam além de cuidar das suas informações atender ainda o que está descrito na Lei Geral de Proteção de Dados. Nosso time foi certificado com a ISO 27001 isso significa que somos especialistas em serviço de: 

• digitalização

• guarda física e digital

• análise de documentação de clientes

Tudo isso em uma plataforma que te oferece: 

• pesquisas instantâneas

• possibilidade de compartilhar atributos

• é possível fazer o compartilhamento dos documentos seja para download ou impressão

• a visualização conta com detalhes

• só tem acesso quem realmente está autorizado

• monitoramento constante possibilitando verificar e auditar quem alterou os registros

Empresas de pequeno porte podem recorrer a essa solução?

Sua equipe fica muito tempo em busca de papéis que deveriam estar no arquivo e não estão ou estão, mas não na pasta em que deveriam? Seus profissionais ficam perdendo tempo tentando entender, porque há duplicidade de documentos? 

Se isso acontece em empresas de pequeno, médio e pequeno porte, elas podem recorrer a essa solução, pois isso vai transformar a organização da sua empresa. Isso porque, a solução é própria para ser implementada em empresas que tem o setor financeiro e o de vendas, por exemplo. 

No entanto, a gestão ainda é ideal para empresas que todos os dias trabalham com arquivos de todos os tipos e tamanhos e isso é muito comum em empresas públicas e privadas de setores do ensino, da área jurídica, contábil e até de saúde. 

Todas as pessoas estão suscetíveis a erros, afinal são seres humanos e em áreas que exigem um maior rigor operacional a gestão vai fazer com que a segurança da informação fique ainda mais segura. Como resultado, haverá redução na chance dos erros e os fluxos de trabalho serão mais eficientes. 

Como agir para que a gestão eletrônica dos documentos seja efetiva em minha empresa

Acima, foi falado sobre o que é a gestão eletrônica de documentos, como ela funciona e quais são os seus objetivos, porque a prática deve ser implantada nas empresas e, ainda, o que é necessário fazer para a gestão eletrônica dos documentos. 

Agora, vamos falar sobre como agir para que a gestão eletrônica dos documentos seja efetiva dentro de uma empresa. 

• Avalie quais arquivos são considerados essenciais: Nem tudo é necessário. Isso é uma verdade tanto em casa quanto dentro do ambiente corporativo. Assim, para fazer a gestão que passará a estar em um ambiente eletrônico, todos os documentos deverão ser triados, isso vai fazer com que seja possível ver o que é realmente, extremamente necessário e aquilo que não precisa ser arquivado. 

• Equipe precisa ser mobilizada: se o objetivo é fazer com que a empresa tenha uma transformação digital, todo mundo precisa do mesmo entendimento. Assim, a equipe precisa ser mobilizada e treinada para começar a digitalizar o que realmente é imprescindível e para fazer a catalogação efetiva. Com isso, todos vão sair ganhando. 

• Recorra a ajuda de um software: um software será fundamental nesse processo, porque é ele que vai auxiliar na transformação digital, porém no mercado existem muitas plataformas, entender sobre cada uma delas é fundamental antes de escolher. 

• Segmente todos os documentos: quando se fala em segmentação, significa a definição de critérios para que esses arquivos sejam catalogados e depois fáceis de serem encontrados. Assim, uma dica é definir alguns critérios como: assunto, datam grau de importância e departamento. Essas informações vão tornar lá no futuro a busca mais fácil

• Profissionais devem ter perfis diferentes: por meio da gestão eletrônica de documentos será possível definir quem pode  ter acesso ao que. Essa medida é ainda mais necessária após a Lei Federal de Proteção de Dados. Tem informações que somente os gestores podem ter acesso, mas documentos do dia a dia podem estar disponíveis. Assim, é preciso definir os tipos de acesso. 

Entenda as diferenças entre ECM e GED.

Acima, falamos sobre diversas características da gestão, porém é comum que fique uma dúvida no ar, afinal o Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM) pode ser classificado como GED? 

A resposta é não, porque o GED tem como foco transformar o processo de administração dos documentos quando eles passam a ser digitais. 

Por sua vez, o ECM que em inglês quer dizer Enterprise Content Management é o gerenciamento de todas as etapas da informação que ainda não foi estruturada, passando por sua criação e arquivamento e chegando até a ser usada como documento. Isso quer dizer que, tudo isso não está restrito apenas ao setor administrativo. 

Como escolher a melhor empresa para contribuir com a gestão eletrônica dos documentos?

Por fim, mas não menos importante, agora é hora de saber o que é importante considerar para escolher a empresa que entregue a melhor solução para que a gestão eletrônica dos documentos seja feita de maneira eficiente. 

Avalie o custo-benefício

O primeiro item a ser considerado é qual o custo-benefício que a tecnologia oferecida apresenta. No mercado, existem softwares de todos os preços e com as mais variadas funcionalidades. 

O foco deve ser buscar um que ofereça tanto um preço acessível como funções que atenderão o que o seu negócio espera. Sabe aquela máxima, “o barato pode sair caro”? Neste contexto, isso também é verdade, afinal é manter os dados sempre em segurança. 

Sistema escolhido deve ter qualidade reconhecida

Claro que a empresa vai falar que o sistema oferecido por ela entrega o que promete, porém mais do que falar, isso precisa ser uma verdade. Sendo assim, antes mesmo de fazer a contratação, é importante que o gestor busque testar o sistema, sanar todas as dúvidas sobre o funcionamento. 

É importante ainda encontrar pessoas que estão usando a mesma plataforma para entender se ela realmente entrega tudo o que promete. Além disso, é indicado ainda procurar a respeito da reputação da empresa que está oferecendo o serviço. Tudo isso, fará com que sua empresa tenha o serviço prestado a contento. 

A eBox é a garantida da gestão eletrônica de documentos eficiente

Pronto, agora que você já entendeu todos os detalhes que envolvem a gestão eletrônica de documentos, é preciso apostar nessa plataforma contando com quem, de fato, entende do serviço, pois o objetivo é manter os arquivos seguros, sob controle e, ainda, fazer essa operação com baixo custo. 

Assim, entre em contato agora mesmo com a nossa equipe para tirar todas as suas dúvidas sobre os nossos serviços e veja como eles podem transformar a sua empresa. Além disso, continue acompanhando nosso blog e fique por dentro das novidades!