Plano de contingência: o que é e qual a importância para a empresa?

Toda empresa, independentemente do setor e da área de atuação, está sujeita a riscos fora do controle do gestor. Imagine, por exemplo, o impacto que um incêndio teria na estrutura do seu negócio. Além de inviabilizar as instalações, a perda de arquivos e de documentos, poderia trazer grandes dificuldades para a recuperação do que foi perdido.

Assim, para evitar os efeitos negativos desse tipo de situação, você deve preparar um plano de contingência para sua empresa. Não sabe o que é, muito menos como fazer um? Calma, pois nosso objetivo aqui é justamente tirar todas essas dúvidas e explicar os principais benefícios que um plano de contingência traz para um negócio.

Se você quer saber o que é um plano de contingência e como pode introduzi-lo na sua companhia, continue acompanhando o texto para conferir. Boa leitura!

O que é plano de contingência?

Um plano de contingência é um instrumento que reúne direcionamentos e orientações a respeito de atitudes que deverão ser realizadas pelos colaboradores e gestores de uma empresa diante de situações imprevisíveis e negativas para o negócio.

Esse documento pode apresentar diversas informações, respostas, treinamentos e procedimentos que que serão adotados para superar dificuldades dentro da organização. Os problemas serão distintos e próprios de cada empresa, pois ocorrem em decorrência de suas atividades. De maneira geral, as ações giram ao redor dos seguintes fatos:

• incêndios;
• falta de energia elétrica ou de água;
• ataques virtuais;
• acidentes de trabalho;
• explosões;
• assaltos;
• inundações;
• perda de documentos importantes;
• greves e paralisações.

Dessa forma, o plano de contingência precisa abordar individualmente cada um desses pontos, além de indicar as ações preventivas e o que precisa ser feito em caso de desastre. Com isso, consegue-se minimizar as consequências negativas e os prejuízos.

O plano é conhecido também como plano de recuperação ou plano de continuidade. É, sem dúvidas, uma ferramenta muito importante para reduzir o risco de inoperância dos elementos essenciais de uma estrutura. Seja de modo pleno ou, pelo menos, em uma condição um pouco aceitável, é preciso que as atividades retornem o mais rapidamente possível.

Sendo assim, caso aconteça algum problema, o plano de contingência vai trabalhar para manter a normalidade, evitando que uma paralisação acabe afetando o funcionamento da produção de modo mais grave.

Para que serve o plano de contingência?

Como mencionamos, o plano de contingência é usado sempre que ocorre algo que pode alterar a rotina das atividades de uma empresa. Portanto, caso aconteça algum evento que fuja da normalidade, a segurança não vai ser comprometida e a companhia estará totalmente preparada para dar uma resposta eficaz e adequada.

No plano, todas as ações que precisam ser feitas nas adversidades são descritas. Ele deve ser de total conhecimento de vigilantes e funcionários. Além disso, é fundamental que sejam feitos treinamentos para que todos os envolvidos sejam orientados sobre as táticas que precisarão ser usadas. Por intermédio do plano de contingência, é possível:

• diminuir as perdas durante um incidente;
• visualizar de maneira efetiva os ricos empresariais;
• utilizar como um guia para as equipes em situações inusitadas;
• criar espírito de preservação nos colaboradores.

O plano de contingência é visto como uma necessidade para que a empresa não pare em nenhum momento, mesmo que esteja passando por uma série de desafios. Ele serve para todos os tipos de empresas, sejam elas atuantes de qualquer segmento, de pequeno, médio ou grande porte.

O que um plano de contingência deve ter?

O plano deve conter as respostas para os questionamentos que podem aparecer nos momentos em que as adversidades acontecem. A primeira resposta é tentar identificar as situações em que ele pode ser colocado em prática — um exemplo é a queda de energia.

Em seguida, é necessário levantar os riscos que podem acontecer devido a esse acontecimento. Depois de tudo feito, é essencial identificar todos os recursos que podem ser usados para resguardar a vida dos funcionários e evitar prejuízos.

Também é importante que ele contenha os recursos que vão poder ser usados para evitar ocorrências não desejadas. Após o final da situação adversa, é necessário analisar os resultados e realizar ajustes para que as ações nos próximos casos sejam melhoradas.

Lembre-se de que, para ter um plano efetivo, o treinamento dos colaboradores é indispensável. Dessa maneira, a chance de que tudo venha a acontecer como planejado é bem maior.

Qual é a importância do plano de contingência?

Saber o que fazer durante uma situação indesejada é crucial para reduzir riscos e danos, assim como contribuir para que a organização se recupere o mais rapidamente da adversidade enfrentada.

O objetivo principal do plano de contingência é, portanto, minimizar o impacto de ocorrências e identificar as ações e as responsabilidades necessárias para o enfrentamento do problema, a fim de que o planejamento original da empresa seja mantido. Logo, esse instrumento deve orientar, organizar e dar as respostas para intervir, controlar e combater os efeitos e impactos de determinado evento.

Diferente do plano preventivo, que visa evitar incidentes não previstos, o contingenciamento apontará o que cada membro da instituição deverá realizar durante uma possível crise.

Quais as consequências de não ter um plano de contingência?

Os estragos ocorridos em uma empresa que não tem um plano de contingência em funcionamento podem gerar situações desconfortáveis tanto para os empreendedores como para os gestores e funcionários que estão trabalhando diretamente ligados ao negócio. Entre os principais danos estão:

• prejuízos ligados à reputação;
• possibilidade de perda ou dano comercial;
• problemas com os fornecedores.

 Devido a esses fatores, a empresa pode perder clientes ou acabar com a cadeia de abastecimento comprometida. Consequentemente, essa situação pode fazer com que a produção fique parada e a empresa perca grandes oportunidades de negócios.

Quais os benefícios que um plano de contingência traz para o negócio?

Agora que você já sabe o que é e para que serve um plano de contingência, não perca a oportunidade de descobrir quais são as principais vantagens de ter um plano bem elaborado. Continue sua leitura!

Minimiza perdas

Pense em quando um processo sofre uma pausa forçada, como uma queda de energia ou um desastre natural. O plano de contingência é indispensável para que as operações da empresa voltem ao normal, já que ele suaviza os danos ou prejuízos sofridos pelo empreendimento.

Esse plano pode ser a diferença entre um negócio sucumbir a um verdadeiro desastre ou sobreviver a ele. É claro que há um custo associado em relação à formulação e à manutenção de um plano de contingência na empresa. É função da gestão de riscos mensurar se o custo desse controle interno é realmente viável frente ao risco enfrentado.

Orienta o comportamento da equipe em situações atípicas

Quando ocorre um problema, os profissionais podem ficar sem orientação se não tiverem um plano de ação para seguir. Com um plano de contingência estruturado, os colaboradores vão saber previamente como agir e não vão precisar aguardar instruções.

Quando todos sabem como reagir, para onde ir e o que fazer, a organização geral do ambiente de trabalho se mantém. Isso, sem dúvidas, permite que todos atuem para manter a operação bem próxima da normalidade.

Traz visibilidade para os riscos corporativos

Ao formular um plano de contingência, os responsáveis passam também a ser obrigados a revisar todos os processos da companhia. Durante esse trabalho, torna-se possível identificar inúmeros riscos sobre os quais talvez a organização sequer tivesse conhecimento. 

Os indicadores, os processos, os controles e os riscos caminham juntos. Logo, criar um plano de contingência é avaliar o funcionamento do negócio como um todo, identificar riscos e indicar tratativas. Certamente, com esse tipo de visão integrada, acaba sendo mais fácil saber o que pode estar inadequado e como tornar a empresa mais eficiente.

Por fim, por meio dessa ferramenta, a empresa ainda consegue obter um maior posicionamento, porque não terá atritos com os órgãos responsáveis nem fatores que tornam a imagem da marca negativa para os clientes e os funcionários.

Quais são as etapas para a introdução do plano na empresa?

O plano de contingência deve seguir algumas etapas, que abrangem o planejamento, a comunicação, o treinamento e a simulação dos fatos previstos. Confira mais detalhes sobre as outras na sequência!

Identifique as necessidades e os riscos

Nessa etapa, é preciso tentar prever todas as formas de adversidades que podem ocorrer com o seu negócio. Em cada uma, indique a probabilidade de acontecimento e o impacto consequente. Todos os possíveis problemas e adversidades — sejam técnicos, naturais ou humanos — precisam ser levantados.

Para tanto, a melhor saída é montar uma equipe de colaboradores de análise de riscos, porém poucas empresas contam com uma atividade de gestão de riscos funcional. Para casos como esse, é possível eleger um time multidisciplinar e treinar a equipe em rotinas de gestão de riscos. A fim de elaborar o plano de contingência de maneira eficaz, é necessário que os profissionais responsáveis tenham total conhecimento sobre os riscos.

Avalie o impacto que os riscos podem causar

Após levantar todos os riscos, é fundamental listar, de forma bem detalhada, o impacto que cada um pode causar na empresa. Isso, claro, em uma ótica de curto, médio e longo prazo. Um exemplo: ao faltar água na empresa, o impacto direto na operação acontece no curto prazo, pois a produção vai parar. No longo prazo, a falta de água pode danificar estruturas, máquinas e equipamentos, causando danos bem sérios.

Analise os recursos disponíveis e defina prioridades

Verifique quais recursos técnicos, financeiros e humanos sua organização tem para realizar o desenvolvimento do plano de ação. E não deixe de definir as prioridades. Na elaboração do plano de contingência, é importante estabelecer quais elementos, setores e processos precisam ser priorizados.

Um exemplo: em uma queda de energia no setor de atendimento ao cliente, uma prioridade deve ser manter os servidores e o ERP online. Por sua vez, o ar-condicionado de alguns departamentos pode não ser ativado. Monitores e televisores não importantes também podem ser desligados.

Essa prática tem como objetivo manter a operação o mais funcional possível, além de permitir que todos visualizem quais são as atividades que exigem mais responsabilidade e cuidado dentro da empresa.

Organize as táticas

Em seguida, o grupo de trabalho deve estabelecer as ações a serem seguidas em cada situação. Por exemplo, em caso de assalto, indique quem deve acionar a polícia e reservar as imagens de monitoramento. Comece essa etapa pelos eventos que apresentam mais chances de acontecer.

Divulgue o plano e treine os colaboradores

Assim que o plano estiver pronto e revisado, divulgue-o a todos os colaboradores da empresa. Em seguida, organize um treinamento para cada tipo de risco. Faça simulações e avalie com muita cautela a eficácia do que foi planejado.

Faça uma reavaliação do planejamento

Os treinamentos e as simulações fornecerão dados para que você reavalie o que foi planejado. Se for preciso, atualize o documento com as considerações observadas.

Envolva as pessoas

Essa é uma dica que realmente serve para diversos contextos, mas que vale muito a pena frisar. Se você precisar fazer um plano de contingência, significa que alguma coisa séria pode colocar sua empresa em risco. Então, envolver pessoas que estão ligadas diretamente ao processo, sem dúvidas, vai fazer toda a diferença.

Em determinados casos, inclusive, vai ser necessário estudar muito e ter bastante competência técnica para mapear os impactos dos riscos e, claro, propor ações eficientes.

Elabore as estratégias do plano de contingência

É preciso selecionar as medidas para controlar os desastres. Da mesma forma, é importante que as estratégias sejam facilmente aplicáveis e muito bem detalhadas. Só assim vai ser possível elaborar um plano de contingência eficaz.

Essa é a etapa mais relevante na criação do plano de contingência, pois a qualidade dessas estratégias vai fazer com que a empresa se recupere mais rapidamente, evitando prejuízos. Tais medidas precisam focar em resolver consequências negativas que o risco poderá ter criado ao se materializar.

Escreva um guia de execução

Todo o conteúdo levantado e criado vai precisar ser condensado em apenas um documento. Crie um sob a forma de pontos e índices principais. Não se esqueça de detalhar em que partes se localizam a definição dos problemas e suas soluções imediatas e de longo prazo.

O essencial é que o plano forneça os dados necessários de modo conciso e claro, como se fosse um verdadeiro guia passo a passo. Dessa forma, o plano de contingência vai ser colocado em prática da melhor maneira quando preciso.

Teste e analise o plano de contingência

Depois de concluído, não se pode esquecer o plano de contingência, deixando-o para ser usado somente em momentos críticos. Muitas organizações não testam o seu plano, e esse é um hábito que pode inutilizar todo o planejamento feito. É fundamental testar cada uma das estratégias elaboradas. Isso vai garantir que elas permaneçam úteis para mitigar riscos.

Nesse ponto, vale ressaltar que você pode desenvolver simulações de situações de crise para esse fim. Com isso, passa a ser possível saber se o plano vai realmente funcionar ou não em uma situação real.

Além disso, a simulação permite ainda que melhorias sejam feitas, deixando o plano ainda mais eficiente. Saiba que não envolver as pessoas pode dificultar as coisas, na medida em que isso pode criar mais problemas no momento de definir as ações e na comunicação do plano para o restante da companhia.

Quando o plano de contingência deve ser aplicado?

Em geral, o plano de contingência pode ser aplicado quando é identificado algum risco. Afinal, sem saber se existe uma ameaça é difícil fazer o planejamento. Os planos também podem ser criados quando é identificada alguma oportunidade estratégica de modo que seja necessário encontrar a melhor maneira de incorporá-lo na fase de treinamento.

Como o plano de contingência se diferencia do plano de mitigação?

Um plano de contingência é diferente de um plano de mitigação. Ambos envolvem fatores de risco, mas o plano de mitigação tenta diminuir as chances de ocorrer um risco ou auxilia a reduzir os impactos da ameaça, caso ela ocorra, ou seja, é implementado antecipadamente. Já o plano de contingência é adotado após ocorrer o risco identificado, a fim de reduzir o impacto causado.

O que um plano de contingência deve cobrir?

Um plano de contingência é um ótimo aliado para empreendedores e gestores. Ele evita que uma empresa decrete falência pelo simples fato de ter ocorrido um evento inesperado. É imprescindível que o plano seja adequado aos objetivos empresariais. Veja abaixo alguns dos principais elementos que o plano deve cobrir!

Cenários

Verifique os gráficos de probabilidade dos cenários que apontam possibilidades de imprevistos e, em seguida, mapeie o que poderá acontecer. Procure incluir o mau funcionamento do setor de TI, perda de fornecedores, problemas na estrutura empresarial ou os ataques cibernéticos, por exemplo.

Gatilhos

Pense no que poderia ser um gatilho para colocar seu plano de contingência para funcionar. Se você traçou um planejamento para suprir a falta de água, ele poderá ser acionado por um aviso de instabilidade no fornecimento desse recurso ou somente no momento em que houver a falta dele.

Resposta

Analise com calma qual será a visão estratégica que você usará em resposta ao evento ocorrido. Uma boa opção para questões relacionadas às informações do negócio é a realização de backups. Ao fazer essa definição, a sua equipe saberá exatamente como deve agir diante de eventos inesperados.

Qual o passo a passo da elaboração desse plano?

Quando falamos em elaborar um plano de contingência, muitas empresas podem achar que se trata de um processo burocrático e que exige operações complexas e difíceis. Pelo contrário, o plano de contingência é justamente elaborado para permitir que a empresa tenha maior flexibilidade e praticidade.

Ao colocá-lo em prática, é importante descrever o que fazer quando o evento acontecer e como manter seus negócios funcionando. Pensando nisso, criamos um passo a passo para a elaboração desse tipo de ferramenta. Confira!

Monte uma equipe responsável

Para que você possa elaborar o seu plano de contingência, o primeiro passo é criar uma equipe de trabalho multidisciplinar, com profissionais que tenham uma visão para desenvolver e aplicar metodologias e conceitos importantes de resolução de problemas.

Esses profissionais serão responsáveis por fazer a análise por áreas e identificar os riscos que devem estar contemplados no documento. E, o mais importante, devem estar conscientes da importância desse processo, já que isso afetará diretamente seu trabalho.

Defina estratégias

Outro passo importante é definir estratégias eficazes para solucionar as adversidades indicadas. Como dito, trata-se da etapa mais relevante no desenvolvimento do plano de contingência, porque a qualidade desses recursos é o que fará com que a companhia se recupere de forma mais rápida. 

Ofereça espaço para diálogos

A proposta de criar instalações físicas na instituição pode ser um importante aliado do plano de contingência. Ao oferecer um espaço apropriado para diálogos, com acesso facilitado aos instrumentos que serão utilizados no plano de contingência, é possível tomar medidas mais assertivas em caso de emergências. Isso inclui as manutenções preventivas e corretivas, que devem ser periódicas.

Analise os riscos e seus impactos

Primeiramente, antes de se preparar para esses eventos, você precisa pensar em todos os possíveis riscos no qual a sua empresa está exposta, como mudanças repentinas, desastres naturais, falência de fornecedores, falhas no software principal ou ameaças à segurança dos dados, por exemplo.

Reconhecer cada um desses fatores ajudará a entender e a prever o que pode sair do fluxo normal e, possivelmente, resolver isso com mais rapidez. Além disso, para cada risco identificado, é importante avaliar o impacto que isso representa para a empresa, considerando também as interdependências entre os processos.

Determine prioridades

Outro passo extremamente importante é categorizar todos os riscos e priorizá-los com base no grau de impacto em seu negócio. Ou seja, para definir quais riscos têm maior chance de acontecer, use uma escala de prioridade. Isso facilitará caso ocorra mais de um evento ao mesmo tempo, como também ajudará a determinar onde concentrar seus esforços e recursos. Dessa forma, a equipe consegue tratar o mais urgente e deixar o restante para depois.

Como a tecnologia pode auxiliar na elaboração e execução do plano de contingência?

A tecnologia já está presente em todos os processos empresariais e auxilia os gestores na elaboração e na execução do plano de contingência. Como imprevistos sempre podem acontecer, a tecnologia é essencial para garantir a comunicação dentro da instituição, além de atuar de forma rápida para ter uma resposta imediata e que seja eficaz para todas as ameaças encontradas.

É necessário levar em consideração que a dependência crescente desses sistemas também torna o negócio mais vulnerável a potenciais incidentes, como paralisações no sistema, crimes cibernéticos, fraudes e perda de dados. Por esse motivo, ter esses recursos como aliado prepara a empresa para agir rápido diante de crises e reduzir os estragos, recuperando grande parte daquilo que possa ser corrompido ou perdido.

Simultaneamente, as equipes devem se manter atualizadas, bem como as ferramentas necessárias para atender emergências corretivas em pouco tempo. Investir nessa área, além de importante, pode significar o resgate de vidas e o bom desempenho da instituição.

Portanto, o plano de contingência é uma ferramenta que serve para minimizar danos e evitar prejuízos que podem inviabilizar as atividades da sua empresa. O segredo para um bom planejamento é reunir uma equipe de profissionais diversificada, capaz de antecipar crises e prever soluções.

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