Modelagem de processos: entenda como funciona e quais os benefícios

Modelagem de processos é o ato de representar as ações da empresa por mapeamento dos processos que a instituição costuma usar. A intenção é de documentar, compreender e fazer a análise dos trabalhos que são realizados, para que sejam automatizados e transformados.

Essa ação serve para modificar os procedimentos feitos no cotidiano, e assim, otimizar as etapas dos trabalhos, em busca de ferramentas que possam melhorar continuamente as atividades dos profissionais e os resultados da organização. 

Neste artigo, você vai conhecer os vários benefícios que uma modelagem de processos correta e moderna pode proporcionar às organizações. Acompanhe e confira!  

Melhora a comunicação

A modelagem de processos, por ser uma ação ampla e diversa, tende a proporcionar melhorias nas instituições. Em várias organizações existem funcionários que trabalham em funções e setores diferentes, mas que precisam estar alinhados para o trabalho fluir. 

É esse alinhamento que a modelagem de processos insere nas organizações. Ela serve como um norteamento para que as pessoas “falem a mesma língua”, ou seja, sigam uma só direção, exerçam as suas funções seguindo um mesmo parâmetro. 

Usar um sistema de automação com documentos digitalizados, por exemplo, facilita a comunicação entre os profissionais e as atividades são realizadas com mais praticidade e dinamismo. A melhoria da comunicação acontece por meio de feedbacks rápidos, devido ao acesso ao compartilhamento de documentos etc.

Reduz desperdícios na empresa

Cada dia mais as instituições se preocupam em economizar, seja com seus materiais de expediente, com água, luz etc. Isso leva a empresa a se tornar sustentável. 

Por vezes, a organização não percebe esses gargalos que a impedem de se desenvolver ainda mais. Em alguns casos, o fluxo do uso de papel ainda é latente nos setores. Por meio da modelagem de processos, tudo isso é transformado. O uso de um software de gestão de documentos pode tornar os processos totalmente automatizados e eliminar o uso de papel entre os setores. 

Agrega valor ao negócio

Boas decisões levam à boas práticas que otimizam todos os procedimentos da instituição. Como consequência, direcionam a resultados satisfatórios para a organização, os colaboradores e os clientes. A modelagem de processo, como próprio nome a define, redesenha o formato de trabalho de uma organização, as ações dos profissionais e, em alguns casos, requer alteração até mesmo na cultura organizacional, devido à extensa mudança. 

São todos esses fatores que, conjuntamente, agregam valores inestimáveis às empresas que aderem à transformações em todo o seu processo laboral. Ao acontecer mudanças nas atividades internas da organização, as ações são refletidas, também, nos atendimentos aos clientes. Eles passam a ver a empresa como uma instituição inovadora, célere e comprometida em entregar bons serviços à sociedade.

Aumenta a eficiência nas entregas

Fala-se muito em oferecer capacitação para elevar a competência dos profissionais para se tornarem eficientes nas entregas. Podemos dizer que esse é apenas um dos pontos que ajudam na mudança. É essencial que se analise como está o fluxo de informações e o envio de documentos para tornar os profissionais mais habilidosos para realizar as tarefas e também mais admiráveis.

Ao exercer as suas funções, cada membro das equipes sabem exatamente qual atitude tomar ao executar sua tarefa. Ao ter apoio no que se refere a um sistema de processos ágil e assertivo, por exemplo, as entregas das atividades são feitas de maneira excepcional e causam impacto em todo o contexto organizacional, até mesmo nos clientes.

Concede padronização aos processos

A padronização de processos está voltada para a organização e formalização de todas as atividades que a empresa exige dos seus colaboradores, como um ótimo atendimento aos clientes, criatividade para realizar estratégias para solucionar problemas simples e complexos e tantas outras iniciativas.

Quando a organização percebe que há necessidade de mudanças para potencializar essas ações e implementa novas formas de trabalho, a modelagem de processos é instalada. O intuito é conceder essa padronização e estabelecer um formato de trabalho único, porém com a colaboração de todos. Quando em execução, a padronização de processo ajuda a conquistar inúmeros benefícios para a organização, como:

• torna possível a manutenção da qualidade a longo prazo;
• simplifica o treinamento de profissionais novatos;
• reduz índice de erros nas atividades;
• as tarefas acontecem sistematicamente;
• diminui falhas e retrabalhos;
• todos têm acesso às informações.

Melhora a performance dos colaboradores

A importância de cada colaborador é tamanha que cada um pode ser considerado como uma “peça da engrenagem” fundamental para o andamento das demandas que a empresa atende diariamente. 

Ao modificar os processos por meio de modelagem, os profissionais atuam com maior dinamismo e eficiência. Empresas que fazem uso de algum tipo de plataforma que integre os setores e que tenha arquivos bem específicos, onde os documentos são acessados rapidamente, eleva a performance de cada colaborador. Isso ajuda na entrega de trabalhos mais assertivos e satisfatórios. 

Promove interação com o cliente

Para qualquer organização que realiza atendimento direto aos clientes, é necessário estar muito bem preparada para ter um relacionamento a altura do que eles exigem, esperam e merecem. Por meio de uma modelagem de processos executada, também pensando excepcionalmente em seus clientes, os resultados são ainda mais animadores. 

Ao ter um posto de serviço informatizado próprio para que o cliente se manifeste a respeito de diversos assuntos e quando os feedbacks entre empresa e cliente são feitos com agilidade, melhora de maneira significativa a experiência, a interação e a relação entre ambos.  

Essa interação feita em tempo hábil permite que seus anseios sejam respondidos e solucionados com muita brevidade. À vista disso, a imagem do negócio é apresentada para a sociedade com uma corporação que realmente se preocupa com os seus clientes. Isso ajuda a intensificar o seu employer branding cada dia mais.

Por fim, agora que você já conheceu os diversos benefícios em aplicar a modelagem de processos na sua empresa, é importante saber como isso pode ser feito. Você pode iniciar buscando um uma plataforma de digitalização de documentos, por exemplo. A eBox Digital é especialista em administrar esse tipo de serviço nas instituições que desejam transformar os seus processos, ao implementar a digitalização de seus documentos.

Quer implementar um modelagem de processos na sua instituição? Faça contato conosco imediatamente! Estamos esperando sua manifestação para potencializar os processos da sua organização.