Onboarding digital: o que saber sobre a integração de novos colaboradores?

A transformação digital vem alterando a dinâmica das empresas, o que inclui os processos de admissão de pessoal. É nesse cenário que o onboarding digital veio para facilitar a vida de profissionais de RH e também dos novos contratados.

Graças ao maior acesso à tecnologia e à popularização da internet, que democratizou o acesso aos mais diversos tipos de informações, é possível conectar pessoas e empresas de onde quer que elas estejam. Mas, para que todo o processo de onboarding de funcionários seja feito de forma eficiente usando esses recursos, uma série de etapas devem ser cumpridas.

Para ajudar você a fazer o onboarding digital de novos colaboradores, preparamos este artigo. Acompanhe!

O que é onboarding digital?

Em uma tradução literal do inglês, onboarding quer dizer “a bordo”, denotando que a pessoa está literalmente embarcando na empresa. Nada mais apropriado, afinal, são nos primeiros dias na nova organização que o contratado terá uma impressão geral do negócio e das pessoas que fazem parte dele.

Além disso, esse é o momento ideal para transmitir os valores organizacionais, fazer o alinhamento do fit cultural, apresentar os processos internos e também a equipe de trabalho.

Todos esses esforços são fundamentais para que o profissional se sinta acolhido na rotina organizacional, e possa se adaptar mais rapidamente. Com isso, são esperados melhores resultados.

Nesse cenário, é de responsabilidade da Gestão de Pessoas ou do RH garantir que todos esses processos sejam feitos de forma adequada e alinhada com os objetivos da empresa.

Também é no processo de onboarding que o colaborador é apresentado ao organograma da empresa, às suas lideranças diretas, ao espaço de trabalho (seja ele físico ou virtual), entre outros detalhes importantes para que ele se adapte da melhor forma à companhia.

Assim como ocorre no onboarding presencial, não existe um tempo determinado para que esse processo de integração aconteça. Em algumas empresas pode durar um ou dois dias, uma semana, ou até mesmo um mês.

Isso depende de forma direta do tamanho da empresa, das suas particularidades e do número de informação que o funcionário terá de assimilar nesse primeiro momento.

Qual a importância de um onboarding digital bem estruturado?

Basicamente, um processo de onboarding digital bem estruturado garante uma melhor adaptação do colaborador, o que, de imediato, traz diversas vantagens para a companhia, como uma melhor entrega por parte dos profissionais.

Isso acarreta em uma diminuição da rotatividade de pessoal, o que significa um importante fator para a empresa, tanto em termos de custos como de performance.

Isso porque, quando um colaborador é desligado de maneira precoce, a empresa tem custos com rescisões, abertura de novos processos seletivos, é necessário fazer um novo processo de onboarding e, claro, o novo contratado vai precisar de um tempo para se adaptar à nova rotina.

Assim, quando o processo de onboarding presencial e/ou digital são bem estruturados, tanto empresa quanto gestores saem ganhando, já que existe uma significativa economia de recursos financeiros e de tempo.

Um bom exemplo para esse contexto da importância do onboarding, é que a liderança terá mais facilidade para transmitir as demandas para seus funcionários, pois eles já estarão adaptados e integrados à rotina organizacional e aos processos internos.

Vale lembrar que, mesmo com um processo de onboarding eficiente, é preciso respeitar o momento de adaptação de cada pessoa, oferecendo a elas o suporte necessário para que elas sejam orientadas e acompanhadas em seu processo de adaptação na empresa. Além disso, é preciso se certificar que todas as informações importantes foram transmitidas a elas.

Quais são as etapas do onboarding digital?

As etapas do processo de onboarding digital podem variar dependendo da empresa, mas geralmente incluem as seguintes:

Boas-vindas

O primeiro passo é dar as boas-vindas aos novos colaboradores e apresentar a empresa, sua cultura e seus valores. Isso pode incluir vídeos ou apresentações sobre a história da empresa, sua missão e visão.

Treinamento

O treinamento é uma parte importante do onboarding digital, pois permite que os novos colaboradores aprendam as habilidades necessárias para desempenhar suas funções. Isso pode incluir treinamentos online, webinars, tutoriais em vídeo ou materiais de treinamento interativos.

Integração à equipe

É importante que os novos colaboradores se integrem à equipe, mesmo que virtualmente. Isso pode incluir apresentações individuais ou em grupo, reuniões virtuais com outros membros da equipe e atividades de integração.

Feedback

O feedback é uma parte importante do processo de onboarding digital. É importante que os novos colaboradores recebam feedback regularmente para que possam entender o que estão fazendo bem e onde precisam melhorar. Isso pode incluir avaliações de desempenho e reuniões individuais com o gerente de equipe.

Acompanhamento

O acompanhamento é importante para garantir que os novos colaboradores sejam bem-sucedidos em suas funções. Isso pode incluir reuniões regulares com o gerente de equipe e a oportunidade de fazer perguntas ou esclarecer dúvidas.

Encerramento

Ao final do processo de onboarding digital, é importante que os novos colaboradores se sintam bem-vindos e integrados à equipe. Isso pode incluir uma reunião de encerramento e a oportunidade de fornecer feedback sobre o processo de onboarding.

Como o onbording digital funciona na prática?

Para implantar o onboarding digital na sua empresa você vai precisar contar com a ajuda de softwares de admissão digital para digitalizar a documentação necessária.

Essa tecnologia permite que você mantenha uma comunicação efetiva com o novo contratado, enviando e recebendo a papelada necessária para a efetivação do profissional no quadro de colaboradores da empresa.

A vantagem dessa tecnologia é que ela pode ser acessada por dispositivos mobile, como tabletes e os smartphones. Assim, é possível que os funcionários anexem toda a documentação necessária, escaneando ou tirando fotos, escolhendo a forma que for mais conveniente.

Para o onboarding digital, também é necessário contar com plataformas de vídeos para fazer as apresentações da empresa, como sobre o negócio, cultura e valores organizacionais.

Todas essas informações ajudam o novo colaborador a formar uma visão ampla da empresa, favorecendo o seu processo de integração com a organização. Assim, os novatos podem ter acesso a conteúdos de forma didática, o que torna mais fácil o aprendizado e também memorização dos processos.

Nesse cenário, a tecnologia no RH estratégico é fundamental para o sucesso do onboarding digital, reafirmando a tendência do RH 4.0, onde os processos serão cada vez mais digitais e também customizados.

Como fazer o onboarding digital?

Da mesma forma como acontece no onboarding presencial, é preciso investir tempo para fazer um bom planejamento do processo de onboarding digital.

Além de conhecer bem as necessidades da empresa, sua cultura e quais os processos primordiais a serem apresentados aos novos funcionários, é preciso estruturar toda a logística das informações para poder conectar pessoas e processos.

Para ajudar você, fizemos um passo a passo de como fazer um onboarding digital. Acompanhe!

Receba a documentação necessária

O onboardind digital também envolve o recolhimento da documentação para a admissão do novo colaborador. Como adiantamos, você pode usar um software de admissão digital para viabilizar esse processo. Basicamente, o setor de RH deve passar a relação de documentos para o candidato e solicitar que ele faça o upload dos arquivos digitais no software. Após, o RH valida a documentação e dá o feedback para o profissional contratado. Tudo simples, rápido e sem o uso de papel.

Providencie a assinatura online

É comum as empresas trabalharem com certificação digital, que é uma assinatura online com validade jurídica. O RH da empresa pode solicitar que o novo funcionário faça um certificado digital para validar a documentação, ou mesmo que assine os registros de forma física, escanei e envie via plataforma digital.

Envie os equipamentos

O trabalho home office deve continuar mesmo após o fim da quarentena desencadeada pelo novo coronavírus. Por isso, é fundamental enviar os equipamentos para os novos contratados, como notebook, smartphone, câmeras, scanners e outros equipamentos essenciais para que o funcionário possa exercer a sua função de onde quer que ele esteja.

Faça o envio do kit de boas-vindas

O kit de boas-vindas é uma forma de integrar os funcionários de maneira bastante eficiente. Ele pode ser composto por caderno, caneta, camisa, mochila, squeeze e até mesmo produtos da empresa. Assim, o colaborador pode ter uma experiência mais personaliza a respeito da atividade-fim do negócio.

Use e-mails para o engajamento

Usar os e-mails é uma boa forma de otimizar a comunicação com os novos contratados. Além disso, se a turma for numerosa, isso vai facilitar bastante a vida dos funcionários de RH.

Funciona assim: é criada uma lista com os contatos dos contratados e passado por e-mail a agenda das atividades e dinâmicas. Para que essa comunicação seja de fato efetiva, é preciso estar atento a alguns pontos, como:

• enviar uma mensagem amigável e descontraída;
• passar a mensagem de forma clara e objetiva;
• humanizar o que está sendo dito. Para isso, você pode usar imagens ou mesmo gifs.

Aproveite para enviar vídeos explicativos e também casos de sucesso envolvendo a empresa. Dessa forma, os contratados já vão sendo inseridos na cultura da organização.

Realize chamadas de vídeos

Para quem trabalha home office ou no formato anywhere office, ou mesmo no trabalho híbrido, as videochamadas são recursos fundamentais para agilizar a comunicação entre empresas e seus funcionários, sendo bem-vindas também em um onboarding digital.

Elas são importantes porque, além de promover o contato visual, também concedem aos novos colaboradores a oportunidade de ter um contato mais próximo com as pessoas que já fazem parte da organização, o que aumenta as chances da criação de laços de afinidade entre essas pessoas.

Vale lembrar que, assim como acontece nas reuniões presenciais, é preciso evitar que esses encontros se transformem em horas desperdiçadas, com assuntos com pouca ou nenhuma relevância. Por isso, é preciso estar atento a uma pauta. Dessa forma, é possível nortear as atividades com mais eficiência.

Monte um cronograma

Independente do tempo dedicado ao processo de onboarding, é preciso garantir que ele seja feito de forma eficiente, não é mesmo? Por isso, é fundamental contar com um bom cronograma.

As informações contidas nele, inclusive, devem ser compartilhadas ao novo colaborador logo no primeiro dia, e para isso, você pode usar o e-mail, como falamos no primeiro tópico. Assim, é possível que a pessoa se organize, tendo acesso às informações de atividades e horários.

Defina indicadores

É importante definir indicadores de desempenho para os novos colaboradores durante o processo de onboarding digital. Isso permite avaliar a eficiência do processo de integração e identificar áreas que precisam ser melhoradas. 

Os indicadores podem incluir o tempo que o novo colaborador leva para começar a trabalhar de forma autônoma, a qualidade do trabalho realizado, a taxa de retenção de colaboradores, entre outros.

Apresente a rotina da empresa

Uma das principais preocupações dos novos colaboradores é entender como a empresa funciona e quais são as suas rotinas. Por isso, é importante descrever a rotina da empresa de forma clara e objetiva. Isso também pode ser feito por meio de vídeos explicativos, apresentações ou tutoriais interativos.

Alinhe as expectativas

É importante alinhar as expectativas dos novos colaboradores em relação ao trabalho que eles executarão, e como isso deve estar alinhado à cultura da empresa. Isso pode ser feito por meio de reuniões com o gerente de equipe ou por meio de videoconferências e documentos compartilhados, que descrevam as expectativas da empresa em relação aos seus colaboradores.

Invista na gamificação

A gamificação é uma estratégia que pode ser usada para tornar o processo de onboarding digital mais envolvente e divertido. Isso pode incluir desafios, jogos ou competições que ajudem o novo colaborador a aprender sobre a empresa e suas políticas e rotinas.

Promova a interação social

É importante que o novo colaborador se sinta integrado à equipe, mesmo que virtualmente. Isso pode incluir eventos de integração, sessões de networking, grupos de bate-papo e atividades em equipe.

Como avaliar a experiência do onboarding digital?

Receber feedbacks é uma ação fundamental para o desenvolvimento da empresa, e não é diferente quando o assunto é onboarding digital. Por isso, envie e-mails para os funcionários após o processo de integração, solicitando que eles sugiram melhorias, ou apontem as experiências positivas vivenciadas durante o processo.

Também é possível fazer formulários online e enviar aos colaboradores. Isso sem falar no NPS, a sigla em inglês para Net Promoter Score, que nada mais é do que um método criado para mensurar a satisfação de clientes com os serviços, e foi adaptada para mensurar a satisfação dos funcionários.

O importante é criar canais nos quais as informações possam fluir de maneira natural, a fim de melhorar os processos internos.

Como as soluções da eBox podem ajudar no onboarding digital?

Com a ferramenta de Admissão Digital da eBox, é possível recolher toda a documentação dos novos contratados de forma online. Dessa forma, você otimiza a experiência do colaborador, desde a seleção e admissão, até o gerenciamento de cada funcionário no dia a dia da empresa. E tudo isso com menos burocracia e utilizando o mínimo possível de papel.

Viu como o onboarding digital pode ser feito de forma prática seguindo essas dicas? Utilizando a tecnologia e softwares como a ferramenta de Admissão Digital da eBox, todo o processo ocorre de maneira bastante rápida, econômica e simples. Lembre-se de estruturar bem os processo e peça feedback a todos os envolvidos, a fim de melhorar de forma contínua o processo de onboarding digital na sua empresa!

Quer saber mais sobre onboarding digital e como as nossas soluções podem ajudar? Então, entre em contato!