Como organizar documentos para uma auditoria?

Organizar documentos para auditoria pode consumir um tempo precioso da empresa. O ideal é que os arquivos já estejam prontos e exista uma sistemática para acessá-los. Esses procedimentos, além de tornarem mais rápida a preparação para receber os auditores, traz mais eficiência para o dia a dia da companhia. Quer saber mais sobre como organizar documentos de uma empresa? Confira!

O que é uma auditoria e qual é a sua importância?

O objetivo de uma auditoria é verificar e avaliar se os processos desenhados por uma organização são realizados dentro dos padrões estabelecidos e identificar oportunidades de melhoria que beneficiem a segurança, a eficiência e, consequentemente, os resultados da empresa. O grupo de auditores deve ser independente e, assim, reportar-se diretamente à alta direção. Dessa forma, os avaliadores ficam livres de pressões e têm mais liberdade para avaliar e para se posicionar perante os setores da companhia.

Por que manter a organização dos documentos?

A organização dos documentos traz diversos benefícios para a empresa: evita o retrabalho, o extravio, aumenta a produtividade e dá mais fluidez aos processos. Quando essa sistematização é aliada ao gerenciamento eletrônico dos arquivos, a tomada de decisões ocorre em um tempo menor, ao mesmo tempo em que o gestor recebe mais quantidade e mais qualidade de informações. As vantagens da organização eletrônica são diversas. Confira!

Redução de custos

Colaboradores conseguem exercer mais atividades em menor tempo. A perda de documentos é minimizada, isso evita multas e retrabalho.

Eliminação segura de documentos

O sistema informatizado indica quando o prazo para guarda dos arquivos vence e, portanto, podem ser eliminados.

Rapidez

Os processos são realizados de forma muito mais ágil, pois o tempo de procura de documentos é infinitamente menor.

Segurança

Os documentos são classificados conforme a importância. Assim, o acesso é restrito a setores e cargos previamente definidos. Além desses benefícios, com a ordem contínua, a empresa está sempre pronta para ser auditada. Isso evita que os colaboradores tenham de gastar horas preciosas para organizar documentos para a auditoria.

Quais são as consequências da falta de organização de documentos?

A organização de documentos para a auditoria, sejam eles digitais ou impressos, é de extrema importância para o bom andamento dos negócios. Segundo uma pesquisa feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), gestores gastam, pelo menos, quatro semanas de um ano procurando informações. Outro dado alarmante é que 90% dos documentos estão misturados com outros arquivos. Para evitar correrias desnecessárias, o ideal é manter uma boa organização do ambiente de trabalho. Veja abaixo algumas consequências da desorganização!

• perda de tempo;
• desperdício de ideias;
• gastos desnecessários.

Então, para evitar problemas, é imprescindível que os documentos de sua empresa estejam bem organizados e armazenados em locais adequados.

Quais são as melhores práticas para organizar os documentos?

Manter os documentos organizados é fundamental para evitar a perda de prazos e, até mesmo, para não ter que pagar multas. Visto todas as vantagens de estar com cada item em seu devido lugar, verifique abaixo algumas práticas de organização!

Escolher um local exclusivo para documentos fiscais

Alguns documentos fiscais têm prazo de validade jurídica. É importante verificar essa questão para que as obrigações com o SPED sejam entregues de maneira correta. Uma plataforma de armazenamento de documentos fiscais servirá para separar Notas Fiscais Eletrônicas (Nf-e), Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFSe) e Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CTe), deixando tudo organizado.

Categorizar os documentos por tipo

Realizar a categorização dos documentos por tipo é uma ótima opção. Nessa etapa deverá ser realizada uma classificação de categorias e subcategorias, e para isso é preciso utilizar um plano de classificação dos documentos, tais como:

• assunto — separar arquivos pelo conteúdo;
• funcional — verificar a função de cada documento;
• estrutural — saber qual é a estrutura da empresa.

Já existem softwares de gestão com inteligência artificial, criados para realizar a classificação dos documentos. Eles realizam o trabalho com a mesma capacidade de um funcionário. Veja, abaixo, exemplos de características que podem ser usados no momento em que os documentos são separados. Confira!

• gênero — documentos em forma de textos ou cartográficos;
• tipologia — contrato de prestação de serviços;
• espécie — ofícios, contratos, certidões;
• forma — arquivos ostensivos e sigilosos;
• formato — livros, fichas ou cadernos.

Fazer a classificação dos documentos requer muita dedicação, tempo e, acima de tudo, atenção.

Estabelecer rotinas e práticas de arquivamento

Uma prática relevante é a de criar rotinas de arquivamento de arquivos físicos e digitais. Esse procedimento requer planejamento para que os arquivos sejam acessados com facilidade. Veja alguns tópicos que retratam como a rotina pode ser implantada em seu negócio!

• selecione um ou mais funcionários que serão responsáveis pela organização;
• estabeleça dia e horário;
• estipule uma sala para a separação dos documentos.

Criando essas rotinas de armazenamento, com certeza os documentos estarão separados e organizados para uma auditoria.

Quais erros devem ser evitados?

Organizar documentos de uma empresa não é uma tarefa fácil, alguns erros podem ser cometidos durante a separação e arquivamento. Veja abaixo alguns deles e fique atento para não cometê-los!

• não armazenar adequadamente;
• não controlar o acesso aos documentos;
• não ter cópias de segurança.

Diante disso, é possível perceber que tais erros podem prejudicar o fluxo de trabalho de uma auditoria.

Como organizar os documentos?

A ordenação dos documentos deve atender, pelo menos, quatro etapas: planejamento, indexação, identificação e armazenagem.

Planeje

Antes de começar a arrumação propriamente dita, é importante pensar como ela será feita. O planejamento deve responder o que será organizado, em qual local e de que maneira. Se cada setor for responsável pela sua papelada, será necessário criar regras e nomenclaturas comuns a todos. Isso evitará confusões e perdas de tempo no futuro.

Indexe, identifique, armazene

Após concluir a preparação e definir onde os documentos serão guardados, chegou a hora da ação: ou seja, indexar, identificar e armazenar. Todos os papéis que serão arquivados devem passar por uma análise detalhada. A indexação possibilita a elaboração de índices, o que torna mais rápida a localização do documento. Em seguida, crie divisões para os diferentes conjuntos de arquivos. Identifique as diferenças por meio de cores, códigos ou abreviaturas. Se o volume for grande, crie um guia para orientar as buscas.

Contrate ajuda externa

Existem empresas especializadas na guarda de arquivos e na gestão documental. Elas realizam todas as etapas da organização — do planejamento até a digitalização, a organização e a introdução de um software para gerenciamento das informações catalogadas. A experiência da terceirizada permite que a empresa ganhe tempo e agilidade na ordenação dos arquivos. Portanto, esses são passos importantes sobre como organizar os documentos de uma empresa. Não deixe de organizar os documentos para a auditoria antecipadamente, pois esse procedimento pode ser uma ótima oportunidade para sistematizar a administração dos arquivos da sua empresa. Dessa forma, a ordenação dos papéis trará mais eficiência ao negócio e evitará despesas com perdas e retrabalhos. Então? Gostou do nosso post sobre gestão e organização de documentos? Entre em contato conosco e receba nossas dicas!