5 boas práticas para diminuir passivos trabalhistas na empresa

Como diminuir passivos trabalhistas? Toda empresa que observa o número de funcionários crescer se depara com essa questão. A complexidade e a severidade das leis brasileiras tornam esse cuidado fundamental para o desenvolvimento do negócio.

Isso porque o pagamento de multas e indenizações compromete os recursos reservados para investir em novas tecnologias ou em processos que oportunizem diferencial competitivo. Felizmente, alguns cuidados podem atenuar ou até mesmo extinguir essa preocupação.

Neste post, preparamos 9 boas práticas para você evitar que a sua empresa perca tempo e dinheiro em disputas judiciais. Boa leitura!

Saiba o que é passivo trabalhista

Passivo trabalhista é um conceito que se refere aos montantes que normalmente são cobrados judicialmente de uma empresa, ou seja, são obrigações trabalhistas descumpridas pelos gestores. Elas podem ser evitadas com ações estratégicas que diminuem os riscos para as organizações empresariais. Algumas dívidas são decorrentes de impostos, encargos, salários e benefícios que não foram pagos.

Outros passivos trabalhistas são gerados por indenizações e multas aplicadas em situações de irregularidades. Esses débitos frequentemente se relacionam com os gastos que uma empresa tem com processos, já que determinadas condutas afetam negativamente a imagem de um negócio e podem gerar demandas judiciais.  

Entenda as boas práticas para diminuir passivos trabalhistas na empresa

Diversas atividades podem ser realizadas para gerenciar as obrigações e prevenir gastos desnecessários. Os profissionais da gestão conseguem controlar os passivos trabalhistas e impedir que eles se formem enquanto mantêm as empresas com as suas finanças em dia e como referência no mercado. Veja a seguir as principais dicas para evitar a formação de dívidas! 

1. Conheça a legislação trabalhista

Embora a última reforma tenha simplificado pontos da relação entre empresa e funcionário, a legislação trabalhista ainda é um emaranhado de regramentos cujos principais pontos devem ser conhecidos pelo gestor.

Por esse motivo, contar com o apoio de profissionais qualificados e que entendam do assunto é importante para manter a empresa em conformidade com as leis do setor.

2. Mantenha uma comunicação eficiente

Criar canais internos eficientes de comunicação contribui para manter o bom clima organizacional. Isso porque essas ferramentas permitem a redução de especulações, que podem prejudicar o ambiente de trabalho ao causar desconforto nos colaboradores.

A comunicação também é responsável por reforçar as políticas de conduta, os valores, os direitos e os deveres de todo o corpo de funcionários. Dessa forma, a convivência sadia é estimulada, reduzindo os motivos para disputas judiciais.

3. Monitore os riscos do ambiente de trabalho

Manter boas condições de trabalho é um dever da empresa. Assim, dependendo da atividade exercida pelos funcionários, é preciso realizar um mapeamento dos riscos presentes no ambiente de trabalho. As áreas e os processos indicados como sensíveis precisam ser monitorados, e o uso de equipamentos de proteção deve ser exigido.

Esses cuidados evitam acidentes e outros problemas relacionados à prática laboral, que normalmente motivam ações indenizatórias por parte do funcionário.

4. Organize os documentos de contratação de funcionários

Manter os documentos de todos os funcionários organizados é fundamental para diminuir o passivo trabalhista. Atestados, férias e folhas de pagamentos são documentações importantes para embasar a defesa da empresa em caso de disputas judiciais.

Além disso, muitos desses papéis têm prazo de guarda definido por lei. Para evitar punições pela inobservância dessas datas, é indicado adotar o processo de digitalização de toda a papelada.

Opte por um software ou um sistema para fazer backup dos arquivos ou contrate profissionais de TI para realizar os armazenamentos na nuvem, web ou servidor próprio. Se preferir terceirizar a guarda dos documentos, certifique-se de contratar serviços confiáveis e seguros de empresas que mantenham um acervo organizado e acessível. 

5. Promova auditorias internas para diminuir o passivo trabalhista

O objetivo das auditorias internas é averiguar se os procedimentos implementados pela empresa estão sendo executados em conformidade com o planejado. Para isso, é preciso formar um grupo com profissionais de diferentes áreas capazes de analisar os principais processos do negócio.

Assim, caberá a esse comitê verificar se as normas da legislação trabalhista estão sendo observadas pelos setores. Em casos de discrepâncias, os profissionais devem propor oportunidades de melhorias ou recomendar a revisão do procedimento.

6. Invista no controle eficiente de ponto

As pessoas jurídicas com mais de 10 colaboradores precisam controlar o ponto de modo eletrônico, mecânico ou manual. Se a sua empresa utilizar um dispositivo digital para controlar as entradas e as saídas dos funcionários, evitará o ajuizamento de ações trabalhistas por falta de pagamento de horas extras trabalhadas ou falhas nos registros.

7. Tenha um RH e um setor jurídico eficiente

Conte com bons profissionais, que prestem assessoria jurídica e contábil, para assegurar o sucesso do seu negócio. Contrate colaboradores competentes para as áreas administrativas e de Recursos Humanos. Selecione lideranças que conheçam as regras trabalhistas e que estejam dispostas a cumprir as legislações vigentes e a realizar ações preventivas para evitar passivos trabalhistas. 

8. Otimize a folha de pagamento

Com uma tecnologia apropriada para produzir as folhas de pagamento no setor de RH, você conseguirá reduzir ou zerar os riscos de cometimento de falhas ou equívocos ao pagar mensalmente os funcionários. Existem opções que integram o controle de ponto, facilitam os cálculos, emitem recibos, geram relatórios e conferem agilidade aos processos internos.

9. Colete assinaturas em todos os recibos

Solicite a assinatura dos colaboradores em todos os recibos de pagamentos de salários, férias, décimos terceiros e outros prêmios. É importante formalizar todos os documentos que comprovem adiantamentos, holerites, fornecimento de equipamentos de proteção individual, dispositivos de informática, celular, veículo e outros objetos utilizados nas rotinas de trabalho. Os comprovantes são necessários para eventuais defesas na Justiça.

Descubra como a redução do passivo trabalhista se relaciona com a gestão de documentos

A gestão dos documentos que comprovam o cumprimento das normas trabalhistas e o pagamento dos direitos dos trabalhadores é uma atividade relevante para diminuir os passivos trabalhistas. Afinal, a organização da documentação facilita a contestação de cobranças de valores que não são devidos aos funcionários.

Ao colocar em prática todas essas medidas, a empresa dá amparo aos seus trabalhadores e se protege em casos de questionamentos judiciais. Por isso, siga nossas dicas! A eBox Digital pode ajudar você a armazenar os documentos importantes e a evitar a perda das documentações ou a sua deterioração, que ocorre ao longo dos anos.

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