Quando e como fazer a destruição de documentos de forma correta?
Transformação Digital
Seja qual for a área de atuação de um negócio, é comum, com o passar dos anos, a acumulação de documentos devido aos processos e às demandas do cotidiano corporativo, o que provoca contratempos e afeta a gestão como um todo.
A realidade é que diversas organizações têm dúvidas com relação ao tempo e ao modo de eliminação de tais arquivos. Afinal, para cada tipo de documento, existe um prazo de validade específico. Assim, após o prazo de armazenamento, eles devem ser destruídos adequadamente, garantindo total segurança e controle dos dados internos da instituição.
Para que você saiba mais sobre o assunto, abordaremos, neste post, o processo de destruição de documentos nas empresas. Continue a leitura e confira!
Qual a importância da destruição de documentos na empresa?
Em primeiro plano, a destruição de documentos consiste na eliminação de arquivos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor funcional ou histórico, tornando-se, assim, inúteis para os fins que foram criados.
Por se tratar de um hábito secular, a tramitação para eliminar os documentos físicos acaba sendo ignorada por muitas companhias. Porém, além de não ser necessário armazenar alguns tipos de documentos corporativos por mais tempo, eles ainda prejudicam a localização de outras informações importantes e ocupam ambientes que poderiam ser mais bem aproveitados.
Dessa forma, muitas vantagens são garantidas com o recurso, como redução da ocupação do espaço físico, definição de fluxos, agilidade na recuperação de informações, redução de custos operacionais, eficácia no processo de gestão de documentos, entre outras.
Qual o momento ideal para realizá-la?
Grande parte dos documentos tem um prazo de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Em razão disso, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento — a Tabela de Temporalidade Documental — para a definição dos prazos de duração e dos procedimentos realizados, o que evita o acúmulo de documentos desnecessários e facilita a destruição deles.
O prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade é originário de pesquisas realizadas em legislações específicas (legislação estadual, federal e municipal). A partir dessas análises, é possível determinar o tempo de vida útil dos documentos.
A gestão dos documentos públicos considera que a destruição de documentos de valor permanente é crime, sendo necessária a eliminação de forma correta, feita por profissionais que têm formação teórica para avaliar o que pode ser eliminado, evitando, dessa forma, que documentos importantes sejam destruídos, o que acarreta prejuízos à instituição.
Qual a prática correta para essa destruição?
Toda informação presente nos documentos é relevante enquanto durar o prazo de validade. Mas, com o prazo vencido, a eliminação de documentos pode ser feita de modo que garanta a segurança e o sigilo das informações.
Documentos que contêm dados e informações pessoais podem cair nas mãos de pessoas mal-intencionadas, dependendo da forma como o descarte for feito. Assim, em hipótese alguma, elimine em lixo comum qualquer documento.
Quando os documentos já são passíveis de eliminação, pode-se utilizar um triturador de papel, por exemplo, para inviabilizar as informações. Em seguida, é possível destiná-los à reciclagem. Assim, além da sua segurança, você também colabora com o planeta.
Nesse caso, o ideal é contar com uma parceira especializada em gestão documental para auxiliar a empresa em todo o processo. Entre as práticas realizadas por ela, estão a organização, a representação temática, a digitalização de acervos físicos e a implementação de um software que garantirá a gestão de todas as informações, facilitando, assim, a destruição de documentos.
Sem dúvida, a melhor medida para aperfeiçoar os processos, evitar desperdícios e perdas e organizar a papelada do escritório é adotar um software para a gestão dos documentos.
A ferramenta permite integrar informações em um único local, reduz o tempo que é gasto procurando informações, aumenta a segurança e reduz as chances de que informações confidenciais sejam vazadas para fora da empresa. Dessa forma, todo o processo de destruição de documentos pode ser bem trabalhado.
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