Você sabe como fazer a segurança de documentos da sua empresa?

Mesmo nas médias empresas, a quantidade de dados que circula diariamente pelas mãos do gestor é significativa, exigindo que sejam aplicadas estratégias para potencializar a segurança dos documentos.

Ao lidar com informações de uma empresa, talvez um dos aspectos mais importantes seja o planejamento dos backups, o que garante que dados críticos estarão acessíveis de maneira segura. Se, por um lado, há arquivos que são essenciais para o funcionamento das operações, por outro, os dados são dispensáveis e mantê-los pode prejudicar toda a gestão da empresa.

Para evitar que informações importantes sejam perdidas ou extraviadas, saiba, neste artigo, como fazer a segurança de documentos da sua empresa. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Qual a importância de garantir a segurança dos documentos da empresa?

A organização é o fator principal de todo o processo de preservação de documentos. Além de colocar cada registro em seu devido lugar, é por meio dela que se estabelecem padrões para a adequada gestão dos documentos, facilitando a execução do trabalho, tornando o processo mais estratégico e, consequentemente, garantindo a segurança das informações.

A segurança dos documentos é crucial para a empresa, afinal, a violação de dados confidenciais prejudica gravemente a reputação da organização, além de também reduzir a confiança da sua capacidade de gerir o negócio e ocasionar consequências legais.

Em razão disso, é necessário gerenciar as informações de maneira a ajudar a organização a continuar focada nos seus objetivos estratégicos, evitando o vazamento de dados que trazem riscos ao negócio. É claro que tudo isso deve ser realizado sem violar os três pilares da segurança da informação, que são integridade, acessibilidade e confidencialidade.

Como fazer a segurança de documentos da sua empresa?

Conheça, a seguir, algumas dicas que separamos para você aprender a realizar a segurança de documentos na sua empresa. Confira!

Adote a cloud computing

Vários imprevistos podem acometer seus documentos se eles são salvos em mídias tradicionais. Pendrives, CDs e notebooks podem sofrer avarias ou até mesmo ser perdidos. Um estudo da Dell com o Instituto Ponemon mostra que 12 mil computadores portáteis são perdidos nos aeroportos norte-americanos por semana, enquanto o número chega a 4 mil na Europa. Por isso, a primeira dica não pode ser outra senão armazenar seus dados em um sistema de nuvem.

Com a cloud computing, o gestor não precisa se preocupar em fazer backups constantes, já que o próprio sistema tem essa função automática. Além da segurança de documentos, os dados se tornam acessíveis de qualquer lugar e por meio de todo tipo de dispositivo. Tablets, smartphones, computadores desktop e notebooks podem ser usados para acessar a nuvem.

Desabilite downloads, impressões e cópias

Quando o gestor adota a gestão eletrônica de documentos, é possível selecionar quem será o pessoal autorizado que poderá acessar cada dado. É possível ainda desabilitar downloads, impressões e cópias de todos os arquivos. Com essa atitude, a empresa reforça a segurança de informações sigilosas. É importante adotar essa medida porque, no ambiente virtual, há uma série de ameaças à segurança da informação, especialmente quando tratamos de dados empresariais.

Mantenha os documentos externamente

Ainda que sua média empresa não tenha um sistema de computação em nuvem, é importante manter os documentos importantes externamente. Não basta salvar os arquivos nos computadores da organização, que provavelmente são acessados por muita gente e ainda têm um grande potencial de sofrer ataques cibernéticos.

A dica é manter os dados mais relevantes em um sistema à parte, em um servidor externo à sua companhia. Assim, mesmo que haja alguma avaria nos dispositivos empresariais, um backup será mantido.

Defina políticas de segurança

Com o alto volume de informações importantes em uma empresa, é imprescindível criar e praticar uma política de segurança que defina regras para a gestão dos dados. Essa política deve proteger a empresa contra os possíveis deslizes dos próprios colaboradores e gestores, tendo em vista que qualquer pequena falha pode desencadear grandes transtornos.

Defina quais usuários podem gerenciar os computadores, quais deles podem acessar os arquivos mais críticos e ensine como garantir a segurança. Publique essas políticas e treine seu time.

Codifique arquivos

Além de senhas e permissões de acesso por meio de certificado digital, o armazenamento seguro dos documentos permite codificar esses dados com criptografia. A codificação é importante para evitar que um arquivo crítico seja interpretado por usuários indevidos e maliciosos. Ou seja, quando o arquivo está criptografado, ainda que ele seja capturado por um usuário com más intenções, não é possível decifrar o conteúdo sem a chave de criptografia. O conteúdo do arquivo se torna um emaranhado de números e letras desconexo. 

Como garantir que os documentos da empresa fiquem seguros?

Automatize backups

O processo de backup convencional consiste em salvar documentos duplicados em locais separados, a fim de protegê-los de qualquer perda ou extravio. Esse processo é essencial para garantir a proteção das informações da empresa e pode ser realizado automaticamente. Muitos sistemas de gestão documental impedem a perda de dados transferindo os documentos para pastas de armazenamento de backup, que não são guardadas dentro do banco de dados da organização.

Escolha um local seguro

Quando se fala em segurança dos documentos, o meio digital se torna um grande aliado para arquivar as informações de forma segura. Afinal, os dados da empresa são sigilosos e precisam ser geridos com acesso totalmente restrito. Com um local seguro, o risco de vazamento de informações, extravio e perda de documentos passa a ser mínimo, transformando a gestão documental da empresa em um diferencial estratégico.

Criptografe os dados

A criptografia de dados é uma ótima alternativa para melhorar a segurança da informação e garantir a proteção contra o ataque de hackers. Trata-se da codificação das informações, que transforma dados em códigos para dificultar a leitura por pessoas não autorizadas. Dessa forma, apenas quem envia ou recebe e quem tem a “chave” pode acessar o que está escrito em determinado documento.

Limite o compartilhamento

Quando as informações da empresa não estão protegidas de quem não pode ter acesso a elas, os documentos ficam expostos e correm o risco de serem usados de maneira imprópria e de perderem a confidencialidade. Por isso, é importante limitar o compartilhamento, configurando o sistema de acordo com a permissão de cada colaborador. Isso significa que somente as pessoas autorizadas terão acesso aos arquivos e documentos do sistema.

Pareceu difícil garantir a segurança de documentos na sua empresa? Não se preocupe, atualmente, existem diversas companhias focadas em segurança empresarial, que aplicam tecnologia de ponta, backups e contam com profissionais especializados para proporcionar segurança máxima aos seus documentos.

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