Saiba quando sua empresa precisa de um sistema de gestão de documentos

De acordo com a Microsoft, os dados são o novo petróleo. Essa é uma afirmação interessante e demonstra como as empresas contemporâneas precisam se dedicar ao armazenamento e gerenciamento de seus dados, relatórios, recibos e contratos. Para isso, nada melhor do que contar com o apoio de um sistema de gestão de documentos. Não há dúvidas de que executar essa tarefa manualmente é ineficiente e de que o uso de tecnologia é uma das soluções mais viáveis e vantajosas. A automatização simplifica e organiza o armazenamento e acesso aos documentos e, por isso, precisa ser avaliada pelos gestores e empreendedores. Neste post, mostraremos como identificar o momento ideal para fazer esse investimento. Veja, abaixo, os principais sinais de que é hora de implantar um sistema de gestão de documentos!

Quando implantar um sistema de gestão de documentos?

Saber o momento certo para implementar um gerenciador de documentos é uma dificuldade comum entre os gestores. Alguns, inclusive, acreditam que isso só deve ocorrer quando a empresa já alcançou um certo nível de desenvolvimento, o que é um erro. Esse sistema pode ser útil em todas as fases do negócio, dando a ele condições de crescer e disputar espaço com as grandes empresas do mercado. Para facilitar sua decisão, reunimos os sinais de que sua empresa precisa dessa ferramenta. Acompanhe!

Há perda de tempo procurando documentos

Perder tempo procurando um documento é um sinal de que sua estratégia de organização e gestão de dados é ineficiente. O tempo é um bem precioso no universo corporativo e deve ser utilizado para tarefas que tragam resultados para a empresa.

Dados e documentos somem ou são danificados

Quem lida com gestão de documentos manual corre o risco de perder informações valiosas. Situações como extravio, perda e documentos danificados são comuns e demonstram que é o momento de automatizar esse processo.

Os custos com gestão de dados estão elevados

A redução de custos é essencial à sobrevivência empresarial e manter o armazenamento, a impressão e a segurança dos documentos pode demandar uma boa parcela do orçamento do negócio. Caso isso esteja acontecendo, é importante estudar maneiras mais eficientes e baratas, como o sistema de gestão de documentos.

Por que apostar em tecnologia na gestão de documentos?

Ainda tem dúvidas de que a implementação de um sistema de gestão de dados é importante para o seu negócio? Conforme mencionado, essa ferramenta é útil em qualquer fase e traz inúmeros benefícios. Veja alguns exemplos:

• redução de gastos com impressões;
• mais agilidade para encontrar documentos importantes;
• maior segurança para os dados empresariais;
• mais espaço físico disponível, em razão da eliminação dos arquivos físicos;
• facilita o processo de auditoria;
• melhora a tomada de decisões;
• facilita a comunicação interna;

Como encontrar o sistema ideal?

Depois de todas as informações apresentadas, é provável que você tenha se interessado pela ferramenta. No entanto, para fazer um bom investimento é necessário atentar a alguns detalhes. Confira!

Verifique as funcionalidades do sistema

O primeiro passo é a verificação das funções do sistema escolhido, pois elas devem atender às suas necessidades. O sistema de Gestão Eletrônica de Documentos da eBox Digital, por exemplo, permite que você organize, controle, armazene e recupere informações e documentos em poucos cliques, tornando a tarefa muito mais eficiente.

Avalie a reputação da empresa

A reputação da empresa que fornece o sistema é muito importante. É essencial contar com um fornecedor sério, com boa reputação no mercado, que aposta em tecnologia de ponta e que possui um grupo de funcionários capacitados.

Informe-se sobre o suporte recebido

O atendimento e suporte da empresa não podem ser ignorados, pois farão toda a diferença no dia a dia de seu negócio. Por isso, escolha um fornecedor que entregue uma experiência personalizada, transparente e dê suporte em todas as ações. Conforme visto, a contratação de um sistema de gestão de documentos é uma decisão que traz inúmeras vantagens para a sua empresa. Como gestor, seu dever é planejar e implementar soluções que tornem o cotidiano empresarial mais ágil, seguro e eficiente. Portanto, não perca mais tempo e aposte na inovação e tecnologia! Gostou da ideia e deseja desfrutar de todos esses benefícios? Entre em contato com a eBox Digital e conheça as nossas soluções!