Os benefícios de uma empresa de guarda de documentos

Administrar os próprios documentos pode ser um grande desafio, já que a tendência é a quantidade deles aumentar cada vez mais. Por isso, muitas empresas optam por terceirizar o serviço, garantindo mais proteção aos documentos e evitando que eles sejam danificados ou até extraviados.

Você sabe como funciona a gestão de documentos e quais as vantagens que ela pode apresentar para seu negócio? Ainda tem dúvida sobre contratar uma empresa especializada na guarda de documentos? Acompanhe nosso artigo e conheça os principais benefícios desse tipo de serviço, assim como a melhor forma de realizar tal escolha. Boa leitura!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos consiste em um conjunto de procedimentos implementados por uma instituição para garantir a produção, o arquivamento e o uso apropriado dos registros mais relevantes. O principal objetivo, portanto, é facilitar a utilização desses papéis no dia a dia, tornando a busca por informações mais fácil, organizada e segura.

Nesse sentido, o armazenamento de registros é essencial para a manutenção da conformidade legal da empresa. Conforme a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, as empresas precisam guardar por um prazo mínimo os documentos de caráter estratégico para seu negócio. Desse modo, é necessário criar uma gestão eficiente do arquivamento de tais papéis para simplificar o manuseio e, até mesmo, evitar a deterioração.

Muitos gestores ainda apostam no gerenciamento interno, ou seja, separam uma sala de seu escritório para atender essas exigências. Porém, na maioria das vezes, os documentos ficam guardados de maneira desorganizada, não têm acompanhamento do prazo de descarte e acumulam muito papel.

Assim, muitas organizações optam pela contratação de uma empresa terceirizada para realizar tal trabalho. Essa contratada faz uma gestão eficiente por meio da tecnologia, ou seja, com apenas uma busca rápida no computador, é possível acessar qualquer arquivo. Além disso, a terceirização da guarda de documentos aumenta a produtividade dos colaboradores e libera espaço físico na empresa. 

Quais os benefícios de contratar uma empresa de guarda de documentos?

Diariamente, as instituições geram e recebem uma quantidade enorme de documentos. Gerir todo esse fluxo pode ser muito complexo, sobretudo quando falamos do excesso de colaboradores lidando com tal serviço. Por isso, ao contratar uma empresa de guarda de documentos, é possível obter diversas vantagens.

Se você está interessado nas soluções que a terceirização dessa função traz, confira abaixo os principais pontos positivos dessa contratação.

Conservação e preservação dos documentos

Conforme dito, o maior benefício da terceirização desse serviço é a conservação dos documentos em local adequado, aproveitando as facilidades da tecnologia, visto que são inúmeros os motivos que causam a deterioração do papel, como umidade, manuseio, calor, risco de extravio, entre outros.

Organização e gestão profissional

Os documentos são organizados de forma padronizada em uma plataforma destinada a esse fim, e as ferramentas empregadas para tal cadastro podem ser definidas por procedimentos e normas administrativas, prevendo locais específicos, nomenclatura, datas previstas para descarte e reorganização da documentação.

Otimização do tempo

Os colaboradores geralmente perdem muito tempo procurando documentos nos arquivos, e isso pode impactar a tomada de decisão rápida ou até levar à perda de um prazo. Com a guarda de documentos, os colaboradores garantem agilidade operacional.

Redução de custos

A gestão terceirizada diminui o custo operacional da empresa, devido à otimização do tempo dos colaboradores, à economia de espaço físico e à redução da necessidade de equipamentos e mobiliários de arquivo, bem como de novas impressões.

Por quanto tempo cada documento deve ser guardado?

Existem diversos prazos que devem ser considerados na gestão de documentos, e os papéis vão desde informações específicas de departamento de pessoal e RH, guias de quitação de impostos, até registros passíveis de auditoria.

Em geral, os documentos tributários precisam ser guardados por no mínimo 5 anos. Em contrapartida, os de ordem trabalhista apresentam prazos diferentes, de acordo com a sua importância. Contratos de trabalho e livro ou ficha de registro de emprego, por exemplo, devem ser armazenados por tempo indeterminado. Já as folhas de pagamento, as contribuições previdenciárias e os dados trabalhistas, por um período de 10 anos.

Recibos de quitação de aluguel e parcelas de financiamentos precisam ser guardados por 3 anos, contados a partir do término do contrato firmado entre as partes. Já o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), por 30 anos.

É importante ressaltar que, para posteriormente realizar o descarte com segurança, é necessário ter em mãos a base legal e as definições da Tabela de Temporalidade. O objetivo dessa tabela é determinar períodos de guarda e destinação de documentos, a fim de possibilitar o acesso às informações sempre que necessário. 

Quais documentos devem ser guardados?

Os documentos mais importantes a serem conservados pelas empresas são os de origem tributária, trabalhista e fiscal. Por exemplo:

• guias de recolhimento;
• documentos contábeis;
• livros e notas fiscais e declarações entregues ao Fisco;
• contratos de trabalho;
• livro ou ficha de registro e recibos de pagamento de salários.

Vale destacar que, se a empresa perder ou não armazenar os documentos no período determinado, ela corre o risco de pagar os tributos novamente ou até ser multada por não apresentar os comprovantes à fiscalização. Por isso a importância de contratar uma empresa especializada, que garanta mais segurança às informações armazenadas e facilidade de acesso nas operações.

Como escolher uma empresa de guarda de documentos?

Sem dúvida, encontrar uma boa empresa é extremamente importante para a proteção dos seus dados e o gerenciamento de riscos. Além disso, após transferir essa responsabilidade, os seus colaboradores ficam livres para pensar em ações estratégicas, voltadas ao aumento de lucro e à contenção de crises.

Portanto, agora que você já entendeu o que é a gestão de documentos e os benefícios de contratar uma empresa terceirizada, mostraremos algumas dicas importantes que podem ajudar a escolher a melhor empresa.

Preze pela qualidade no atendimento

O ponto principal que todos precisam procurar em uma empresa é o atendimento de qualidade. Então, pesquise no mercado a reputação da empresa quanto a isso e faça alguns testes nos meios de comunicação dela. Certifique-se de que a empresa fará de tudo para solucionar os seus problemas.

Procure por segurança

A empresa terceirizada vai lidar com os documentos mais importantes da sua companhia, por isso é necessário garantir a segurança oferecida. Procure saber se outros clientes tiveram algum problema e sempre se certifique de quem está tendo acesso aos seus arquivos. Não esqueça que a empresa a ser contratada deve ter credibilidade no mercado para garantir mais segurança no armazenamento de seus arquivos. 

Certifique-se da preservação e rastreabilidade dos arquivos

Um dos principais benefícios dessa terceirização é a preservação e a rastreabilidade dos arquivos. Então, verifique se a empresa oferece tal serviço e confira se estão cumprindo o prometido.

Como você pôde ver, é muito importante realizar a guarda dos arquivos nos prazos estabelecidos pela lei, além de que a gestão deles é a peça fundamental para uma boa organização de seu negócio. Vale ressaltar que contratar uma empresa de guarda de documentos é um investimento que traz inúmeros benefícios e facilita o dia a dia da sua companhia.

E como vai a gestão de documentos dentro da sua empresa? Está tendo problemas e gostaria de aumentar a produtividade do seu negócio? Então, entre em contato conosco, converse com um de nossos especialistas e conheça nossas soluções!