4 consequências da gestão deficiente de documentos contábeis!

São inúmeros os documentos que precisam ser armazenados de forma que permaneçam seguros e facilmente acessíveis, tais como os livros contábeis, os recibos, os boletos, as duplicadas e outros que compõem a escrituração. A desorganização dos documentos contábeis pode causar dificuldades para os colaboradores e para os líderes empresariais.

Neste post, vamos listar os perigos das falhas na gestão de documentos em Recursos Humanos (RH), os quais podem comprometer a eficiência do setor. Além disso, vamos falar sobre a importância de manter os documentos contábeis com integridade e segurança e sobre as consequências da gestão equivocada deles.

Gostaria de saber mais sobre a gestão eficiente de documentos contábeis? Prossiga com a leitura deste artigo!

A importância dos documentos contábeis

Existem muitos motivos para buscar alternativas com o objetivo manter esses documentos digitalizados e armazenados com integridade e segurança. A negligência causa prejuízos contínuos na formulação de estratégias de gestão e perdas financeiras às empresas. É importante considerar que as informações têm valor expressivo, e se elas forem ignoradas, o resultado poderá ser catastrófico.

As consequências da gestão equivocada dos documentos contábeis

A tecnologia favoreceu a integração dos setores de contabilidade e RH, que trabalham em conjunto para aperfeiçoar a perspectiva estratégica dos líderes empresariais. Com as ferramentas tecnológicas e a automação de processos, as atividades desses setores foram modificadas, de modo que os profissionais envolvidos conseguem trabalhar com metas corporativas.

Um equívoco na gestão dos documentos contábeis pode prejudicar a realização das tarefas devido ao compartilhamento de dados incorretos. A contabilidade utiliza os dados do RH para calcular os pagamentos, a incidência de tributos e descontos, os adicionais, as horas extras etc. Já o RH analisa o desempenho dos trabalhadores pelas informações da contabilidade. Observe a seguir outros efeitos negativos!

1. Perda de credibilidade

Não são apenas as operações internas da organização que sofrem perdas pela ineficiência na compliance de documento. Problemas com informações incoerentes ou vazamento de dados afetam a reputação de uma empresa, que acaba por perder clientes pela formação de uma imagem negativa do negócio. A credibilidade deve ser uma prioridade dos gestores.

2. Mau aproveitamento de tempo

As horas gastas pelo colaborador que cuida do arquivo e o tempo adicional do funcionário que procura documentos perdidos são causa de risco financeiro, que se efetiva pelos custos dispendidos com o pagamento de profissionais contratados que realizam essas tarefas desnecessárias.

Quando a gestão não é eficiente, os colaboradores precisam parar as suas atividades e efetuar uma busca para a localização de dados que poderiam ser encontrados com apenas alguns cliques. Cada pausa realizada interfere diretamente na produtividade e impacta nos lucros ao longo dos períodos. Por isso, o acesso rápido e preciso de documentos é um diferencial.

3. Inadequação às exigências legais

Os documentos contábeis são sigilosos e necessitam de cuidados no seu manuseio. A perda de prazos possibilita a incidência de multas pecuniárias e de outras penalidades determinadas pelas autoridades públicas. Se houver erro ou falha na gestão das informações ou estas não forem precisas e atualizadas, as consequências podem ser graves.

4. Descontrole de custos

As atividades não geridas de modo eficaz consomem mais recursos da empresa. Os documentos mal administrados elevam as despesas com impressões, com a aquisição de softwares ineficientes ou com a necessidade de interromper a rotina para solucionar as questões que emergem da ineficiência. Por outro lado, os dados inacessíveis prejudicam a tomada de decisões mais acertadas por parte dos gestores.

Enfim, agora você já conhece as principais consequências da gestão deficiente de documentos contábeis. Para se livrar delas, adote uma plataforma especializada para melhorar os processos no seu setor. Existem soluções incríveis à sua disposição, criadas por empresas que oferecem produtos e serviços para a guarda de documentos físicos e digitais.

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