5S nas empresas: quais os benefícios e como implementar o programa?

Já ouviu falar sobre a importância do 5s nas empresas? Bom, o 5s trata-se de uma metodologia que tem o objetivo de organizar os espaços, a fim de garantir um trabalho eficaz e seguro a todos. Um sistema que se propõe a manter o ambiente de trabalho sempre com limpeza impecável, facilitando o desempenho das funções sem que os profissionais tenham que perder tempo ou, até mesmo, correrem riscos de acidentes de trabalho.

O 5s é um programa que, quando bem implementado e mantido na empresa, faz uma diferença significativa na rotina dos colaboradores. É importante ter em mente que para promover mudanças é preciso sistematizar, estruturar e, claro, planejar todas as etapas, de modo que elas sejam espontâneas e contínuas.

Quer entender melhor o conceito do programa, seus benefícios e a implementação correta para aplicar na sua empresa? Continue acompanhando o texto e confira!

O que é o programa 5s?

Trata-se de um programa que auxilia na gestão de qualidade das empresas que foi criado no Japão. O objetivo do 5s é aprimorar determinados aspectos, como limpeza, organização e padronização.

O programa geralmente é implementado nas empresas como um plano estratégico para que os aspectos essenciais da corporação passem a apresentar melhorias, caminhando sempre em direção à qualidade total.

Uma curiosidade que precisamos destacar é que o número “5” junto à letra “S” tem um significado: essa junção vem de 5 palavras japonesas que se iniciam com a letra “S”. Veja quais são elas:

• Seiri, que significa utilização;
• Seiton, que significa organização;
• Seiso, que significa limpeza;
• Seiketsu, que significa saúde e padronização;
• Shitsuke, que significa disciplina.

Cada S diz respeito a uma parte de um processo, que contém 5 etapas. Todas essas etapas, quando colocadas em prática, podem melhorar a função geral de uma empresa. Esse é um conceito que pode até parecer abstrato, mas é uma ferramenta muito prática, e dela todos os envolvidos no negócio podem participar.

Esse termo envolve uma avaliação de tudo o que consta em um espaço, a remoção do que não é necessário no dia a dia do negócio, a organização de todas as coisas de forma lógica, a execução das tarefas de limpeza e, claro, a manutenção desse ciclo em prática: fazer a organização, a limpeza e a repetição de tudo.

Como funciona essa metodologia?

A seguir, explicamos detalhadamente como essa metodologia funciona para facilitar a execução dela dentro da sua empresa.

Seiri

Aqui, estamos falando do senso de utilização, um fator de extrema importância para ajudar a sua empresa a se organizar da melhor forma possível. Nesse momento, é necessário enxugar ao máximo tudo que você e os colaboradores utilizam na empresa, desde ferramentas ligadas à gestão administrativa até equipamentos ligados à produção.

O objetivo é reduzir ao máximo o uso desses recursos, a fim de garantir a economia no caixa da empresa e, ao mesmo tempo, liberar espaço de armazenamento. Isso é o que chamamos de gestão inteligente. Nesse caso, é preciso focar no que ainda é necessário à empresa.

Nesse momento, você pode — e deve! — contar com o auxílio da tecnologia, uma vez que ela lhe dará ainda mais possibilidades para trabalhar de maneira rápida e eficiente, reduzindo ao máximo as chances de erros que só comprometem a sua produtividade. Com isso, a empresa terá menos itens físicos para administrar e contará com a automação dos processos para facilitar o seu dia a dia.

Seiton

Agora vamos falar de organização. O Seiton ressalta que é necessário ter um ambiente de trabalho organizado, que facilite a rotina dos colaboradores. Por essa razão, todos os setores precisam estar arrumados, com armários, compartimentos e mesas aptos para uma execução de trabalho eficaz.

A organização é uma das principais bases de sucesso de um negócio, por isso, é importante que ela esteja presente em todos os departamentos da empresa. 

Nesse momento, você também pode relacionar objetos para criar estoques fáceis de gerir. Separe todos os itens por nomes e categorias. Já nas mesas, deixe ao seu alcance apenas objetos que serão usados com mais frequência, evitando o acúmulo de materiais e a desorganização.

Seiso

A limpeza é parte indispensável dentro da metodologia 5s. De acordo com a cultura oriental, esse elemento vai muito além da higiene. Isso porque os japoneses acreditam que a limpeza impacta diretamente a produtividade e o alto desempenho no ambiente de trabalho.

Vale destacar que manter o local de trabalho limpo é responsabilidade de todos os colaboradores. Isso significa que cada um deles precisa manter as boas práticas que ajudam a conservar a empresa limpa.

Inclusive, é importante mencionar que a Seiso também prioriza a boa aparência pessoal, ou seja, você precisa garantir uma higiene adequada e se apresentar corretamente no trabalho.

Seiketsu

O 5s só funcionará se você realmente colocar todos esses pilares em prática — e é nesse momento que o Seiketsu se faz indispensável, uma vez que ele tem o papel de padronizar esses processos dentro da empresa.

Para isso, será necessário definir rotinas e regras de fiscalização dos pilares já vistos até aqui, a fim de que todas as práticas sejam executadas, fazendo parte integral da cultura da empresa.

Shitsuke

Por fim, vamos falar de algo que muitas pessoas têm dificuldade em ter: a disciplina. O Shitsuke ressalta a importância de oferecer suporte ao colaborador, para que ele possa dar continuidade ao 5s.

O objetivo é enraizar as novas práticas no cotidiano da empresa, capacitando os colaboradores. Treinamentos, palestras, comunicados e outros recursos podem ser utilizados nessa fase, a fim de garantir que os colaboradores serão capazes de executar essas práticas.

Quais os maiores benefícios do programa 5s nas empresas?

Executar esse programa japonês pode trazer várias vantagens para um negócio. Veja, a seguir, quais são as principais!

Ambiente de trabalho mais organizado

Usar o sistema 5s pode solucionar o problema de desordem no ambiente de trabalho, que muitas empresas enfrentam. A bagunça do espaço da empresa pode provocar muitos transtornos para os funcionários, além de causar acidentes e de prejudicar os resultados de toda a equipe. Com o compromisso de todas as pessoas, o programa pode mudar totalmente esse cenário.

Operações facilitadas

Ao acabar com os excessos e usar os recursos de forma mais eficiente, o ambiente de trabalho fica mais organizado e limpo. Com isso, as atividades realizadas no dia a dia passam a ser mais fáceis de executar.

Aumento de produtividade dos funcionários

Um dos principais resultados satisfatórios da metodologia japonesa é a produtividade. A empresa passa a ter profissionais muito mais focados nas atividades mais relevantes, sem ter que se preocupar com os processos desnecessários.

Dessa forma, as bases que esse método propõe acabam tornando o ambiente de trabalho mais favorável, permitindo que todos os colaboradores conquistem os melhores resultados.

Ambiente de trabalho mais seguro e agradável

Todo funcionário tem que se sentir confortável e seguro para que possa desempenhar suas funções com excelência, certo? Isso se torna possível com os sensos de organização e de limpeza da metodologia 5s. Afinal, os profissionais podem realizar seus afazeres sem nenhum problema ou preocupação, o que garante a preservação da saúde e segurança de todos.

Otimização do tempo de trabalho

Quando se tem um espaço de trabalho mais organizado, os funcionários têm um acesso muito facilitado aos materiais que necessitam para realizar suas tarefas diárias. Assim, deixam de perder tempo buscando esses itens úteis. Ou seja, consegue-se um aperfeiçoamento do ciclo de trabalho da empresa.

Diminuição das despesas

Quando esse sistema é implementado na empresa, tem-se ainda uma grande economia para o caixa. Isso porque, ao detectar falhas, os gestores conseguem diminuir os custos do negócio.

Entrega de maior qualidade

Além de melhorar significativamente a qualidade de vida dos colaboradores, a implementação do programa 5s também pode melhorar o padrão de entrega dos produtos e dos serviços comercializados.

Além desses, há ainda outros benefícios de implementar essa metodologia na empresa, como a redução do espaço de armazenamento; a melhoria do ambiente de trabalho; a facilidade para detectar objetos fora do lugar e erros; o fornecimento da base necessária para a implementação de outros programas de qualidade; a maior confiabilidade dos processos e o aumento da previsibilidade das operações.

Como é possível implementar cada um dos "S" do programa na organização?

Para que você possa implementar esse programa, é preciso seguir uma metodologia composta por 7 etapas, sendo que a última (a etapa de manutenção) deve ser constante, coincidindo com os “S” do programa.

O começo de tudo é a preparação de todo o time que vai executar o projeto de aplicação do sistema. Neste momento, é importante ter um debate em equipe e envolver todo o setor para falar sobre os descontentamentos dos colaboradores, sobre as prioridades e demais pontos importantes.

Outro ponto fundamental antes de iniciar a implantação do programa é fazer uma verificação do espaço, desde as necessidades físicas até pesquisa com funcionários e usuários do local, a fim de entender os seus aborrecimentos e suas satisfações com o ambiente de trabalho. Fazendo isso, fica muito mais fácil e claro saber quais são as prioridades para iniciar o projeto.

Bom, depois de fazer essas avaliações iniciais, é preciso partir para as etapas de implantação do programa. Veja quais são elas a seguir.

Primeira etapa — Equipe da Implantação

Nessa etapa, é preciso formar uma equipe com profissionais de diferentes hierarquias e setores.

Segunda etapa — Planejamento

Aqui, a equipe vai criar um plano de orientação, no qual todas as ferramentas que serão utilizadas estarão listadas. Além disso, será preciso dividir as atividades em etapas.

Terceira etapa — Fotos e Registros

Nesta etapa, é preciso registrar todas as áreas da empresa em que o sistema será aplicado, focando especialmente naquelas áreas mais críticas. O time, junto às imagens, pode debater as melhores soluções para que seja possível chegar a um resultado.

Quarta etapa — Reunião

A equipe pode reunir o setor todo, ou a empresa em geral, para realizar a implantação do programa, explicar os planos e orientar os demais colaboradores sobre as mudanças. Essa etapa é muito importante e necessária para conscientizar a todos da empresa.

Quinta etapa — Implantação

Depois dessa conscientização de todos, o time pode começar a aplicar o sistema 5s na empresa, sempre dividindo a equipe formada por setores, com toda a divisão de atividades definida.

Sexta etapa — Acompanhamento

A equipe precisa fazer o acompanhamento dos setores nos quais o programa foi implementado, sempre analisando o desenvolvimento, coletando feedbacks dos setores, incentivando e orientando colaboradores para aplicar o 5s. Lembrando que é preciso acompanhar tudo mensalmente.

Sétima etapa — Retornos

Nesta última etapa, é preciso fazer a avaliação dos acompanhamentos, sempre se atentando a opiniões, falhas e dificuldades da implantação do sistema, a fim de melhorar os pontos continuamente.

Enfim, como você pôde notar, o 5s nas empresas pode ajudar a avançar inúmeros passos em direção à qualidade total. Se todos os profissionais que atuam no negócio compreenderem corretamente o programa, ele deve ser adotado realmente como um estilo de vida e de trabalho mais produtivo. O ideal é contar com líderes que se esforcem todos os dias para disseminar essa nova cultura dentro do ambiente de trabalho, trabalhando com um bom plano de ação que consiga motivar a todos em busca do melhor resultado.

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