Arquivo físico: 3 custos que você tem ao mantê-lo na sua empresa!

É um fato inevitável que toda empresa precisa preservar alguns documentos. As razões para isso são muitas, vão desde o atendimento a regulamentações fiscais, até demandas relacionadas à questão societária e de requisitos de conformidade para a análise de negócios. E manter essas informações em um arquivo físico pode ser uma operação mais dispendiosa do que se imagina. Neste artigo, você poderá entender melhor alguns componentes de custo da manutenção de um arquivo físico e conhecer práticas mais modernas para a preservação de dados empresariais. Continue conosco!

Por que manter um arquivo físico é algo ultrapassado?

Uma prática ainda bastante comum é a manutenção de documentos em um arquivo físico, gerenciado pela própria empresa. Sempre começa com um pequeno armário que ocupa certo espaço em uma das salas e termina com um grande problema em virtude do volume e da classificação das informações. Quando se percebe, há profissionais contratados para trabalhar especificamente com isso, e a instituição está até pagando aluguéis de espaços comerciais apenas para conseguir guardar os documentos. Esse tipo de ação está em desuso, pois traz consigo diversas dificuldades. Além da questão dos altos custos dedicados aos locais de armazenagem, há problemas de organização do arquivo, visto que os documentos precisam ser mantidos por prazos de acordo com seu tipo. Há também questões relativas à segurança dessas informações, que ficam sujeitas a roubos e perdas por ação do tempo e desastres como inundações e incêndios.

Quais são os custos envolvidos?

Os gastos com espaço físico são, provavelmente, os mais representativos neste caso. Não apenas pelo valor da despesa, mas também por ser algo visual. Todos podem ver que os arquivos estão dominando uma grande quantidade de áreas da empresa e quando isso acontece, há um início de preocupação com o assunto. Mas, além desse, há outros custos representativos, veja!

1. Custo operacional

Quando um arquivo físico fica muito grande, é inevitável que a empresa precise contar com colaboradores que dediquem a maior parte de seu tempo, ou até mesmo fiquem plenamente na gestão dessas informações. Arquivar documentos não é simplesmente colocá-los em um local qualquer sem critério. É necessário classificar e acessar essas informações por vários motivos e, sendo assim, não se pode fazer isso sem um mínimo de avaliação e processo. E, com isso, há as despesas associadas aos salários e demais gastos com os funcionários que estiverem executando essas tarefas.

2. Morosidade interna

Um custo que muitas vezes não é percebido pelas empresas, mas que é sim muito representativo, é o da perda de tempo. Quando uma informação que está em um arquivo físico se faz necessária, pode ser que haja uma demora excessiva para que consiga acessá-la, podendo até comprometer o andamento de projetos e a tomada de decisão.

3. Perdas

O custo associado a perdas pode ser inclusive imensurável. Se não houver registro de uma informação que existia apenas em meio físico e que foi perdida, por exemplo, por ter sido corroída por uma praga, a empresa pode enfrentar grandes problemas. Além de questões relacionadas ao atendimento de legislações governamentais, que podem resultar em multas penalidades, pode ser também que negócios deixem de ser fechados porque a companhia não conseguiu acessar determinados dados. Atualmente, existem alternativas para a guarda e gestão documental. A terceirização desse processo pode ser realizada, nomeando um fornecedor para que faça a guarda dos arquivos físicos e a digitalização das informações para uso no dia a dia. É uma opção com excelente custo-benefício, que resolve a questão da utilização do espaço demandado por um arquivo físico, ao mesmo tempo em que aumenta a segurança e facilita o acesso. A eBox Digital é uma empresa atuante nesse setor e nós podemos te ajudar com toda a organização, indexação e digitalização de acervos físicos. Para saber mais a respeito, não deixe de entrar em contato conosco!