Arquivos contábeis: 3 dicas para realizar a digitalização

Neste artigo o objetivo será explicar para os gestores a importância de realizar a digitalização de arquivos contábeis, com algumas boas dicas que mostrarão como é importante realizar esse processo para a guarda segura dos documentos da contabilidade da sua empresa. Com a leitura você conseguirá compreender as suas etapas e ainda como efetuar uma gestão assertiva da documentação digitalizada.

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Qual é a importância da digitalização de documentos contábeis?

Os arquivos contábeis são documentos importantes que o contador necessita guardar para eventuais consultas ou comprovação dos pagamentos das taxas e dos tributos dos seus clientes.

Porém, esse processo poderá ser muito mais simplificado e seguro com a digitalização dos documentos contábeis, pois não correrá o risco da perda do documento físico, bem como o acesso ao mesmo ficará muito mais fácil e rápido nas conferências necessárias a serem realizadas.

Os documentos digitais nada mais são do que a representação digitalizada do documento físico, impresso em papel. A importância de conseguir digitalizar os arquivos contábeis vai além de adotar a prática no escritório de contabilidade, devido ao fato deste hábito ser crescente e ainda, proporcionar vantagens ao processo de transformação digital, com as seguintes vantagens:

• a melhoria na produtividade com mais simplicidade;
• a redução de custos e da disponibilidade de espaço para o arquivamento;
• a maior segurança dos dados e a integridade dos arquivos com mais privacidade.

3 dicas boas para a realização do processo digital de documentos

Abaixo, falaremos sobre algumas dicas para que você consiga realizar a digitalização dos seus arquivos contábeis sem dor de cabeça. São elas:

1. o funcionamento do processo deve garantir a rastreabilidade e a auditabilidade do documento, além de ser compatível com outros sistemas;
2. o sistema deve garantir a proteção e preservar a integridade dos documentos, seguindo etapas, como: criação de subpastas e de um padrão de nomeação dos arquivos, efetuar cópias de segurança e proteger as pastas com senhas;
3. fazer o gerenciamento dos documentos digitais, mantendo a preservação dos mesmos até o fim da vigência do assunto, pelo tempo necessário ou por tempo permanente. Como também descartar aqueles documentos físicos que não precisam mais de arquivo ou que não contenham algum conteúdo de valor histórico.

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Vimos neste artigo a importância de digitalizar documentos e quantos são os benefícios trazidos para a empresa. Desta forma, a sua rotina documental ficará muito mais bem organizada e também alinhada aos processos de consulta para as devidas comprovações de pagamentos, mantendo a sua idoneidade em dia.

Sem contar que a acessibilidade aos documentos digitais é muito mais facilitada e dinâmica, mantendo a gestão documental sempre assertiva e aumentando também a produção da equipe na procura pelo documento que poderia levar muito mais tempo e dar mais trabalho.

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