Assinatura eletrônica de documentos: guia completo para você entender

As novas tecnologias avançaram e as atividades organizacionais se atualizaram para acompanhar o desenvolvimento do mercado e da competitividade. Com isso, o mundo digital tomou conta das empresas em inúmeros aspectos, o que fez com que as instituições pudessem investir cada vez mais em técnicas digitais, como a assinatura eletrônica, por exemplo.

A assinatura eletrônica vem se tornando uma ferramenta indispensável para as empresas. Afinal, em tempos modernos, trabalhar somente com documentos físicos é uma tarefa burocrática que está ficando para trás. Chega a ser um trabalho desmotivador, já que a maioria dos profissionais já está alinhado às novas tecnologias. 

Neste artigo, vamos apresentar as principais informações para você saber mais sobre assinatura eletrônica de documentos. Continue a leitura e confira!

O que é assinatura eletrônica e qual a sua origem?

A assinatura eletrônica é uma ferramenta inovadora utilizada para atestar a validade de um documento feito de forma online. Para isso, ela usa um código combinado entre um emissor e receptor, que permite acesso ou desbloqueia informações disponíveis online, sendo indispensável para resolver diversos tipos de compromissos, como confirmações, autorizações, solicitações e outros documentos que somente a pessoa pode decidir e ratificar por meio de assinatura.

A ferramenta também apresenta validade jurídica e é usada de maneira fácil, segura e não tem necessidade de certificação digital. Para que a autenticidade e a integridade dos documentos sejam garantidos, é necessário tecnologias de ponta em uma plataforma ou software.

Ela surgiu em meados da década de 1990, com o crescimento das tecnologias digitais e a necessidade de garantir segurança e autenticidade de transações feitas online. No entanto, foi só nos anos 2000 que a assinatura eletrônica começou a ganhar reconhecimento legal e a ser adotada de maneira mais ampla. 

Nos Estados Unidos, por exemplo, foi promulgada a Lei de Assinaturas Eletrônicas (ESIGN), estabelecendo a primeira legislação sobre o assunto. Desde então, as tecnologias têm continuado a se desenvolver e a se expandir para diversas áreas de negócios e transações online.

Quais os seus objetivos?

A assinatura eletrônica chegou para facilitar a vida das pessoas em diversos aspectos. A assinatura de uma pessoa é uma ação intransferível e que tem grande valor. Na maioria das vezes, as pessoas precisam se dirigir ao local para poder dar ciência e validar algum documento por meio da sua assinatura de próprio punho. Essa prática requer tempo, deslocamento e até gasto no trajeto.

O objetivo da assinatura eletrônica é oferecer a possibilidade de uma pessoa assinar um documento sem se deslocar e garantir a segurança do seu nome e do documento que foi assinado a distância. Ou seja, é um registro que atesta a autoria ou a aprovação do conteúdo de um documento em formato digital, fechando o acordo entre as partes. Por meio de técnicas que atuam eletronicamente, são coletadas evidências capazes de comprovar a identidade do emitente da assinatura e a integridade do documento.

Na prática, podemos dizer, por exemplo, que ao invés de assinar um papel, o recebedor da encomenda utiliza uma caneta específica ou até o próprio dedo para assinar um documento na tela de um celular ou outro dispositivo móvel.

Qual a sua utilidade e como as empresas podem se beneficiar com a ferramenta?

A assinatura eletrônica trouxe mais praticidade para as tarefas de rotina das mais diversas áreas de atuação, como administrativa, educação, financeiro, comercial, seguros, imobiliário, recursos humanos e outros segmentos que desejam aderir a essa inovação.

Ela é útil para facilitar a conclusão de documentos que precisam de uma assinatura rápida para que o documento seja validado, como contratos de locação, prestações de serviços, assinatura em formulários e relatórios, propostas de seguros, termos de autorização, entre outros documentos.

Outra grande utilidade que as organizações têm ao utilizar assinatura eletrônica é potencializar o seu poder de avançar, com mais agilidade e precisão, ao resolver as suas negociações. Essas atuações fazem com que a empresa saia na frente dos seus concorrentes que ainda não utilizam essa tecnologia, e se destaque no mundo dos negócios.

Independentemente do ramo de atuação, todas as empresas criam e validam documentos diariamente — isso vale até mesmo para as de menor porte. Dessa forma, o uso de arquivos digitais no contexto corporativo é fundamental, porque otimiza a realização de trâmites legais e a rotina de vários setores, especialmente os que lidam com um volume maior de informações documentais, como o Departamento de Pessoal.

Como a assinatura eletrônica é feita?

Antes de tomar a decisão de implementar assinatura eletrônica na sua instituição, é necessário saber que você pode optar entre assinaturas simplificadas, avançadas ou qualificadas. Para aderir a esse benefício para a sua empresa, é importante averiguar no mercado uma empresa que tenha referência no mercado.

Plataformas modernas e que têm tecnologias digitais avançadas prestam esse serviço de forma diferenciada. Para que uma assinatura eletrônica simplificada possa acontecer, é necessário que o arquivo eletrônico, ou seja, o documento, esteja ligado a outro dado eletrônico como forma de autenticação. Em alguns casos, o histórico de todo o processo das transações ficam em um Log de assinaturas anexado ao documento finalizado.

Quais mecanismos podem ser utilizados?

Para garantir a integridade e seguridade, a plataforma registra diversas formas de autenticação do signatário. Ela pode ocorrer ao apresentar o endereço do e-mail e, esse é confirmado por meio do código-token; telefone celular, confirmado pelo código-token que é enviado via SMS ou SMS fonado; endereço de IP; nome e CPF, que são confirmados pela Receita Federal.

Existem também outros formatos de autenticação, como por meio de senhas. Nesse caso, a pessoa realiza o login no sistema e digita uma senha que já vem definida. Caso o usuário deseje, a senha pode ser redefinida a qualquer momento.

O que diz a lei no Brasil?

Provavelmente, você deve estar se questionando se essa alternativa apresenta validade jurídica? A resposta é sim — e mesmo sem utilizar o certificado digital na transação, que é um recurso próprio da assinatura digital. 

A Lei 14.063, de 23 de setembro de 2020, alterou algumas leis anteriores e a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Foi sancionada pelo ex-presidente da república Jair Bolsonaro, sendo considerada um grande avanço para pessoas e gestores que têm uma gama de diversas negociações em suas rotinas de trabalho.

O objetivo da alteração é dar dimensão aos documentos, para que possam ser validados em formato digital ao utilizar assinatura eletrônica. O intuito é que essas assinaturas mantenham a sua validade jurídica. Por isso, a alteração da lei tornou a assinatura eletrônica mais ampla e com mais opções de uso. Isso ocorreu ao serem criadas as três modalidades de assinaturas: a simples, a avançada e a qualificada, que explicaremos à frente.

 A lei foi criada para intensificar a interação entre órgãos e instituições, para facilitar os andamentos dos processos. Conheça na íntegra algumas regras e procedimento do artigo 2º sobre o uso da assinatura eletrônica:

• Inciso I: interação interna dos órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos Poderes e órgãos constitucionalmente autônomos dos entes federados;
• Inciso II: interação entre pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito privado e os entes públicos de que trata o inciso I do caput deste artigo;
• Inciso III: interação entre os entes públicos de que trata o inciso I do caput deste artigo.

Portanto, a legislação brasileira vigente respalda o uso da assinatura eletrônica para as mais diversas finalidades, considerando-a como um recurso válido, assim como as assinaturas à caneta. 

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

É muito comum achar que as assinaturas eletrônica e digital são iguais e se referem a uma só ferramenta. Contudo, os dois formatos apresentam algumas diferenças e é necessário levar isso em consideração na hora de escolher qual tipo mais adequado às necessidades do seu negócio.

Por isso, para que você possa adotar o melhor tipo de assinatura na sua organização, é preciso conhecer bem a diferença entre as duas e saber os pontos essenciais que as diferenciam. Veja a seguir!

Assinatura eletrônica

Por ter menos peculiaridades, a assinatura eletrônica é mais aconselhável para as transações que não têm grandes proporções de riscos. Elas são mais indicadas em casos que o signatário seja pessoa física, podem ser usadas também, nos processos internos que necessitam de simples registro de aprovação nas organizações.

Entre as diversas características que assinatura eletrônica contém, ela se apresenta também, em formato mais amplo, ou seja, em diversos tipos, como:

• Assinatura Simples: é considerada a modalidade básica entre elas, não é necessário certificação digital, pois o assinante é reconhecido pelo nome completo e pelo CPF;
• Assinatura Avançada: tem um grau de segurança mais elevado que a simples, exige certificado digital, mas não necessariamente do ICP-Brasil;
• Assinatura Qualificada: é considerada a mais segura entre as três, pois o assinante utiliza certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

Uma das maiores diferenças entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital, é que a assinatura eletrônica oferece mais celeridade e é muito mais prática que a assinatura digital. Ao utilizar uma plataforma bem estruturada, a assinatura eletrônica já nasce com segurança e integridade, permitindo mais possibilidades de registro. 

Assinatura digital

A assinatura digital exige mais recursos para acontecer, ou seja, é mais burocrática. Requer um processo maior por ter a necessidade de um certificado digital, que precisa ser homologado em órgão oficial para ser validada.

Ela é permitida para fazer a autenticação de documentos eletrônicos de qualquer tipologia ao utilizar chaves criptografadas de um certificado digital. Para algumas atividades mais exigentes, como o fornecimento de nota fiscal eletrônica, a assinatura digital é obrigatória. Por não ser tão diferenciada da assinatura eletrônica, são utilizados os mesmos meios para fazer a autenticação, como token, SMS e voz e senha.

A assinatura digital é mais equiparada à assinatura pessoal, ou seja, assinatura de punho. Por esse motivo, é a mais indicada em casos de documentos que requisitam maior segurança judicial. É a mais indicada nas negociações com valores financeiros elevados, pois são mais suscetíveis a riscos.

Quais as vantagens de aderir a esse tipo de assinatura?

A assinatura eletrônica foi criada para trazer benefícios para gestores, funcionários, empresas, órgãos públicos e cidadãos. Por meio dela, foram conquistadas diversas vantagens que transformaram o dia a dia ao receber privilégios, como:

• segurança: a assinatura eletrônica é assegurada por meio de diversos bloqueios tecnológicos que a torna segura, íntegra e confiável;
• mobilidade: acessar ou realizar assinaturas eletrônicas tornou-se uma ação mais prática. Elas podem acontecer por meio de diversas tecnologias, como smartphones, tablets, notebook, ou em qualquer lugar que tenha internet;
• agilidade: a assinatura eletrônica é desburocratizada, isso agiliza assinatura de forma prática, sem que a pessoa se desloque para confirmar sua decisão em alguma negociação;
• sustentabilidade: diminui a quantidade de elaboração de documentos, como relatórios, contratos impressos para coletar assinaturas. Isso diminui o impacto ambiental;
• redução de custos: ao eliminar documentos físicos, impressões e envio, há uma queda significativa de custos para a empresa.

O que considerar ao adotar uma plataforma de assinatura eletrônica?

Existem diversos sistemas de gestão que trazem essa ferramenta como parte de seu escopo. Entretanto, é importante estar atento para algumas características que eles devem apresentar para que sejam seguros e legais. 

Primeiramente, conte com uma plataforma robusta, intuitiva, rápida e altamente segura para que você consiga autenticar seus documentos sem se preocupar. Além disso, escolha aquela que seja facilmente integrada a outras ferramentas de gestão utilizadas no dia a dia da empresa. Além de facilitar o processo de onboarding e de autenticação, ajudará a aumentar a produtividade dos colaboradores.

Para garantir o suporte necessário durante todo o ciclo de vida do sistema, o fornecedor deve ser bastante confiável. Nesse caso, escolha um parceiro que tenha boa reputação no mercado e que ofereça o tipo de suporte que você necessita, antes, durante e depois da implementação. 

Como você pôde observar, a assinatura eletrônica de documentos pode oferecer diferenciais e benefícios para organizações que desejam ver o seu negócio alavancar por meios digitais modernos. A assinatura eletrônica realizada pela eBox Digital, por exemplo, acontece quando um arquivo eletrônico é ligado a outro dado como método de autenticação. O histórico da transação fica registrado em um log de assinaturas, anexo ao documento finalizado.

Achou interessante conhecer como a assinatura eletrônica pode facilitar a rotina dos trabalhos da sua organização? Então, veja como a eBox Digital pode ajudar a sua empresa a implementar assinatura eletrônica no seu negócio.