Gestão de documentos: saiba até quando guardar guias de impostos

Se a sua empresa não tem o hábito de guardar registros fiscais e guias de pagamento, saiba que você corre o risco de ter sérias dores de cabeça no futuro. A correta gestão de documentos é uma das principais áreas com as quais os negócios devem se preocupar.Isso porque existem leis que exigem a comprovação dos recibos, seja para fins tributários, previdenciários ou trabalhistas. Caso o contribuinte não seja capaz de certificar a quitação legal de certos arquivos, pode pagar multa ou até se envolver em processos.Ao mesmo tempo que é de extrema importância guardar esses documentos, a empresa também precisa saber quando pode se desfazer de papelada a fim de manter somente os registros que tenham funcionalidade. Neste material informamos por quanto tempo você deve guardar guias de impostos para que não tenha problemas desnecessários. Confira!

Documentação tributária

Comprovantes de quitação de tributos federais e contribuições previdenciárias devem ser mantidas sob guarda da empresa pelo período de 5 anos. Decorrido esse tempo, o Fisco não pode mais exigir essas comprovações do contribuinte. Alguns exemplos são:

• Imposto de Renda — IR;
• Programa de Integração Social — PIS;
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social — Cofins;
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido — CSLL;
• Simples Nacional;
• Notas fiscais, recibos e outros comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• sistemas eletrônicos de dados de escrituração contábil ou fiscal ;
• declarações — DIRF, DIPJ, DCTF;
• Declaração Anual do Simples Nacional — Dans;
• Declaração de Ajuste Anual e comprovantes de lançamentos.

Documentação trabalhista e previdenciária

Os documentos trabalhistas devem ser mantidos pelo prazo de 5 anos para trabalhadores rurais e urbanos, até o limite de 2 anos após a extinção do contrato de trabalho. Para trabalhadores menores de 18 anos não existe um prazo prescricional — nesses casos, a contagem dos 5 anos deve iniciar após o colaborador completar a maioridade.Com relação aos previdenciários, apesar da Lei nº 8.212/1991 que estipulava o prazo de 10 anos de guarda não estar mais em vigor, algumas outras normas ainda exigem esse limite para o arquivamento dos documentos. Portanto, os documentos que devem ser mantidos por 5 anos são:

• contribuição sindical — GRCSU;
• recibo de pagamento de salário, férias, 13º salário e controle de ponto;
• Relação Anual de Informações Sociais — Rais;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — Caged;
• Contribuição Previdenciária — GPS.

Já os seguintes documentos devem ser mantidos por 10 anos:

• Folhas de pagamento;
• Comprovante de entrega do GPS ao sindicato;
• Sistemas eletrônicos de dados previdenciários e trabalhistas.

É importante notar, ainda, que os documentos referentes ao termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão ou aviso prévio devem ser mantidos por 2 anos.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

Os seguintes comprovantes relativos aos pagamentos do FGTS devem ser mantidos por 30 anos:

• FGTS;
• guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social — GFIP;
• guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social — GRFC.

Tempo indeterminado

• contrato de trabalho;
• ficha ou livro de registro de empregado;
• livros: Diário, Razão, Registro de Segurança, Inspeção do Trabalho, CIPA;
• recolhimentos previdenciários do contribuinte individual.

Facilitando a armazenagem de documentos

Como você viu, guardar toda a documentação exigida pelas leis pode somar caixas de papéis, ocupando muito espaço físico na sua empresa. Medidas desorganizadas podem, ainda, fazer com que os arquivos se percam ou se deteriorem pela acomodação ou manuseio inadequados.Para aumentar a produtividade do seu negócio e otimizar o tempo para a busca de documentos, você pode contar com uma empresa especializada em guarda e gestão documental. Dessa forma, você tem um parceiro que armazena e organiza todos os seus arquivos físicos e digitais, oferecendo identificações rápidas de qualquer documento e, principalmente, deixando você com espaço físico livre, gerando mais economia para o seu bolso.A gestão de documentos é algo que requer bastante atenção dos gestores e, ignorar as especificações da lei pode deixar a empresa frente à problemas que poderiam ser evitados. Agora que você conhece os prazos para a guarda de guias de impostos, já pode deixar seu negócio dentro das normas brasileiras. Gostou deste post? Então, confira agora como a sua empresa pode se beneficiar com as soluções de GED!