Backup de documentos: tire as principais dúvidas sobre o assunto

Em um mundo cada vez mais digital, manter as informações protegidas tornou-se prioridade nas empresas, sobretudo devido ao grande volume de dados gerados diariamente.

Por esse motivo, realizar o backup de documentos é uma alternativa eficaz para o problema, já que algumas situações inesperadas podem ocasionar perda de dados e diversos prejuízos ao negócio. Basicamente, a ideia consiste em criar uma cópia de segurança em ferramentas fora do dispositivo utilizado, pois, em caso de acidentes, é possível recuperar os dados com mais facilidade.

Para que você saiba mais sobre o assunto, explicaremos, neste artigo, as principais dúvidas sobre o backup de documentos. Acompanhe a leitura e confira!

Como fazer o backup de documentos?

Quem já perdeu arquivos e dados importantes no computador e não teve a oportunidade de recuperá-los sabe a dor de cabeça que isso pode representar. Então, quando o assunto é segurança de informações, o backup é uma das melhores alternativas da tecnologia, que literalmente pode salvar anos de trabalho da sua empresa.

Para realizar este processo, o ideal é usar ferramentas que automatizem a realização do backup para tornar a operação mais segura, pois, quando realizado manualmente, podem ocorrer falhas humanas.

Em geral, essas ferramentas disponibilizam recursos essenciais para fazer cópias de segurança, como: agendamento de backup de documentos, compactação de arquivos para economizar espaço, criptografia, entre outros. Além disso, é possível otimizar esses recursos para não prejudicar o desempenho dos demais sistemas que estão em execução.

O backup é dividido em físico ou em nuvem, que pode ser feito por meio de pen drives, HD externos e servidores online. Além disso, existem quatro tipos de cópias de segurança:

• Completo: todos os arquivos do sistema são copiados;
• Incremental: somente os arquivos que foram modificados em relação ao último são copiados;
• Diferencial: realiza uma cópia de todos os dados alterados desde o último backup completo.

 Nesse caso, as principais distinções entre elas é o espaço exigido, o tempo para realização de cada procedimento e a maneira de recuperar as informações em caso de perda de arquivos.

Com que frequência o processo deve ser realizado?

Basicamente, a frequência de realização do backup depende de algumas variáveis. Quando há trabalho contínuo nos servidores, o recomendado é que seja diário. No caso de uma atualização do sistema ou do software, é preciso realizá-lo antes da instalação para prevenir possíveis falhas resultantes das atualizações.

Outro aspecto determinante são as exigências do RPO (Recovery Point Objective ou Objetivo do Ponto de Recuperação em sua tradução). Eles estabelecem quais são os recursos básicos a serem salvos, que, em geral, são aqueles que garantem a manutenção do serviço. Assim, caso esses recursos sofram alterações constantemente, a frequência de backups deve ser maior.

Portanto, o hábito de realizar backups dos arquivos deve ser regular. O ideal é a cada semana ou por mês, ou sempre que receber documentos importantes. Além de evitar perda de arquivos, isso permite a comunicação eficaz entre os setores e o andamento do trabalho.

Outro ponto importante é ter muito cuidado com as soluções de armazenamento físico, como HD externo e pen drive, pois, com o passar dos anos, eles podem quebrar ou mesmo ter problemas. Por isso, o recomendado é substituí-los de vez em quando para garantir que não falhem e você perca seus arquivos futuramente.

Quais são as formas de fazer backup?

Realizar backups com frequência de modo manual é extremamente trabalhoso e pode gerar muitas falhas. Por isso, o ideal é utilizar ferramentas de automação para esse processo.

Sabemos que os computadores, por si só, apresentam uma capacidade limitada de armazenar informações. Dessa forma, a maioria dos sistemas operacionais, como o Windows, contam com assistentes nativos que pode auxiliar nessa atividade.

Porém, também existem outras formas de fazer o backup de documentos. A seguir, separamos algumas delas, confira!

Nuvem

O armazenamento em nuvem é um serviço totalmente online no qual os documentos são salvos em um servidor, ou seja, fora de um aparelho físico, que permite o armazenamento de dados.

Além de ser bastante seguro, o backup na nuvem permite maior facilidade na hora de acessar as informações em qualquer outro computador ou dispositivo móvel, como tablets e celulares.

Com esse recurso, é possível realizar cópias de segurança de documentos, fotos e vídeos salvos em diversas ferramentas, assim como criar pastas sincronizadas, isto é, elas ficarão disponíveis no seu computador e na nuvem, e tudo o que for colocado lá será copiado para o servidor.

Pen drive

Os pen drives são pequenos dispositivos físicos e portáteis, que funcionam na maioria dos computadores, apresentando uma operação simples e de fácil manuseio dos arquivos. Eles se conectam ao computador por meio de uma entrada USB para gravar os dados, que são enviados em série para um circuito que decodifica as informações contidas nele.

No entanto, apesar de prático, o backup no pen drive requer muito cuidado e organização por parte do usuário. Afinal, se o armazenamento for de um número grande arquivos, será necessário um dispositivo com grande capacidade ou mais de um.

Além disso, como são portáteis, esses equipamentos podem ser facilmente roubados ou perdidos, e, ainda, não apresentar qualquer sistema de proteção.

HD Externo

Resumidamente, podemos dizer que o HD externo é um pendrive com uma capacidade bem maior, capaz de realizar cópias de todos os arquivos relevantes ou até mesmo do computador inteiro.

Trata-se de uma mídia externa que apresenta uma entrada USB e pode ser guardado em um local seguro. Para usá-lo, basta conectar o cabo ao computador e salvar os documentos desejados de forma manual.

A vantagem de utilizá-lo é que você pode transportar uma grande quantidade de documentos de uma só vez, e ainda pode acessar sem necessidade de se conectar à internet. Porém, apresenta os mesmos problemas do pen drive.

Sendo assim, é importante ressaltar que, seja qual for a forma que você escolher, ela deve conciliar segurança, confiabilidade e capacidade de recuperar os seus arquivos rapidamente.

Por que contar com uma empresa especializada?

Para que o processo de backup dos documentos seja seguro, efetivo e ágil, você pode contar com a ajuda de uma empresa especializada no ramo. Afinal, ao terceirizar esse serviço, fica mais fácil encontrar gargalos de segurança e corrigi-los antes que eles se tornem problemas maiores para a organização.

Lembre-se que investir em prevenção de riscos, aperfeiçoamento da gestão de documentos e em um plano personalizado para o seu negócio é a solução mais adequada. Nesse caso, a e-Box Digital pode ser a alternativa ideal!

Trata-se de uma empresa de guarda e gestão documental que oferece produtos e serviços para armazenamento de documentos físicos e digitais de forma prática e segura. Além disso, apresentam soluções flexíveis que podem ser adaptados a necessidade de cada cliente.

Agora que você já sabe como funciona o backup de documento e como ele é importante, basta escolher a forma que melhor se adapta às suas necessidades. Entre em contato com a gente e veja como podemos te ajudar!