Como é feita a descaracterização de documentos? Entenda agora
Organização
A descaracterização de documentos é um processo necessário para evitar o acúmulo de informações desnecessárias. O armazenamento de arquivos sem validade afeta a gestão e atrapalha as rotinas dos colaboradores. Mas antes de começar a descartar é preciso ter certeza de que certas documentações não serão mais utilizadas para separá-las com segurança.
Os documentos têm prazos de validade diferenciados e não devem ser destruídos sem que haja um rígido controle de suas informações. Depois que o prazo de validade expirar, será necessário destruí-los de modo correto para evitar riscos. Aqueles que já cumpriram suas funções não precisam permanecer ocupando espaços físicos ou ambientes virtuais.
Deseja compreender a importância da descaracterização de documentos? Siga em frente!
Por quanto tempo é necessário guardar documentos nas empresas?
De acordo com o ordenamento jurídico brasileiro vigente, o tempo de validade dos documentos depende de sua importância e espécie. A temporalidade varia para pessoas jurídicas ou físicas, mas geralmente é de no mínimo 5 anos. Porém, há documentações que deverão ser guarda durante 20 ou 30 anos, tais como os atestados de saúde e guias de recolhimento de FGTS.
Porém, existem documentos que não têm data de validade, tais como os contratos de trabalho, livro de inspeção, fichas de registros de empregados, entre outros. Para evitar dúvidas a respeito do tempo de guarda, você poderá criar e utilizar uma tabela de temporalidade documental que contenha as informações principais e facilite a destruição dos arquivos.
Qual é a importância de destruir os documentos desnecessários?
Após ultrapassar o prazo de validade descrito nas legislações do nosso país, os documentos precisam ser eliminados por que já não serão mais úteis. Além disso, as documentações podem conter dados sensíveis que não devem ser acessados por terceiros. A destruição desses arquivos evita situações embaraçosas e impede a ocorrência de prejuízos futuros.
Como fazer o processo de descaracterização dos documentos?
É importante destruir essas documentações de forma que ninguém mais consiga acessá-las e utilizá-las de modo inadequado. Essa descaracterização de documentos deve ser realizada assim que o seu prazo de validade estiver vencido para assegurar o sigilo dos dados. Veja a seguir algumas dicas para iniciar o procedimento com segurança!
Coleta do material
Inicie coletando todos os arquivos que acredita estarem fora de sua validade. Entre esses materiais poderão estar papéis, DVDs, CDs, cartões, chips, pendrives etc. Aqueles que não permitirem ter os dados gravados apagados, terão que ser triturados para que fiquem em forma de partículas. Contudo, se houver possibilidade de recuperação das informações apagadas, elimine-os sem hesitar.
Documentos picotados ou prensados
Verifique a validade das documentações e separe aquelas que já podem ser eliminadas. Utilize um triturador de papel para tornar as suas informações inacessíveis, picote-os ou prense-os para assegurar o seu sigilo absoluto. A seguir, destine-os para uma empresa de reciclagem. Caso prefira, conte com uma especializada que realizará essa gestão documental.
Contrate uma empresa especializada
Uma parceira especializada poderá auxiliar a sua empresa durante o processo de descaracterização. Essas empresas são especialistas em organizar, digitalizar, identificar e indexar os arquivos que se tornam mais acessíveis aos colaboradores. A digitalização dos documentos físicos e o uso de um software melhora a gestão dos documentos e facilita a sua destruição.
Agora você já sabe como é feita a descaracterização de documentos! O aperfeiçoamento desses processos elimina perdas e evita desperdícios indesejados. Encontre a melhor maneira de realizar o descarte do seu arquivo morto para proteger os dados do negócio e evite prejudicar a natureza. Uma empresa especializada é uma ótima opção.
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