Como fazer a conservação de documentos de forma eficiente? Aprenda!

Há uma série de arquivos físicos que precisam ser armazenados por bastante tempo, até para atender requisitos legais. No entanto, nem todas as empresas dão a atenção necessária à conservação de documentos. Essas cópias estão sujeitas a diversas situações e cuidar para que sejam sempre preservadas pode evitar grandes prejuízos. Neste artigo, você encontrará algumas dicas de como fazer a conservação de documentos de maneira correta. Continue a leitura!

Por que é importante conservar documentos?

A conservação de documentos pode ser definida como a guarda e o cuidado dados aos registros textuais e visuais pertencentes a alguém ou a alguma organização. Também pode incluir os trabalhos de restauro para recuperar a integridade da informação. Documentos originais em papel estão sujeitos a vários fatores de degradação. Podem ser corroídos por pragas (fungos e traças), se tornar amarelados e ilegíveis em virtude da ação do mofo, sofrer com a variação climática etc. Além disso, há outras atividades mais bruscas que interferem na conservação, como incêndios, inundações ou roubos. Quando uma empresa perde um documento, independentemente do motivo, as consequências tendem a ser severas. Nos casos de guias que precisam ser guardadas por questões legais, a sua ausência pode implicar em multas. Isso sem falar em problemas corporativos devido a confusões geradas pela perda de atas de reuniões e outros contratos.

Como preservar corretamente os documentos?

Atualmente, a digitalização é uma maneira de facilitar o manuseio e de garantir backups das cópias. Dessa forma, os originais podem ser guardados em espaços dedicados ou em empresas terceirizadas, o que aumenta a segurança e simplifica o acesso, caso necessário. Além disso, pensando nos arquivos que você pretende deixar na própria empresa, é possível investir em outros aspectos.

Fatores ambientais

É muito importante estar atento às condições do espaço que você utilizará como arquivo. Muitas empresas acabam ocupando porões, salas externas ou andares diferentes. Quando fazem isso, não se preocupam com o gerenciamento do ambiente, o que acaba transformando esses lugares em meros depósitos. Nesses casos, diversas questões podem acontecer sem serem percebidas a tempo. O ambiente pode ter alguma infiltração, incidência direta de sol por períodos prolongados ou acumular poeira. Tudo isso será extremamente prejudicial à conservação.

Fatores externos

Há empresas que até têm locais apropriados para a armazenagem dos documentos, mas sua utilização não é a mais correta. É preciso contar com pessoal especializado para fazer o manuseio, já que apenas profissionais habilitados devem realizar a gestão. Além da questão da organização, que pode se perder quando qualquer pessoa acessa o arquivo, há o problema de limpeza das mãos quando alguém entra com alimentos nesses espaços. Isso favorece a proliferação de pragas ou de fungos que constituem uma ameaça silenciosa. Quando sua presença for percebida, pode ser tarde demais. Para fazer a conservação de documentos de maneira correta é preciso observar todas essas questões, incluindo os fatores que contribuem para a deterioração, como a iluminação, o arejamento, a umidade e o manuseio. Também é importante considerar o uso da digitalização no dia a dia, bem como a contratação de uma empresa especializada na gestão de documentos. Gostou deste conteúdo? Então, aproveite para seguir nossas redes sociais e ficar por dentro de todas as novidades. Estamos no LinkedIn e no Facebook!