Como fazer a restauração de documentos físicos? Aprenda!

Você sabe qual a importância da restauração de documentos físicos? Sabia que esse é um processo que faz parte da rotina de muitas empresas e pode ser uma solução definitiva para a perda de arquivos antigos?

O papel está sempre passível à deterioração, por conta da sua natureza frágil e orgânica. Com isso, se ele for produzido, manuseado e armazenado impropriamente, o seu tempo natural é reduzido. Esses papéis no mundo empresarial são chamados de documentos e muitos deles precisam ficar armazenados por prazo indeterminado, conforme a legislação brasileira.

O lado bom disso é que podemos contar com a restauração de documentos mesmo após a sua degradação. Pensando nisso, separamos este material para explicar mais sobre esse recurso. Boa leitura!

Como conservar os documentos?

A maioria dos documentos é feita de papel. Com o passar do tempo, esses papéis começam a sofrer uma deterioração natural, causada por diversos fatores. Isso acontece desde a criação do papel e obrigou a sociedade a procurar algum meio eficiente de conservá-los.

Ao longo dos anos os materiais foram melhorados e novas formas de conservação foram desenvolvidas. Atualmente, as três formas principais de manter documentos bem conservados são: restauração, prevenção e a conservação em si.

Restauração

A restauração envolve os processos técnicos específicos, que têm como objetivo a estabilização dos danos físicos ou químicos causados no documento, além da intervenção total nos arquivos que já estão degradados. Ela visa reverter os estragos feitos sem que isso comprometa a integridade final das informações.

Preservação

Como o próprio nome sugere, a preservação envolve a criação de processos e ações estratégicos — que todos os colaboradores precisam conhecer e adotar — para garantir a integridade e a perenidade dos documentos importantes da empresa. Isso pode envolver campanhas de conscientização, criação de normas para manuseio de arquivos, dentre outras soluções.

Conservação

A conservação envolve medidas de proteção e prevenção à deterioração. Ou seja, ela busca identificar as causas de degradação e adotar ações que ajudem a controlar uma determinada situação. Dentre as soluções mais comuns estão a limpeza e o armazenamento — e manutenção — correto das instalações e dos arquivos regularmente.

Quais são os elementos que degradam os papéis?

Existem várias coisas que podem gerar a degradação de um documento a curto, médio e longo prazo. Essas causas geralmente são relacionadas com impactos de influências internas e externas.

Os elementos internos estão ligados diretamente à composição do papel, como tipo de encolagem e fibras, partículas metálicas, resíduos químicos, dentre outros componentes. Já os elementos externos têm relação com os agentes biológicos e físicos aos quais os papéis podem estar expostos, como temperatura, umidade, radiação ultravioleta, manuseamento incorreto, insetos, roedores, dentre outros.

Qual a importância da digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é um processo que surgiu para tornar o armazenamento de informações ainda mais eficiente e seguro. Muitas empresas já contam com esse tipo de solução para manter cópias digitais dos seus arquivos mais importantes. Isso evita a perda total em caso de degradação.

Além disso, ainda é possível realizar uma digitalização total dos arquivos do seu negócio, mantendo em formato físico apenas os documentos exigidos por lei. Essa é a solução perfeita para quem busca implantar uma gestão eletrônica.

Dentre as vantagens da digitalização estão a economiza de recursos e insumos, mais agilidade na procura e acesso a informações, aumento da produtividade, redução do espaço físico para arquivos, otimização nos processos internos, mais segurança para os seus dados e muito mais.

Como fazer a restauração de documentos?

O dia a dia das empresas é muito corrido, fazendo com que os colaboradores não tenham o tempo hábil necessário para os processos de conservação e preservação desses arquivos. Por isso, muitas vezes, é importante saber a hora de contar com uma equipe especializada para fazer uma restauração adequada dos documentos e não perder certos dados.

Mas como esse processo de restauração funciona na prática? Confira a seguir a explicação passo a passo que preparamos para você entender como os arquivos devem ser cuidados.

Higienização

O primeiro passo de qualquer restauração é realizar a higienização do papel. No caso de documentos, você vai precisar passar um pano seco para retirar a poeira concentrada ali. Depois, com a ajuda de um algodão, passe em todo o papel a borracha tipo TKS ralada, com leves movimentos circulares. Se ainda permanecerem alguns pontos escuros causados pelo envelhecimento do papel, você pode retirá-los com o auxílio de um bisturi.

Se você precisa restaurar um livro, é necessário passar um pincel com movimentos leves em toda a folha para tirar o pó. Então, com a ajuda do bisturi, você consegue retirar os pontos escuros mais significativos do papel. Caso necessite, o livro pode ser desmontado para fazer a higienização e retirada da cola dos cantos das folhas.

Reparos e planificação do papel

Esse momento é o que precisa de maior atenção e delicadeza nos processos. Então tenha em mãos os equipamentos adequados para auxiliar nessa missão, como pincel, cola à base de carboxi metil celulose e papel japonês de gramatura na tonalidade mais próxima ao documento original.

É importante contar com um local tranquilo e apropriado para realizar essa atividade. Afinal, esse é um trabalho delicado que exige concentração em todas as etapas. Qualquer erro pode ser fatal.

Caso seu documento esteja somente “amassado”, você pode aplicar a cola em toda a sua superfície com a ajuda do pincel, tentando deixá-lo o mais liso possível. Se o documento apresenta pequenos rasgos, você pode colar o papel japonês. Contudo, se faltarem pedaços no seu documento, é necessário fazer o enxerto com o papel de gramatura.

Após realizar o processo, é interessante prensar o papel com a ajuda de objetos pesados. Feito isso, é só esperar de um dia para o outro, para que a cola seque bem. Depois, tire o objeto e verifique se ele está em condição de uso.

Por que contar com uma empresa especializada?

Como você pôde perceber, é possível fazer a restauração de documentos físicos, só que seu processo é muito criterioso. Por isso é essencial contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço, que será capaz de fazer todos os reparos com eficiência, sem danificar o arquivo.

Um processo de restauração feito incorretamente pode trazer o resultado contrário ao esperado, inclusive inutilizando de vez o arquivo. Lembre-se disso antes de entregar as informações do seu negócio nas mãos de "qualquer pessoa" sem experiência no assunto.

Para os cuidados mais básicos, que devem ser feitos regularmente, o aconselhado é adotar medidas de conservação e preservação dos documentos. Os processos mais comuns são a higienização de tempos e tempos e manutenção dos locais de armazenamento com a temperatura entre 18 e 22 °C e a umidade relativa entre 45% a 55%.

A eBox Digital é uma empresa dedicada ao armazenamento seguro e gestão de documentos, sejam eles digitais ou físicos. Tem flexibilidade nos serviços para atender diversos tipos de necessidade, portanto vale a pena conhecer.

Bem bacana, não é mesmo? Você aprendeu neste artigo que a restauração de documentos físicos é um processo meticuloso que pode trazer resultados incríveis! Mas nada supera a prevenção aos danos, certo? Por isso é importante manter todos os cuidados e estar atento às dicas que podem auxiliar na conservação das informações mais importantes do seu negócio.

Ainda tem dúvidas ou quer saber mais sobre os processos de restauração de documentos físicos? Entre em contato com a gente e fale com um dos nossos especialistas no assunto.