Como fazer o armazenamento de dados fiscais de forma segura?

Armazenar dados fiscais de uma empresa com organização e segurança é um fator essencial para garantir o sucesso de uma estratégia de gestão, além de ser um requisito indispensável para se tornar competitivo no mercado.

No entanto, o grande volume de informações geradas diariamente pode tornar essa tarefa um pouco difícil. Uma alternativa viável para resolver esse problema é adotar soluções tecnológicas, que contribuem para a melhoria do espaço e acessibilidade dos dados, a exemplo do armazenamento na nuvem.

Quer saber como realizar o armazenamento de dados fiscais de maneira segura? Acompanhe nosso post e conheça a importância de armazená-los corretamente.

As diferentes formas de armazenamento de dados fiscais

Com as novas tecnologias, os arquivos fiscais têm natureza digital, dispensando o uso do papel. Assim, é um recurso que simplificou as atividades da gestão.

A legislação tributária define que os documentos fiscais sejam anexados em arquivo digital, no padrão XML, tanto pelo emissor quanto pelo receptor, para que, quando requisitados, possam ser fornecidos ao Fisco.

Alguns documentos fiscais, como nota fiscal e conhecimento de transporte, por exemplo, só são válidos em sua versão digital. Por isso, o armazenamento físico não é uma boa opção.

Nesse caso, a utilização do armazenamento em nuvem oferece vantagem aos gestores fiscais para realizar um planejamento tributário sob medida para a organização.

A importância de armazenar dados de modo seguro

Manter a integridade dos dados, garantindo que eles estejam seguros, é um aspecto fundamental para a gestão de dados empresariais. Nesse cenário, escolher onde e como serão armazenados os documentos fiscais é extremamente importante para alcançar tal objetivo.

O uso de recursos analógicos ou de arquivos físicos, por exemplo, além de impossibilitar o compartilhamento de informações entre a equipe e dificultar o processo de assinaturas e de elaboração de relatórios, oferece diversos riscos, como perda, acidentes, extravios ou desgaste pelo tempo.

Os benefícios do armazenamento na nuvem

O armazenamento e a manutenção dos documentos fiscais são importantes não só para fins de auditoria da Receita Federal, como também para o controle interno, permitindo que erros sejam rapidamente corrigidos e otimizando a gestão dos documentos. Separamos os principais benefícios do armazenamento de dados fiscais em nuvem. Confira, a seguir!

Segurança de dados

Sem dúvida, a segurança das informações é o ponto mais importante a ser levado em consideração. Pensando no armazenamento físico, uma simples falha no disco rígido ou algum problema com os arquivos, como poeira ou extravio, pode desencadear muitos danos nos dados armazenados, pondo em risco a integridade e a segurança das informações.

Com o armazenamento em nuvem, todos esses problemas são evitados, graças a infraestruturas tecnológicas mais avançadas de proteção. Com esse tipo de serviço, é possível autenticar o acesso aos dados, que são criptografados, e atualizá-los constantemente. 

Cruzamento de dados rápido e acessibilidade

Com os arquivos fiscais em nuvem, a empresa consegue realizar a conferência por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), para verificar se está faltando algum dado na entrega.

Além disso, dentro da própria organização, há uma necessidade de compartilhamento e cruzamento de dados de maneira rápida entre os diferentes setores, que, muitas vezes, dependem de informações comuns a dois ou mais departamentos.

Em apenas alguns segundos, é possível acessar facilmente a nuvem e cruzar dados, independentemente do local e da hora, inclusive por meio de dispositivos remotos. Isso permite economizar tempo no trabalho e garante produtividade para a empresa. 

Acesso veloz ao histórico

Além de proporcionar proteção aos documentos fiscais, a nuvem possibilita que a empresa analise as transações realizadas e o seu histórico de dados, para tomar decisões mais acertadas. Em caso de possíveis falhas, os arquivos permanecem intactos, já que o backup é efetuado automaticamente por rotinas auxiliares para manter a segurança das informações. Ou seja, o gerenciamento da nuvem deixa o processo tributário muito mais eficiente.

Agilidade

O modo como os dados são disponibilizados na nuvem influencia diretamente a agilidade e a eficiência da execução das tarefas. Afinal, com os dados fáceis de se acessar e armazenados com segurança, é possível gerar relatórios rápidos. 

Por fim, ao optar pelo armazenamento de dados fiscais em nuvem, você encontrará diversas opções no mercado, que proporcionam todas as vantagens mencionadas e o suporte adequado, sem espaços para preocupações com toda a parte burocrática.

Como fazer o armazenamento de dados fiscais

Algumas práticas podem ser adotadas para promover a eficiência no armazenamento de dados fiscais. Acompanhe as subseções a seguir e veja como tornar o procedimento seguro dentro do seu negócio.

Backups regulares

Mesmo que uma empresa não tenha um volume muito grande de operações, ela não deve se descuidar do backup dos seus arquivos. Isso porque os criminosos virtuais, ao contrário do que se possa imaginar, também miram bastante as suas ações em pequenos negócios, justamente por conta da quantidade maior de vulnerabilidades.

Nesse sentido, vale salientar que o backup de arquivos não pode ser feito em um único lugar. Além de armazenar as informações do negócio em servidores, é bastante recomendado usar a nuvem. Assim é mais seguro por conta da criptografia e é possível ainda fazer o backup de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana. Com isso, o procedimento passa a ser mais rápido e seguro.

Compliance

O compliance consiste basicamente em uma série de boas práticas que visam fazer o negócio estar em conformidade com as legislações vigentes. Além de avaliar riscos operacionais e desenvolver projetos de melhoria contínua na empresa, o compliance se preocupa com a segurança da informação.

Sistemas operacionais atualizados

Uma porta fácil para ações de criminosos virtuais é quando os sistemas operacionais estão desatualizados. Nesse sentido, é fundamental estar atento se o fabricante possui pacotes de atualização do sistema, uma vez que eles contam com correções de segurança responsáveis por reduzir o perigo de os sistemas internos da empresa serem invadidos.

Diante da correria do escritório e da quantidade de tarefas a serem entregues, muitas vezes com prazos apertados, é comum que os profissionais acabem por esquecer ou simplesmente ignorar a importância de manter os sistemas operacionais atualizados.

No entanto, é muito melhor que se fique por algum tempo parado esperando o sistema atualizar do que ter de lidar com problemas muito maiores no futuro, como uma invasão ou sequestro de dados, o que pode levar a empresa a prejuízos capazes de comprometer por completo a sua reputação e permanência no mercado.

Tecnologia da segurança

O Gartner, que é uma das consultorias de TI mais conhecidas do mercado, fez uma relação das principais tecnologias de segurança que podem ser usadas pelas empresas. Iremos falar sobre duas delas: CASB e navegador remoto. O primeiro significa Cloud Access Security Brokers e é empregado para gerenciar riscos quando os dados da empresa são armazenados na nuvem.

Já o navegador remoto é responsável por diminuir o perigo de URLs com conteúdo malicioso invadirem os sistemas da empresa e corromper ou sequestrar dados. Para isso, são utilizados os chamados servidores de navegação remota local ou na nuvem.

Automatização no acesso e armazenamento de dados

Quando a empresa automatiza o acesso e o armazenamento de dados, não só o nível de segurança tende a ser maior, mas também as tarefas são feitas em menos tempo e com mais precisão. Com isso, a equipe trabalha com elevada eficiência e produtividade, concentrando-se menos em tarefas burocráticas e mais no core business do negócio.

O armazenamento de dados fiscais é algo muito importante, independentemente do ramo da empresa. Por esse motivo, ele não pode ser esquecido. Atente-se a nossas informações e implemente-o corretamente.

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