Como tornar o fluxo de documentos mais inteligente em sua empresa?

Você sabia que um fluxo de documento mais eficiente pode interferir em toda a rotina do seu negócio? Isso porque grande parte dos processos dentro de uma empresa gera algum tipo de documentação, que deve ser utilizada nas próximas etapas.

Ao receber um produto de um fornecedor, por exemplo, é lançada uma nota fiscal de entrada, que precisa ser encaminhada para a logística e, depois, para a contabilidade. Por fim, o documento deve ser armazenado dentro dos prazos previstos em lei — que duram, em média, 5 anos.

Portanto, é imprescindível que sua empresa tenha um fluxo de documentos mais inteligente, para que a documentação chegue ao seu destino e não seja desviada. Afinal, a perda dela pode ter consequências tanto operacionais quanto legais, principalmente no caso de documentos fiscais. Quer saber como tornar esse processo mais eficaz? Confira o nosso post!

Como a gestão de fluxo de documentos funciona?

A gestão de fluxo de documentos se refere a todos os processos e ferramentas utilizadas para facilitar o acesso e o armazenamento de informações. O primeiro passo para ter sucesso nessa estratégia é realizar um mapeamento de toda a movimentação de registros dentro da sua empresa.

Com esse planejamento inicial, assim que receber um documento, o funcionário já saberá qual é o destino dele rapidamente. Depois, é hora de definir uma política de armazenamento, detalhando os locais, as categorias usadas para a organização, as permissões de acesso, os procedimentos de descarte etc.

Contudo, é importante ter em mente que, apesar de essenciais, essas etapas não são capazes de otimizar o fluxo sozinhas. Por isso, é essencial envolver toda a sua equipe nesse processo e adotar algumas boas práticas de gestão de informação na rotina da sua empresa.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão do fluxo de documentos?

Na verdade, o grande diferencial de um bom fluxo é a utilização da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), um sistema que é totalmente especializado na área. Com o uso desse tipo de software, você pode digitalizar os documentos e realizar o acesso online, facilitando a transmissão de dados.

Em vez de uma pessoa tirar cópias e entregar os documentos de mão em mão, será preciso apenas digitalizá-los uma vez e disponibilizar a todos os interessados. Além disso, um bom GED também tem ferramentas para a gestão de documentos físicos, que devem ser guardados conforme a regulamentação governamental. Assim, você poderá armazenar, organizar e indexar tanto os digitais quanto os físicos em uma mesma plataforma.

Quais as vantagens de um GED?

Um dos principais benefícios de um GED é a redução do risco de extravios ou perdas de papéis importantes, pois tudo é digitalizado e hospedado na nuvem. Entretanto, as vantagens não param por aí. A sua empresa ganha muito mais agilidade, visto que as buscas pelos documentos duram menos de um minuto. Com isso, um fluxo que demoraria algumas horas poderá ser concluído em segundos.

Também, há uma melhora na organização do escritório, reduzindo a papelada que fica espalhada nas mesas dos funcionários, por vezes, comprometendo a produtividade deles. Assim, você não terá nenhuma pessoa deixando de fazer uma tarefa por ainda esperar a entrega de um papel importante.

Atualmente, há empresas especializadas em ferramentas para a gestão do fluxo de documentos. Elas oferecem serviços muito completos, que vão desde a digitalização até a destruição eletrônica da documentação. Essas ferramentas são versáteis e podem ser inseridas em todos os departamentos, além de serem intuitivas e práticas — o que facilita a aceitação por seus funcionários.

Quais são as melhores práticas para otimizar o fluxo de documentos?

Ao chegar até aqui, você já percebeu que contar com um fluxo de documentos mais inteligente pode fazer toda a diferença na rotina da sua empresa e, consequentemente, nos resultados alcançados, certo? Contudo, como é possível fazer isso na prática? Para ajudar você com essa questão, a seguir nós listamos algumas dicas simples que, se colocadas em prática corretamente, vão contribuir para melhorar — e muito! — o fluxo de documentos no seu negócio.

Separação de documentos

Separar os documentos por tipo e data é o primeiro passo para manter um fluxo mais inteligente e otimizado. Afinal, os arquivos poderão ser encontrados e acessados de forma mais rápida sempre que necessário. É possível separar as informações de acordo com a sua área de interesse, ordem alfabética, frequência de uso e muito mais.

Organização de arquivos

É preciso ter um procedimento e uma política específicos para a organização de arquivos e sempre informar os seus colaboradores sobre o seu funcionamento. Quando toda a equipe envolvida conhece o sistema, fica muito mais fácil reduzir falhas e agilizar, até mesmo, os processos mais simples de gestão.

Armazenamento na nuvem

A tecnologia de armazenamento na nuvem veio para facilitar e trazer mais segurança para a gestão de documentos das empresas. Investir nesse tipo de solução torna o acesso a informações mais ágil e eficiente, além de evitar que dados importantes sejam perdidos ou corrompidos, em caso de arquivos físicos.

Software de gestão de documentos

Os softwares de gestão de documentos reúnem tudo o que você precisa para armazenar e gerenciar os arquivos da sua empresa em um único lugar. Existem diferentes soluções disponíveis no mercado e é possível ajustar os recursos de acordo com a demanda do seu negócio. Além disso, é possível ter um maior controle do acesso às informações, fazer buscas rápidas, dentre outras vantagens.

Digitalização de documentos

Por último, mas não menos importante, a digitalização de documentos já é uma prática comum na maioria das empresas que contam com um fluxo otimizado. Geralmente, as empresas que oferecem software de gestão também contam com esse tipo de serviço e, além de todas as vantagens do acesso digital, você ainda vai reduzir consideravelmente o consumo de papel.

Lembre-se de que, para alcançar resultados ainda mais eficientes, é essencial contar com a ajuda de uma empresa especializada em gestão de documentos. Afinal, ela vai saber como auxiliá-lo a otimizar o fluxo de documentos na sua empresa, tornando os processos mais inteligentes de acordo com as suas demandas e necessidades.

Ainda tem dúvidas ou quer saber mais a respeito das melhores ferramentas de gestão do mercado? Entre em contato com a gente e fale agora mesmo com um dos nossos especialistas no assunto.