Compliance de documento: qual sua importância e como implementar na empresa?

Nos últimos anos, a população acompanhou diversos escândalos envolvendo empresas que, por seus atos ou contratos, foram capazes de lesar gravemente a administração pública e terceiros. Isso fez com que o compliance de documento se tornasse tendência entre as organizações.

Nota-se, a partir desses eventos na história do país, também um enrijecimento de normas para coibir práticas contrárias às leis vigentes e, ao mesmo tempo, uma preocupação crescente por parte dos negócios em criar mecanismos internos capazes de identificar condutas ilegais.

Tendo em vista a importância da implementação de sistemas de controle para alinhar o regulamento interno às normas vigentes, elencamos alguns esclarecimentos sobre o compliance de documento. Confira!

O que é o compliance de documento?

Compliance é originário do termo da língua inglesa "to comply", e pode ser definido como uma ação em conformidade ou de acordo com determinada ordem estabelecida. Em termos práticos, significa agir segundo a lei ou um conjunto normativo.

No contexto empresarial, o compliance de documento pode ser entendido como a tentativa de harmonizar o regramento interno da instituição aos externos, ou seja, às normas as quais a organização se sujeita. O propósito é identificar riscos legais decorrentes, por exemplo, de contratos, arquivos físicos ou documentos digitais que possam colocar em risco a atividade econômica.

Qual a sua importância?

É sabido que irregularidades nos processos da empresa podem custar caro para a sua continuidade no mercado. Não raramente, nos deparamos com instituições envolvidas em diversas pendências judiciais, desde administrativas e empresariais até trabalhistas.

Isso, no entanto, faz com que a empresa perca credibilidade e, inclusive, coloque em risco a sua economia. O compliance de documento, nesse contexto, ao orientar a reestruturação dos processos e a gestão de documentos em conformidade com as leis, pode anular a probabilidade de ocorrência desses impactos.

O alinhamento de condutas aceitas legalmente também permite maior clareza e agilidade na tomada de decisões e o fortalecimento da cultura organizacional, além de promover melhoria nas relações estabelecidas com investidores, fornecedores e clientes.

Como aplicar o conceito nas empresas?

A incorporação do conceito de compliance de documento na empresa pode ser feita de inúmeras maneiras, por meio de políticas, procedimentos de controle e aplicação de tecnologias. Confira algumas boas práticas!

Faça uma análise de riscos

A análise de riscos consiste na identificação de condutas irregulares da empresa sujeitas à correção pelo poder público ou que possam não estar de acordo com a legislação vigente. Para tanto, deve-se levantar a atividade detalhada de todos os setores, observando as normas as quais elas estão sujeitas, analisando contratos firmados pelo negócio e documentos armazenados.

Monte um plano de ação

Planejar o passo a passo das estratégias do programa de compliance também é importante. Desse modo, você poderá adequar os processos da empresa no que for necessário, capacitar os colaboradores e monitorar a incorporação das medidas de conformidade. Assim, será possível se certificar de que toda a organização está ciente das mudanças e se compromete com elas.

Elabore um código de conduta

A peça fundamental para aplicar o conceito de compliance de documentos na empresa é ter um bom código de conduta. Por meio dele, o seu negócio poderá expressar ao público interno e externo um conjunto de valores e princípios que fundamentam a organização. Para que esse documento possa nortear os procedimentos e sirva de exemplo, é preciso que ele seja claro e inequívoco.

Não resta dúvida da importância do compliance de documento para a sustentabilidade do negócio. Uma maneira eficaz de implementar esse conceito é transferir a maior parte da vida burocrática da empresa para os ambientes digitais e adotar soluções tecnológicas que facilitam o gerenciamento de documentos e o controle de riscos. A circulação de papéis, além de não contribuir para a produtividade dos colaboradores, está sujeita a sofrer danos físicos, extravio e desorganização.

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