O que fazer para a comunicação empresarial atingir todos os colaboradores?

Atualmente, é comum observar diferentes gerações trabalhando em um mesmo ambiente de trabalho. Além disso, as estratégias mudam muito rápido, seja por reações aos movimentos de mercado, seja pela incorporação de novas tecnologias. A forma como as organizações se relacionam com seus colaboradores precisa ser a melhor possível. Nesse sentido, a comunicação empresarial passa a ter um papel de protagonismo, sendo uma função de extrema importância para garantir o alinhamento das pessoas em torno de um objetivo comum. Neste artigo, confira mais informações a respeito do assunto!

Quais são os principais desafios da comunicação empresarial?

A demografia das empresas está mudando. Hoje em dia, observamos pessoas das mais distintas gerações trabalhando juntas. Cada uma delas exige um tipo de linguagem diferente. Os mais novos têm cada vez menos tempo e interesse para se dedicar às políticas organizacionais, mas exigem maior colaboração, transparência e feedback. Eles estão trabalhando de maneira diferente e precisam de ferramentas que possam suportar o atingimento do sucesso nesse novo ambiente. Sem dúvida, manter todos unidos no mesmo barco passa pelas funções da comunicação interna. Outro ponto interessante diz respeito à origem das informações. A fim de evitar conflitos causados por dados desencontrados ou perda de tempo na circulação de protocolos, um sistema digital de documentos pode ser muito útil para trazer agilidade e eficiência na comunicação entre departamentos, garantindo que esse processo ocorra da melhor forma possível.

Como um sistema digital de documentos contribui para atingir todos os colaboradores da empresa?

Em tempos de transformação, a comunicação empresarial serve como um amálgama que mantém empresa e colaboradores juntos. Exatamente por isso a sua relevância. Então, é primordial trabalhar para que todos os funcionários sejam impactados, e um sistema digital de documentos auxilia de diversas formas.

Comunicação ágil e com segurança

Geramos cada vez mais informações, o que é excelente sob a perspectiva da análise e da capacidade de tomar melhores decisões. Porém, vemos também a sobrecarga de dados de toda ordem e nas mais variadas formas, principalmente no que se refere à proliferação de papéis administrativos e institucionais. Um sistema digital praticamente acaba com esse problema, pois faz com que o fluxo de informações aconteça sem a troca física de protocolos e outros documentos.

Rastreamento de acessos

Outra vantagem importante de um sistema digital é saber quem acessou qual documento e com qual finalidade. Com certeza, é um meio muito eficiente para controlar a circulação de informações e garantir que apenas o que a empresa quer possa ser de conhecimento das pessoas que ela julgar aptas a tal.

Compartilhamento de arquivos

Além de facilitar o fluxo de informações, por meio de um sistema digital de documentos é possível compartilhar arquivos, o que organiza e sistematiza esse processo. Sem um sistema, ocorre, por exemplo, uma quantidade gigantesca de e-mails para a troca de informações — eles não só são difíceis de serem auditados, como também favorecem outros inconvenientes como o vazamento de informações.

Quais são as barreiras para uma boa comunicação?

É claro que quanto maior a necessidade de se estabelecer uma comunicação eficiente, maiores serão as complicações. Temos, por exemplo, barreiras semânticas e psicológicas que podem interferir nessas atividades. As barreiras semânticas dizem respeito às dificuldades de assimilação de uma mensagem devido ao fato de a linguagem utilizada pelo emissor não ser compreendida pelo receptor. Quanto a isso, quando falamos de gerações diferentes em um mesmo ambiente, é preciso ter bastante cuidado para que a comunicação consiga, de fato, atingir a todos. Já as barreiras psicológicas estão ligadas a determinados preconceitos e sentimentos envolvidos entre aqueles que trocam informações. Tal situação pode comumente ser observada, por exemplo, na comunicação entre departamentos muito distintos, como TI e área comercial. Normalmente, pessoas de tecnologia são mais fechadas e introspectivas, enquanto vendedores são mais expansivos e falantes. A forma como esses grupos se relacionam pode prejudicar a comunicação entre eles. Fato é que a comunicação empresarial é um tema de suma importância para as empresas no atual contexto de negócios. Assim sendo, deve-se investir tempo e recursos para estabelecer as melhores estratégias e garantir que as mensagens cheguem a todos. Gostou deste conteúdo? Siga nossas páginas no Facebook e no LinkedIn e fique por dentro das principais novidades!