Gestão
Processo de admissão é o conjunto de fases e serviços realizados pelo setor de Recursos Humanos para legalizar a entrada de um funcionário na empresa.
Ao admitir um colaborador, é essencial que o setor realize, com muita cautela, o cumprimento de todas as normas exigidas pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Essa lei é incisiva quanto ao amparo legal a todos os funcionários. Por isso, é uma ação que não pode ser banalizada pela organização.
Quer conhecer melhor quais as etapas indispensáveis em um processo de admissão? Continue fazendo a leitura!
1. Recrutamento e seleção
O recrutamento e seleção é o princípio de todo o processo de captação de novos profissionais para a organização. Tal trabalho deve ser muito bem planejado e estruturado, para que não comprometa a empresa e atenda, com os colaboradores admitidos, a expectativa da instituição.
Essa é uma função do setor de Recursos Humanos, com a participação do responsável do departamento que necessita da vaga. Tal parceria é importante para que o fit cultural e as competências dos candidatos sejam muito bem avaliadas. Isso pois é essencial que essas características estejam alinhadas ao perfil da oferta.
A divulgação das vagas deve ser em um canal de ampla repercussão para que as inscrições contenham grande número de pessoas diversificadas. O anúncio deve apresentar as informações das funções do trabalho e as habilidades para preencher o cargo.
Também é possível optar pelo processo de admissão digital, que consiste na integração de um novo colaborador a uma empresa por meio de ferramentas digitais, substituindo os métodos convencionais baseados em papel.
2. Aprovação
O processo seletivo é um acontecimento que gera ansiedade e expectativas em qualquer candidato. Por esse motivo, o responsável pela seletiva não pode negligenciar informações, até mesmo por respeito às pessoas e para resguardar o nome da empresa.
Depois de algumas fases como entrevista, testes ou dinâmicas, é interessante que o candidato receba um feedback do setor de Recursos Humanos informando a previsão de data do resultado da referida fase.
É importante que o candidato receba o sim ou não para a próxima etapa do processo. A não contratação após ser aprovado em uma fase pode causar frustrações. Se algum prejuízo for causado ao candidato, devido à ausência de resposta, a organização pode ser responsabilizada por danos morais ou materiais.
Em seguida da aprovação, o RH deve informar sobre salário e os benefícios que o funcionário vai receber e orientar a providência e entrega dos documentos que o departamento necessita.
3. Verificação de documentos
Para solicitar e fazer o gerenciamento correto dos documentos, é melhor que o responsável pelo RH entregue ao novo colaborador uma check list. Essa iniciativa é importante para que não faltem documentos e não sejam solicitados outros proibidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Após a entrega, é importante conferir se realmente todos estão presentes para que os registros possam ocorrer da forma devida. Além dos documentos básicos, dependendo do caso de cada novo colaborador, é necessário pedir alguns adicionais, como:
- certidão de nascimento, se tiver filhos menores de 14 anos e maiores com invalidez (comprovante de invalidez) para receber salário-família;
- cartão de vacina para quem tem filhos menores de 6 anos e declaração de frequência escolar, se tiver filhos a partir de 7 anos.
4. Registros
Depois da entrega dos documentos, inicia-se a fase de registros do funcionário. Eles são importantes para garantir os direitos e para que a empresa cumpra as suas práticas legais.
Os registros referentes à admissão são feitos na CTPS. Nela deve constar o dia da admissão, a jornada de trabalho etc. Essas informações são enviadas ao Ministério do Trabalho, para que sejam realizados outros registros, e à Caixa Econômica Federal, assim é cadastrado o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
5. Preparação de infraestrutura
Após o novo funcionário ser legalmente vinculado à instituição, é importante ajustar o local em que ele vai exercer as suas funções. Isso é fundamental para que ele trabalhe com produtividade.
É interessante que a empresa dê suporte no que se refere à infraestrutura laboral. Deve ser um local acessível para que ele possa realizar suas atividades com tranquilidade e qualidade de vida. No local deve conter, principalmente:
- cadeira e mesa com tamanhos e formatos adequados;
- computador;
- materiais de expediente;
- ambiente com climatização confortável.
Além da infraestrutura citada, o funcionário vai necessitar de outros suportes que podem ser dados pelo setor de TI, como a criação de uma senha pessoal, e-mail corporativo, instalação de softwares e ferramentas utilizadas no dia a dia, intranet, sistema de ponto etc.
6. Integração do novo funcionário
Quando um novo funcionário chega na empresa, é fundamental que seja criado um plano de ação para alguns dias de acolhimento e adaptação. Esse momento é bem significativo e marcante para o novo membro. É necessário ser recebido de modo caloroso, independentemente da função que ele vai exercer.
A integração pode ser realizada pelo gerente ou outra pessoa que ele designar. O gestor precisa dar todo apoio nesse primeiro momento e acompanhar o funcionário para que conheça os outros membros da equipe, os setores da empresa, refeitório, ferramentas utilizadas e a cultura organizacional da instituição.
Caso o trabalho do profissional seja mais próximo e diretamente ligado a um determinado colaborador, para que os trabalhos se complementem, é importante que isso seja muito bem explicado ao novo funcionário. Essa apresentação é crucial para que eles façam uma parceria profissional competente e, assim, as atividades tenham sucesso.
7. Treinamento
Depois de ser admitido, é importante que a empresa proporcione ao novo colaborador um período de treinamento. Durante essa etapa, o funcionário vai conhecer as ferramentas e todos os processos da corporação.
Oferecer essas práticas é uma maneira de desenvolver o funcionário para a entrega de resultados satisfatórios. Durante o ciclo de ensinamentos, ele aprende minúcias e estratégias para diminuir a chance de erros e, assim, ter mais celeridade e produtividade nas tarefas diárias.
Por fim, para que o processo de admissão de funcionários se concretize, é fundamental apresentar alguns documentos indispensáveis, como Carteira de Trabalho e cópias do RG, CPF, título de eleitor, comprovante de residência e PIS/PASEP. A eBox Digital oferece soluções que podem facilitar e agilizar o envio dos documentos dos novos funcionários à empresa de forma online, por meio da Admissão Digital.
Os documentos da empresa são bens preciosos e precisam ser bem protegidos. Sobre isso, que tal ler este artigo sobre como não perder documentos da empresa? Veja 5 dicas essenciais!
