5 técnicas de arquivamento de documentos que você precisa conhecer!

Realizar a gestão eficiente de documentos é um dos maiores desafios das empresas, pequenas ou grandes, já que muitas vezes o fluxo de informações é intenso e faz-se necessário desenvolver técnicas de arquivamento de documentos para lidar com o grande volume gerado.

Para isso, no entanto, é fundamental entender a importância do arquivamento adequado de documentos e conhecer algumas das técnicas mais utilizadas para gerir documentos arquivados e as vantagens oferecidas por elas.

Selecionamos informações sobre a importância do arquivamento eficaz de documentos e apresentamos algumas técnicas de arquivamento que você deve aplicar na sua empresa. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Entenda a importância do arquivamento eficiente de documentos

Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento.

Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, a necessidade de verificar uma informação ou mesmo de consultar um documento arquivado surge durante as operações do negócio e de forma urgente, sendo importante mantê-los organizados de modo otimizado.

Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizar

Explicamos aqui algumas das técnicas de arquivamento que você deve aplicar na organização de documentos arquivados da sua empresa, com o objetivo de viabilizar a consulta e o gerenciamento das informações. Acompanhe!

1. Arquivamento por assunto

Uma das técnicas mais empregadas na gestão de documentos é o arquivamento por assunto. Como o próprio nome já adianta, tal método consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto abordado neles. Isso permite agrupar documentos que tratem de tópicos correlatos e possibilita encontrar informações completas sobre determinada matéria de maneira simples e direta, sendo especialmente interessante para empresas que lidam com um grande volume de documentos de um mesmo tema.

2. Método alfabético

Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método alfabético, que se resume a organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética deles, assim promovendo uma consulta mais intuitiva e eficiente.

Como a própria denominação já indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome. Estamos falando de um jeito muito usado nas empresas por apresentar a vantagem de ser rápido e simples.

No entanto, quando se armazena um número muito grande de informações, é comum que existam alguns erros. Isso acontece devido à grande variedade de grafia dos nomes e também ao cansaço visual do funcionário.

Para que a localização e o armazenamento dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar tal método com a escolha de cores. Dessa forma, fica mais simples encontrar a letra procurada. Esse método é conhecido como Variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o objetivo de facilitar a localização e a recuperação dos documentos.

Vale lembrar que essa é somente uma variação do método alfabético. É possível, ainda, combinar tal técnica ao de arquivamento por assunto, usando a ordem alfabética para subdividir a organização.

3. Método numérico

O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado.

Como o próprio nome sugere, esse método é aquele aplicado quando os documentos são ordenados por números. É possível escolher três formas distintas ao empregá-lo: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

Método numérico simples

Essa forma é usada quando o jeito de organizar é feito pelo número da pasta ou do documento. É muito aplicado na organização de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de funcionários.

Método numérico cronológico

Um método empregado para fazer a organização dos documentos por data. É bastante aplicado para dispor corretamente os documentos financeiros, as fotos e outros arquivos em que a data é o elemento essencial para buscar a informação.

Método numérico dígito-terminal

A partir do momento em que se faz uso de números maiores, com diversos dígitos, o método simples não é satisfatório. Isso ocorre porque ele acaba se tornando trabalhoso e lento. Por isso, nesse caso, o mais indicado é efetuar o método dígito-terminal.

Nele, a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos. Quando esses são idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois algarismos anteriores. Isso acaba tornando o arquivamento mais ágil e eficiente.

4. Método eletrônico

O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, efetivando sua digitalização — o que favorece não só a organização deles de diversas maneiras diferentes e de acordo com o método que mais se encaixa nas preferências e nas necessidades da empresa, mas também a gestão online e até mesmo remota.

5. Método geográfico

Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, duas normas precisam ser empregadas para que o método geográfico seja concretizado de modo adequado. Confira!

Norma do método geográfico 1

Se os documentos forem organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente. Assim, fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale também para as cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética.

Nesse caso, as capitais têm de aparecer no início da lista, uma vez que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos.

Norma do método geográfico 2

Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há a exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde deve aparecer na identificação.

Importância da segurança no arquivamento de documentos

Além de facilitar as consultas, o arquivamento de documentos consegue auxiliar a empresa a estar em conformidade com as legislações vigentes, destacando inclusive a LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados. Sancionada em 2018, tal legislação começou a vigorar em agosto de 2020 e tem por objetivo proteger o consumidor do uso indevido que as empresas podem fazer com os dados dele.

Como exemplo de meio inapropriado para utilizar as informações das pessoas, nós podemos citar o repasse que as empresas costumam fazer de tais dados a outras companhias. Essas últimas então passam a incluir o consumidor em listas de e-mail e contatos, sem o consentimento explícito dele, o que caracteriza uma situação bastante inconveniente.

Arquivo morto

Dado o contexto, as empresas devem ter todo o cuidado na hora de gerir o seu arquivo morto, seja ele físico, seja ele digital. Em outras palavras, é necessário adotar uma série de procedimentos para realizar o descarte de alguns documentos depois de perderem a sua validade.

Se houver a aplicação inapropriada ou o vazamento de informações, por exemplo, a companhia correrá o risco de sofrer com multas e sanções, além de perder a credibilidade junto ao consumidor. Uma informação que pode ajudar bastante nesse sentido é o fato de que muitos documentos apresentam uma validade de cinco anos. Dentre eles, nós podemos citar:

• boletins;
• atas;
• pedidos;
• anúncios;
• revistas corporativas, dentre outros.

Microfilmagem

A microfilmagem é um procedimento relativamente novo, mas que pode ser muito útil na hora de armazenar com segurança os documentos. A técnica consiste em tirar fotografias de um documento e conta com respaldo jurídico.

Alternativas para facilitar o compartilhamento de documentos

Falaremos nas subseções a seguir sobre a nuvem e a digitalização. Elas são duas práticas que promovem consideravelmente o armazenamento e o compartilhamento de documentos.

Nuvem

A computação em nuvem é uma tecnologia que só tende a ser cada vez mais usada pelas empresas. Um dos seus principais benefícios é a segurança, pois, além de usar criptografia para a proteção de dados, permite a realização de backups automáticos. A consequência disso é que a guarda de documentos passa a ser feita sem a necessidade de intervenção humana, o que é algo sempre passível de erros.

Com base no que foi dito há pouco, é fácil concluir que a nuvem ajuda muito não apenas no armazenamento, mas também no acesso rápido aos documentos. Uma outra praticidade importante da nuvem é que os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e em qualquer hora, desde que o colaborador tenha um dispositivo conectado à Internet.

Digitalização

A digitalização consiste basicamente em pegar um documento físico e convertê-lo em um formato digital, como o PDF. No entanto, vale salientar que o procedimento não é somente utilizar um scanner e começar a digitalizar. Para que seja conduzido com eficiência, é preciso contar também com um sistema GED (Gestão e Emissão de Documentos).

Nós da eBox temos uma plataforma mobile responsável por digitalizar documentos e viabilizar o seu manejo. A solução pode se adaptar às mais variadas necessidades de um negócio, além de fornecer acesso rápido aos documentos e armazenamento na nuvem, por meio do nosso sistema GED.

Saiba a importância do auxílio especializado para o arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos, por sua importância, exige comprometimento e técnica para ser realizado de forma correta. Por isso, é interessante para as empresas contar com suporte especializado nesse tipo de processo, a fim de facilitar a gestão correta dos documentos arquivados.

Além de orientarem a respeito da melhor maneira de organizar, separar e identificar os documentos armazenados e arquivados, empresas especializadas oferecem sistemas de identificação e gestão mais eficientes, capazes de reduzir os custos para o seu negócio. Então, pense nesse suporte para ajudá-lo!

O que você achou de saber mais a respeito das técnicas de arquivamento de documentos e de conhecer algumas das principais para utilizar na sua empresa? Gostou? Então aproveite para entrar em contato conosco e conhecer os nossos serviços!