Controle de documentos: entenda sua importância na gestão da qualidade

O controle de documentos em uma empresa é feito pelo SGQ, ou Sistema de Gestão de Qualidade. Para que esse gerenciamento seja o melhor possível, tais documentos precisam ter características como a legibilidade, além de fácil identificação e recuperação.

Dentro do SGQ, existe o chamado "controle da informação documentada", que lida com aspectos como elaboração, aprovação, identificação, distribuição e armazenamento. Portanto, o intuito desse procedimento é gerar padronização e evitar o uso de cópias obsoletas de um documento, tanto dentro como fora da empresa.

Acompanhe os tópicos a seguir para entender melhor alguns conceitos relacionados com o controle de documentos. Boa leitura!

Objetivos do controle de documentos

O controle de documentos dentro de uma empresa é indispensável, uma vez que esse gerenciamento, quando bem-feito, garante integridade, segurança e acessibilidade. Além disso, entre os seus principais objetivos podemos citar:

• a geração de documentos de maneira correta e confiável;
• o armazenamento de forma segura;
• a padronização da documentação;
• o atendimento integral das normas e demandas dos clientes.

Como saber se seu controle de documentos é eficiente

Quando não é eficiente, o controle de documentos traz diversos prejuízos à empresa, como a perda de tempo para localizar e encontrar os documentos, perda de produtividade e o pior: aumento da possibilidade de perdas e extravios de documentos importantes.

Será que o seu controle de documentos é eficiente? Se ele apresentar um dos sinais que apontamos abaixo, significa que você precisa rever como essa gestão está sendo feita. Acompanhe!

Problemas com a segurança

Alguns dados são considerados muito sensíveis e precisam ser guardados a “sete chaves”. Nesse momento, contar com software de gestão de documentos é fundamental para garantir a segurança das informações, tanto dos clientes quanto da empresa.

Se os documentos da sua empresa são guardados em locais inapropriados e vulneráveis, é hora de analisar a necessidade de contratar um software eficaz, que garantirá que nenhum dado será vazado.

Documentos perdidos

Os documentos se perdem com frequência na sua empresa? Não há um controle eficiente de quem teve acesso a eles e nem quando isso aconteceu? Pois bem, isso é muito importante para ter a certeza de que pessoas não autorizadas não estão tendo acesso a eles. 

Documentos perdidos são um grande problema, uma vez que tais informações podem cair em mãos erradas e, consequentemente, trazer sérios transtornos para todos os envolvidos.

Preenchimento incorreto

Quem nunca preencheu incorretamente um documento? Isso é bem comum no mundo corporativo, mas o problema é que muitos documentos não podem conter rasuras, ou seja, qualquer pessoa que precisar preencher determinados documentos precisa ter atenção total no que está fazendo.

Além disso, existem casos que o documento é preenchido de maneira equivocada, porém, o erro passa despercebido em um primeiro momento e, somente após algum tempo, o erro é descoberto — e até lá, muitas vezes, aquela informação errada já prejudicou processos e até mesmo a produtividade dos colaboradores.

Se esse tipo de situação é recorrente em sua empresa, fique atento, pois é um sinal de que sua gestão de documentos precisa ser otimizada.

Como garantir um controle de documentos mais eficiente

Algumas ações são consideradas indispensáveis para tornar a sua gestão de documentos mais eficiente. Veja quais são elas.

Atualização

Todo documento tem sua função específica e sua própria validade. Portanto, é normal que alguns dados precisem ser atualizados — e tais informações acrescentadas precisam ser feitas de maneira simplificada e precisa.

Digitalização

A digitalização de documentos facilita todo processo dentro da empresa. Ele simplifica a localização, otimiza eventuais atualizações e até mesmo arquivamentos — sem contar que edições podem ser feitas de maneira rápida e sem prejuízos.

Padronização

Os documentos precisam ser organizados de uma maneira clara e lógica, a fim de facilitar seu armazenamento e futuramente a sua localização. Nesse sentido, invista em esforços para categorizar esses documentos, separá-los por sessões, tipos, ordens e departamentos.

Método de arquivamento

Entre os principais métodos de arquivamento podemos citar:

• método alfabético;
• método geográfico;
• método numérico;
• método ideográfico.

Esses métodos ajudarão a organizar seus documentos e facilitar a gestão deles. Escolha aquele que mais se adapta às necessidades da sua empresa e coloque-o em prática o quanto antes.

Conceitos importantes sobre o controle de documentos

Organizar e guardar todos os documentos de uma empresa pode ser um desafio, mesmo para aquelas de pequeno porte. Existem operações dentro da companhia que por si só já criam um volume considerável de informações, o que exige conhecimento e senso de organização por parte dos colaboradores responsáveis.

Nesse sentido, os principais conceitos sobre controle de documentos são:

• manual: serve de guia para as ações realizadas na empresa, por meio da definição de metodologias e parâmetros:
• documentos externos: são de fora da empresa, o que tira dela a autonomia na hora de fazer alterações;
• formulários: contêm campos a serem preenchidos e servem para coletar informações;
• registros: são os formulários devidamente preenchidos;
• lista mestra de documentos: é um índice responsável por identificar todos os documentos da empresa.

Diferença entre cópia controlada e não controlada

Além dos conceitos apresentados no tópico anterior, existem também as cópias controladas e não controladas. Antes de falarmos delas, vale salientar que toda alteração a ser feita nos documentos deve ser registrada em um log ou histórico, no intuito de evitar problemas relacionados, por exemplo, com o uso de documentos obsoletos como se ainda tivessem alguma validade.

Uma cópia controlada é aquela que tem as suas atualizações rigorosamente gerenciadas. Já uma cópia não controlada deixa de ser revisada e atualizada quando utilizada em meio externo ou em alguma situação específica. Em outras palavras, o profissional responsável pelo departamento que emitiu o documento não tem o controle sobre a cópia. Sendo assim, ela passa a ser uma cópia obsoleta.

Vantagens de contar com a eBox Digital para fazer o controle de documentos

Sua empresa precisa de uma solução de gestão documental? Nós, da eBox Digital, temos um software responsável pelo gerenciamento de todas as informações do seu negócio. Fazemos o armazenamento dos documentos na nuvem, o que implica vantagens como a maior segurança e a facilidade de acesso aos dados, diminuindo o tempo de procura dos documentos e elevando a produtividade dos colaboradores.

Como vimos, o controle de documentos em uma empresa é fundamental e, para ser feito com o máximo de eficiência, deve-se usar um software de gestão. Vimos também ao longo do texto alguns conceitos importantes sobre esse controle, de modo a promover uma maior organização e evitar problemas, como o tempo excessivo para procurar determinado documento no sistema.

Viu como o controle de documentos pode ajudar o seu negócio a melhorar na organização e produtividade? Para mais informações sobre como a eBox Digital pode ajudar você, entre em contato conosco!