5 dicas para fazer a gestão de documentos de RH da empresa!

A organização é um item primordial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Quando falamos em gestão de documentos de RH, em que o volume de informações acumuladas é muito alto, o planejamento se torna ainda mais importante e pode impactar diretamente no desenvolvimento de um negócio. Documentos como termos de rescisão e admissão de funcionários, CAGED, acordo de compensação, atestado médico e recibo de 13º salário exigem um tempo e tipo de armazenamento diferente. Sua equipe precisa estar preparada para fazer isso da forma mais eficiente possível. Neste post apresentamos 5 dicas de boas práticas para a gestão e guarda desses documentos. Confira!

1. Tenha métodos de organização claros

O primeiro passo para uma boa gestão de documentos de RH é ter planejamento e organização. É importante definir de forma clara e objetiva quais serão os métodos usados para o armazenamento, os tipos de classificação de informações e os locais adequados para a guarda de cada tipo de arquivo.

2. Acompanhe uma tabela de temporalidade

Conhecer os prazos de guarda dos documentos é essencial para fazer uma gestão eficiente, em conformidade com as determinações legais. Isso acontece porque o descarte inadequado pode gerar multas e outras penalidades que são prejudiciais para as empresas. Para evitar que isso aconteça, crie uma tabela de temporalidade e acompanhe regularmente os prazos de guarda de cada documento armazenando. Dessa forma você evita processos e até mesmo a manutenção desnecessária de informações inativas.

3. Armazene na nuvem

Digitalizar e armazenar os documentos de RH da sua empresa na nuvem pode ser uma das formas mais eficientes e baratas de mantê-los seguros, organizados e corretamente arquivados. Além de reduzir a necessidade de espaço físico para armazenagem, esse processo deixa a busca por informações e documentos específicos muito mais rápida e fácil.

4. Invista em um certificado digital

O certificado digital é uma forma de gerar validade jurídica para documentos digitalizados, substituindo a assinatura e a validação tradicionais feitas em arquivos de papel. O principal objetivo dos certificados digitais é garantir a autenticidade e integridade dos dados eletrônicos, e por isso eles são de extrema importância quando as empresas apostam na digitalização dos seus documentos.

5. Faça a gestão eletrônica de documentos

Associada à digitalização, a gestão eletrônica de documentos — também conhecida como GED — é a solução ideal para potencializar o controle, o acesso, o armazenamento e a atualização de dados empresariais. Tudo é feito de forma digital e as informações podem ser facilmente acessadas pelas pessoas autorizadas em menos de 1 minuto. A eBox Digital é especialista nesse tipo de serviço, e por meio de um software moderno, trabalha para oferecer um serviço flexível, que se adapta às suas necessidades e otimiza o processo de organização, indexação, digitalização e gestão dos documentos mais importantes do seu negócio. Como você pôde perceber, o que não faltam são boas práticas capazes de ajudar a gerir os dados da sua empresa de maneira ordenada e eficiente. Quer saber mais sobre a gestão de documentos de RH? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto com o nosso time de especialistas.