Documentos digitalizados tem validade jurídica? Descubra!

Certamente, muitas pessoas ainda se questionam sobre a validade jurídica dos documentos digitalizados. Entender esse processo é crucial, pois impacta diretamente na confiança e segurança das transações comerciais e legais.

Ao longo deste texto, vamos mostrar em detalhes como a digitalização de documentos se traduz em validade jurídica, desde as etapas do processo até as legislações que regem essa prática.

Quer entender quais documentos digitalizados têm validade jurídica? Então continue lendo o texto e confira!

Como funciona a digitalização de documentos e o que diz a legislação?

A digitalização de documentos é um processo fundamental para a modernização e eficiência de empresas e instituições. Trata-se da conversão de documentos físicos em arquivos digitais, tornando-os acessíveis de forma rápida e segura. No Brasil, a legislação que rege a validade jurídica dos documentos digitalizados é robusta e fundamentada na Medida Provisória 2.200-2/2021 e no Decreto 10.278/2020.

No que se refere à validade jurídica, a Medida Provisória 2.200-2/2021 determina que a infraestrutura de Chave Pública Brasileira - ICP - Brasil garante a autenticidade, a integridade e a validação jurídica dos documentos que são digitalizados. Portanto, a certificação digital, emitida pelo ICP-Brasil, confere validade aos documentos.

Por sua vez, o Decreto 10.278/2020 define técnicas e requisitos específicos para a digitalização de documentos, tanto públicos quanto privados. A certificação digital é um dos principais pontos abordados no decreto, pois é por meio dela que se estabelece a segurança e a confiabilidade dos documentos digitalizados.

Durante o processo de digitalização, os documentos passam por diversas etapas, incluindo preparação, higienização, indexação, digitalização e controle de qualidade. Essas etapas são fundamentais para garantir a fidelidade dos documentos originais.

Os documentos digitalizados realmente têm validade jurídica?

Sim, essa afirmação é comprovada pelo Decreto 10.278/2020, que tem o objetivo de apontar técnicas e requisitos próprios para realizar a digitalização de documentos públicos e privados. A transformação digital faz com que a digitalização seja feita com certificação digital. 

A emissão do certificado digital acontece por meio do ICP-Brasil, que é um círculo hierárquico totalmente confiável e que faz a identificação de pessoas físicas e jurídicas nos contextos digitais. 

Fazer a digitalização é realizar a codificação binária das informações dos documentos, para transformar os registros físicos em digitais, para, em seguida, serem alocados em um software próprio, para que a gestão seja feita de forma segura.

Um dos grandes avanços é que até mesmo as assinaturas eletrônicas têm validade jurídica. Isso é definido no artigo 6º do Decreto 10.278/2020, em que aponta que os documentos digitalizados que envolvem instituições particulares, ganham validade jurídica, quando têm assinatura eletrônica, desde que comprovem a sua autoria e a integridade dos mesmos.

É necessário, também, que ambos estejam em comum acordo ou, até mesmo, que seja aceito por alguém que manifeste oposição ao documento. Em casos de desacordo, o ideal é fazer uso da certificação digital padrão ICP - Brasil. 

Sua validade é a mesma dos documentos físicos?

É sim. O decreto citado acima, precisamente o artigo 5º, afirma que os documentos digitalizados equiparam-se a documentos físicos, em relação a todos os efeitos legais e servem como comprovação de qualquer ato diante de pessoa jurídica.

Portanto, a digitalização de documentos é um método assertivo de fazer a guarda de documentos por ter força e validade legal, quando equiparado ao original.

Quais as regras gerais de digitalização para que tenha validade jurídica?

Para um documento digitalizado ter validade jurídica é importante que ele apresente diversos requisitos que somam para que ele alcance esse objetivo.

No momento de digitalizar os registros, a empresa responsável pelos procedimentos deve cumprir, na íntegra, todas as imposições que a lei determina. A validade jurídica exige que o documento contenha:

• rastreabilidade: os documentos digitalizados devem ser rastreáveis, ou seja, é preciso manter um registro de todas as atividades relacionadas à sua digitalização e armazenamento;
• assinatura digital eletrônica: a utilização de assinatura digital é obrigatória para conferir autenticidade aos documentos digitalizados. Essa assinatura é gerada por meio de certificados digitais, garantindo a identidade do signatário e a integridade do documento;
• auditabilidade: os processos de digitalização devem ser passíveis de auditoria, permitindo verificar a conformidade com as normas e requisitos estabelecidos;
• manutenção e preservação: os documentos digitalizados devem ser mantidos e preservados de acordo com as diretrizes estabelecidas pela legislação, garantindo sua integridade e acessibilidade ao longo do tempo;
• padrões técnicos: a digitalização deve ser realizada de acordo com padrões técnicos estabelecidos, garantindo a qualidade e interoperabilidade dos documentos.

Cumprir esses requisitos é indispensável para garantir a validade jurídica dos documentos digitalizados e evitar problemas legais no futuro.

Quem pode digitalizar documentos com validade jurídica?

Qualquer empresa ou instituição que cumpra os requisitos e regras estabelecidos pela legislação pode realizar a digitalização de documentos com validade jurídica. No entanto, é importante contar com serviços especializados e fornecedores confiáveis, que oferecem soluções completas para a gestão e guarda de documentos.

Profissionais qualificados e equipamentos adequados são essenciais para garantir a qualidade e segurança do processo de digitalização. Além disso, é fundamental seguir as melhores práticas e padrões técnicos recomendados, a fim de assegurar a conformidade com a legislação vigente.

Investir em uma solução de digitalização de documentos confiável e eficiente é fundamental para empresas e instituições que desejam otimizar seus processos e garantir a validade jurídica de seus documentos. A eBox Digital oferece serviços completos de guarda, gestão e digitalização de documentos, proporcionando segurança, praticidade e conformidade com a legislação.

Ao contar com uma boa solução de digitalização de documentos, as empresas podem reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e garantir o cumprimento das exigências legais. Além disso, a digitalização permite acesso rápido e fácil aos documentos, contribuindo para a agilidade e produtividade das organizações.

A eBox Digital oferece soluções completas para a gestão e digitalização de documentos, proporcionando segurança, praticidade e conformidade com a legislação.

Como você pode ver, os documentos digitalizados têm validade jurídica. A digitalização dos registros é uma excelente iniciativa para empresas que se preocupam em estar atualizadas por meio de recursos digitais que potencializam as suas atividades de rotina. A eBox Digital tem todos os recursos para digitalizar, manter e preservar os documentos. Não se esqueça de que é importante armazená-los em nuvem, fazer backup, utilizar formatos abertos como PDF e TIFF e outros cuidados indispensáveis.

Quer ficar por dentro de todas as novidades e dicas sobre gestão documental e digitalização de documentos? Siga-nos nas redes sociais e acompanhe mais conteúdos atualizados por lá! Estamos no Facebook, Instagram, LinkedIn e no YouTube!