Gestão
Gerenciar corretamente os documentos do setor comercial é de crucial importância. Quando o processo não é feito de forma adequada, a empresa pode incorrer em problemas como a dificuldade em encontrar os arquivos, bem como riscos de extravio. Essa má gestão pode levar a dores de cabeça ainda maiores, como uma possível inconsistência contábil ou fiscal.
Se você deseja eliminar esses riscos, investir na gestão documental é algo que trará somente ganhos ao seu negócio. Isso porque ela ajudará na melhor organização e armazenamento de todas as informações comerciais, o que acarreta simplificação de rotinas, contribuindo para o aumento de eficiência e produtividade dos colaboradores internos.
Quer saber mais sobre como a gestão documental é importante para o negócio? Então, continue a leitura do nosso artigo até o fim!
Quais os principais documentos do setor comercial?
Existem muitos documentos usados no setor comercial, sendo que os principais deles são:
- nota fiscal;
- fatura: funciona como uma espécie de extrato resumido de uma nota fiscal;
- duplicatas: são geradas após a emissão de faturas e dizem respeito aos prazos de vencimento;
- recibo: é quando existe a quitação da transação comercial;
- nota promissória: é quando uma das partes firma a obrigação de fazer um pagamento dentro da data estipulada no documento.
Qual a importância da gestão documental para uma empresa?
Organizações do setor comercial fazem inúmeras transações diariamente. Além de emitir notas e outros documentos ao consumidor final, os sistemas de emissão estão sempre se comunicando com a SEFAZ, que valida cada operação. Isso faz com que um volume de informações muito grande seja gerado todos os dias, a destacar:
- estatísticas;
- dados cadastrais;
- contratos firmados entre fornecedores e clientes;
- registros relacionados a procedimentos internos.
Além de ajudar a evitar extravios e perda de dados, a gestão documental facilita o cotidiano dos colaboradores, que conseguem lidar mais facilmente com esse volume de informações gerado todos os dias. Por meio de um software gerenciador, é possível localizar registros em questão de segundos, sendo que essa economia de tempo impacta diretamente o negócio como um todo, contribuindo para ele se tornar mais competitivo e alinhado com as tecnologias mais recentes do mercado.
Como proteger os documentos do setor comercial?
Por meio de um software GED (Gerenciador eletrônico de documentos), é possível obter os ganhos que citamos ao longo do texto. Ao contratar esse tipo de solução, a empresa terá condições de reduzir os seus custos, além de se tornar mais produtiva e menos preocupada com problemas futuros, como o gerenciamento inadequado dos seus documentos comerciais.
Além disso, é importante estar a par sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que é uma regulação nova e que exige o devido preparo por parte das empresas na hora de lidar com informações pessoais e confidenciais dos seus clientes.
Como foi possível concluir, os documentos do setor comercial devem ser corretamente gerenciados, no intuito de facilitar a organização e o armazenamento, bem como evitar extravio e perda de dados. Além disso, falamos que um software GED é fundamental nesse processo, simplificando as rotinas e auxiliando a empresa a estar em conformidade com a LGPD.
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