Transformação Digital
Com o avanço tecnológico e a grande quantidade de documentos gerados diariamente, as organizações vêm apostando em várias ferramentas digitais para que a gestão documental seja feita de forma eficaz e os processos sejam mais produtivos. E, dentre elas, podemos citar duas principais, que são: o Workflow e GED.
Além de automatizar alguns processos e auxiliar com o fluxo de trabalho, essas ferramentas estratégicas ajudam a melhorar a eficiência e a produtividade do trabalho, evitam possíveis extravios de documentos e, consequentemente, fidelização de clientes.
Neste artigo, explicaremos o que é workflow e GED e quais as diferenças entre ambos, destacando as características de cada um. Acompanhe a leitura e confira!
O que é workflow?
O termo em inglês quer dizer fluxo de trabalho e consiste na automação de processos de negócio que garante a troca de informações entre todas as áreas envolvidas da empresa.
Seu objetivo é aplicar uma sequência de fases necessárias para automatizar processos conforme um conjunto de regras. Portanto, o workflow pode ser visto, basicamente, como um trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por uma ferramenta ou por outro processo.
Sendo assim, o workflow representa uma relação e um equilíbrio entre a tecnologia e a organização, conectando as pessoas aos processos do negócio de forma mais rápida e fácil.
O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
Trata-se de um sistema que possibilita capturar, processar, armazenar, compartilhar e realizar backup de documentos e dados de um negócio. Além de segurança e agilidade quanto ao acesso à informação, a ferramenta proporciona a redução de custos, o aumento da produtividade, a eliminação da burocracia e uma tomada de decisões mais assertiva e estratégica.
Vale lembrar que, para implementar um sistema de GED, precisamos entender o fluxo de trabalho do negócio. É como se criássemos um mapa mental para visualizar quais os fluxos precisamos percorrer para conseguir as informações necessárias de um processo.
Qual a diferença entre workflow e GED?
Quando mencionamos assuntos como a gestão documental e suas ferramentas, não podemos deixar de falar sobre GED e Workflow — mecanismos que fazem toda diferença nas empresas. Como vimos, enquanto o workflow se refere ao fluxo de trabalho de seu negócio, o GED é um software que realiza as tarefas propostas no fluxo.
Em cumplicidade, os dois mecanismos podem gerar muitas vantagens e possibilitar que seja feito um bom gerenciamento administrativo na sua empresa. Na prática, a junção desses dois processos recebe o nome de Sistema de Gerenciamento de Workflow (SGWF) — capaz de gerenciar todas as etapas dos processos corporativos.
Nesse caso, por meio da colaboração, do compartilhamento de dados e da coordenação das tarefas, essa automação pode fazer com que o trabalho se torne mais eficaz e criativo.
Quais os benefícios de ambos?
Tanto o GED quanto o Workflow apresentam objetivos e metodologias similares, e podem funcionar muito bem juntos, completando um ao outro. Dentre os principais benefícios, podemos destacar:
- eliminação de gargalos e, consequentemente, redução de custos;
- melhoria do engajamento dos colaboradores envolvidos;
- agilidade nos processos e diminuição de erros, falhas e desperdícios;
- divisão justa e igualitária das tarefas;
- melhoria nos processos de decisão;
- execução da cultura organizacional.
O Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos é feito para se adequar às necessidades de uma empresa e organizar os documentos da melhor forma possível. Portanto, é simples ajustar os processos do negócio ao tipo de workflow que a empresa decidir adotar.
Por fim, lembre-se que processos bem estruturados e monitorados são o primeiro passo para conquistar os clientes e deixá-los mais satisfeitos com o serviço. E o workflow e GED em harmonia, de forma otimizada e eficiente, melhora significativamente o desempenho em várias áreas das empresas que buscam pela excelência.
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