Integridade de dados: como garantir a segurança das informações em um contrato?
Segurança
Com o advento de ferramentas tecnológicas, o volume de informações registradas pelas empresas aumentou significativamente. Ao mesmo tempo, também cresceu a preocupação das instituições em relação à integridade de dados sigilosos.
Isso porque o processo de transformação digital também foi responsável pela criação de um ambiente propício para a apropriação indevida de informações de contratos por terceiros que, inclusive, pode colocar em risco a atividade comercial e a credibilidade do negócio.
Pensando nisso, elencamos alguns esclarecimentos sobre a importância de fazer a segurança dos dados, bem como estratégias indispensáveis. Confira!
Qual a importância da segurança das informações?
Independentemente do porte, toda empresa firma contratos com habitualidade, desde trabalhistas até consumeristas. As informações constantes nesses documentos, em sua maioria, apresentam dados pessoais, estratégicos ou financeiros que devem ser resguardados, sob pena da própria instituição ser responsabilizada ou ter sua saúde financeira comprometida.
Zelar pela segurança e integridade de dados no contexto digital, portanto, é indispensável para a sustentabilidade da organização.
Como tornar segura as informações contratuais?
Tendo em vista a necessidade de zelar pela integridade de dados, algumas estratégias podem ser aplicadas para a gestão de documentos. Confira!
Usar documentos eletrônicos
Sem dúvidas, informações impressas estão mais suscetíveis a violação ou deterioração em função do tempo. Danos físicos até casos de extravio e roubo podem comprometer a integridade dos contratos. Contar com um sistema ou software para a guarda de documentos eletrônicos, portanto, é uma medida importante para restringir o acesso às informações.
Utilizar assinatura eletrônica
A adoção de assinatura digital é outra forma eficiente de garantir a segurança das informações em um contrato de negócio e, ao mesmo tempo, desburocratizar alguns procedimentos. Trata-se de um método de autenticação capaz de substituir a rubrica física. Assim, não é necessário lidar com tantos arquivos físicos, tampouco abrir mão da segurança em contratos digitais.
Contar com empresas especializadas
Outra dica importante é contar com empresas especializadas na guarda de documentos. Isso é fundamental porque nem sempre o gestor sabe quais tecnologias são adequadas para a manutenção da integridade de dados. Além disso, não consegue identificar quais são as adaptações necessárias no negócio.
Por que considerar empresas de gestão documental?
Além de ter acesso a tecnologias adequadas às necessidades da empresa, contar com uma instituição especializada em gestão documental atribui uma série de benefícios ao negócio. Entre eles, a organização adequada dos arquivos, de modo a facilitar a busca de documentos digitalizados.
Além disso, permite gerenciar a distribuição das informações na rede de computadores, de modo que os colaboradores tenham acesso apenas aos dados que os competem. Vale lembrar da importância de buscar uma empresa com credibilidade no mercado e comprometida com a personalização do atendimento, a exemplo da eBox Digital.
A transformação digital, sem dúvidas, trouxe inúmeros benefícios aos negócios e cada vez mais garante a integridade de dados e a segurança das informações de contratos. É indispensável, portanto, estar atento às ferramentas que auxiliam a fazer uma gestão eficiente e, também, contar com equipes preparadas e comprometidas para atender às demandas específicas do empreendimento.
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