O que é a teoria das três idades? Saiba como interfere na sua empresa

No decorrer da vida de uma organização, várias situações acontecem e precisam ser registradas para que seus dados permaneçam presentes por algum tempo. A teoria das três idades foi criada por Jan Baetens na década de 1970.

É uma estratégia que cria circunstâncias fundamentais para que aconteça um exato gerenciamento do ciclo de vida de um documento elaborado ou trazido para a corporação. Neste artigo você vai conhecer os diversos fatores que retratam a teoria das três idades. Continue a leitura e descubra!

Quais são as três idades documentais?

Dentro dos arquivos de uma empresa os documentos têm ciclos de vida. É como se eles fizessem aniversário, amadurecerem e depois chegassem ao fim da vida. É por isso que se trata de teoria das idades.

Os documentos das empresas passam por várias fases que têm nomenclaturas que as identificam. Isso serve como norteamento para que ajude os colaboradores a saberem onde encontrá-los ou direcioná-los quando precisarem ser arquivados. 

Arquivos correntes

O arquivo corrente é conhecido também como arquivo de primeira idade. Pela terminologia arquivística ele é chamado de “arquivo ativo”. Nas corporações eles têm valor administrativo, um valor conhecido como primário.  

Essa modalidade de arquivo tem um movimento muito grande na corporação por ser usado todos os dias. Eles trazem uma grande contribuição para solucionar diversas situações burocráticas e práticas da empresa.

Por terem uma grande demanda de procura, eles devem estar sempre à mão para potencializar as atividades dos funcionários e, assim, terem a sua performance profissional elevada. Fazem parte desse tipo de arquivo os:

• folhetos e catálogos;
• manual do usuário;
• boletins informativos;
• contratos;
• guias de produtos.

Arquivos intermediários

Os arquivos intermediários são chamados de documentos de segunda idade. São os que migraram do arquivo corrente para o intermediário. Eles abrigam documentos que são usados com uma frequência menor que o arquivo corrente. Considera-se que eles já cumpriram seu papel principal junto à administração. Porém, o seu valor continua sendo primário.

No entanto, ainda precisam estar por perto para serem consultados esporadicamente em caso de alguma necessidade. O seu uso não acontece todos os dias, mas, ainda assim, são indispensáveis para proporcionar orientações ou informações aos colaboradores e até gestores. Conheça alguns documentos que podem ser encontrados no arquivo intermediário: 

• relatórios da gerência;
• pesquisas de mercado;
• demonstrativos financeiros;
• balanços anuais.

Arquivos permanentes

Os arquivos permanentes são conhecidos como arquivos de terceira idade. São os documentos que têm caráter definitivo em função do seu alto valor. Nesse ciclo de vida considerado essencial, os documentos não podem ser eliminados.

Os documentos permanentes devem permanecer por serem usados em ocasiões bem pontuais ou como forma de ter informações ocorridas há muitos anos, por exemplo, os documentos históricos. Ou seja, devem continuar arquivados para que as pessoas conheçam o percurso que a empresa trilhou ao longo de sua vivência. 

Os documentos que fazem parte desse tipo de arquivo são:

• contratos antigos;
• atas de reuniões;
• certidões;
• registros de funcionários;
• balanços anuais antigos.

Porém, é interessante saber que são poucos os que chegam a essa etapa. Os que não chegam a ser direcionados ao arquivo permanente são eliminados assim que saem do arquivo intermediário. 

Qual sua importância para a guarda de documentos?

Os documentos que são arquivados em uma instituição são usados para atender a diversas necessidades informativas da corporação. É por meio dos dados que constam neles que se torna possível fazer registros de comunicações indispensáveis sobre os serviços, os produtos, referências da empresa e outras informações.  

É a teoria das três idades que gera condições essenciais para fazer o gerenciamento do ciclo de vida de todos os documentos. Ela é fundamentada tanto na frequência que cada arquivo é visitado e pesquisado, quanto na maneira como o registro é usado e arquivado.

Como funciona a teoria das três idades?

As ações que representam a teoria das três idades é colocada em prática pelos próprios funcionários da empresa ou por uma empresa terceirizada que tenha especialidade na gestão de documentos. 

Em empresas mais avançadas ou nos serviços públicos a teoria da terceira idade é atendida, por vezes, por ter um colaborador formado em arquivologia, ou que tenha especialidade nessa área que, por sinal, requer algumas informações peculiares para que os documentos sejam movimentados no tempo ideal. 

Uma estratégia que os profissionais usam para que os prazos sejam atendidos sem causar danos às atividades dos colaboradores é ter uma Tabela de Temporalidade de Documentos, conhecida como TTD. 

Essa tabela deve ser atualizada com muita frequência para que o profissional responsável consiga acompanhar o dia que o documento entrou para o arquivo corrente, quando deve ser encaminhado para o arquivo intermediário e se deve ser direcionado para o arquivo permanente ou levado para uma destruição segura.

Como a teoria das três idades interfere na empresa?

É interessante que se saiba que a teoria das três idades é uma informação prática extremamente importante para a gestão documental de uma empresa, por isso causa grande impacto.

A criação de documentos e a rotatividade deles acontecem diariamente, podendo ser em pequeno, médio ou grande fluxo, porém todos precisam ser muito bem gerenciados, mesmo que sejam em formato físico ou digital.

Quando os setores fazem o gerenciamento dos documentos de maneira correta, ou seja, atendem a teoria das três idades, é possível ter um processo de registros mais rápido e de fácil manuseio.

Ao ter os arquivos dispostos de maneira prática, quer dizer, de forma sistematizada e com toda segurança que é adequada, os profissionais ganham mais qualidade de vida no trabalho e ainda sobra tempo para atuarem em outras tarefas que elevam o funcionamento da corporação.

Por fim, observou-se que a teoria das três idades é indispensável para que não haja acúmulo desnecessário de documentos em locais em que não deveriam estar. Ao contar com um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos a empresa pode ter maior controle dos documentos, encontrá-los ou recuperá-los de maneira rápida. 

Gostou de aprender mais sobre a teoria das três idades? Para obter mais informações sobre a guarda de documentos sugerimos que leia o artigo: Vale pena terceirizar a guarda de documentos?