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No cotidiano das empresas, é normal que ocorra o acúmulo de papéis e que isso acarrete prejuízos para o andamento das atividades e o sucesso do negócio. Os setores de Recursos Humanos são os mais afetados, tendo em vista que os seus colaboradores manuseiam todos os dias uma quantidade enorme de arquivos.
Ao procurar por soluções criativas e eficientes para essa questão, muitos gestores se deparam com excelentes ferramentas. Entre elas está o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), que é a principal solução utilizada para conter o problema de guarda e manuseio de informações relevantes.
Neste post, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o GED. Continue a sua leitura e saiba quais são as tecnologias que estão relacionadas a esse sistema e quais são as vantagens que ele oferece!
O que é GED?
A gestão de documentos é uma atividade ligada à administração geral, mas tem impacto direto em todos os setores de uma empresa. Isso porque, de forma resumida, ela tem como principal objetivo garantir o acesso pleno às informações no lugar e no momento certo, de modo a auxiliar a tomada de decisões e a execução de processos estratégicos.
Diante dessa necessidade real, a Gestão Eletrônica de Documentos, surge como um eficiente sistema de gestão de informações que torna muito mais fácil e ágil o controle, o compartilhamento, a guarda e a recuperação de arquivos e dados gerados por uma empresa.
Essa tecnologia possibilita que, por meio de seus computadores ou dispositivos móveis, e de forma dinâmica e totalmente segura, os usuários consigam acessar qualquer tipo de informação ou documento disponibilizado na rede. Para isso, é necessário apenas apresentar a autorização prévia dos gestores e os dados corretos de acesso.
O conjunto de tecnologias que abrange o sistema GED aperfeiçoa a maneira como a empresa administra o volume de documentos gerados pelas suas atividades, facilitando o compartilhamento de informações e aumentando consideravelmente a produtividade de todos seus setores.
Prova disso é que, entre as muitas vantagens de adotar essa prática, podemos destacar a eficiência na redução de despesas, a diminuição do tempo de execução de processos e uma maior organização do espaço de trabalho, além do aumento considerável da segurança de informações sigilosas.
Quais são os principais objetivos desse sistema?
Todas as empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, podem usar o GED. Dentre as mais comuns estão os escritórios de advocacia, as construtoras, as importadoras e os escritórios de contabilidade. Elas fazem uso desse novo sistema que avalia as necessidades de cada cliente e oferece soluções modulares, o que possibilita uma implantação gradativa e eficiente para cada ramo de atividade. Dentre os principais objetivos da ferramenta destacam-se:
- facilidade das rotinas administrativas;
- aumento da produtividade.
Com o GED, muitas tarefas se tornam mais fáceis de serem realizadas, já que várias atividades passam a ser automatizadas. Esse fato proporciona aos responsáveis pela execução das rotinas mais tempo para focar em atividades que necessitam de maior atenção.
Quais são as principais tecnologias relacionadas ao sistema GED?
A introdução do sistema GED oportuniza a aplicação de diversas tecnologias no dia a dia da empresa. Diferentemente do que a maioria das pessoas imagina, existem vários módulos que podem ser usados em uma solução de gestão. Tudo depende do perfil, dos objetivos e do ritmo de trabalho de cada negócio.
Observe a seguir quais são as tecnologias utilizadas pelas empresas mais evoluídas e sofisticadas do mercado!
Document Imaging (DI)
Popularmente conhecido como digitalização de documentos, o gerenciamento de imagens é uma ferramenta que realiza a conversão da papelada para o formato digital. Por meio de um scanner, os documentos são digitalizados e indexados em um sistema de gerenciamento, o que permite posterior organização e acesso facilitado.
Document Management (DM)
O DM, ou gerenciamento de documentos, é a tecnologia responsável por realizar a gestão das informações de forma mais eficiente e otimizada que os processos comuns. Com ela, torna-se viável revisar, criar, aprovar e descartar os arquivos eletrônicos. Além disso, dentre suas principais funções, podemos destacar o controle das informações, a segurança dos dados e a facilidade na busca por arquivos.
Workflow
Também conhecido como BPM, o Workflow realiza o controle e o gerenciamento do fluxo de processos em uma empresa, ou seja, é um recurso que permite a organização de tarefas, prazos, trâmites e documentos, tendo como principal objetivo sincronizar as ações das pessoas. O workflow é ainda a garantia de que as atividades serão realizadas por determinado colaborador no tempo previamente definido.
Forms Processing
O Forms Processing é a tecnologia de processamento de formulários. Ela possibilita o reconhecimento das informações, e as relaciona com os campos corretos existentes no banco de dados, automatizando o processo de digitação. Para que essa funcionalidade de reconhecimento trabalhe adequadamente, o sistema utiliza o ICR (Intelligent Character Recognition) e o OCR (Optical Character Recognition).
COLD/ERM
Essa tecnologia tem como principal objetivo trabalhar nas páginas de relatórios de uma empresa, garantindo que a captura, a indexação, o armazenamento, o gerenciamento e a recuperação de dados no sistema sejam feitos de maneira eficiente e otimizada, mantendo as formas originais.
Records and Information Management (RIM)
O RIM é utilizado para o gerenciamento do ciclo de vida dos documentos da empresa e coordena a criação, o armazenamento, o processamento, a manutenção e o descarte dos arquivos. Isso acontece por meio de uma ferramenta de controle de categorias e de tabelas de prazos de guarda dos documentos, conforme previsto na legislação brasileira. Vale ressaltar que essa tecnologia consegue gerenciar todos os documentos da sua empresa, independentemente da mídia em que estão disponibilizados.
Por que investir em GED?
Com a chegada da revolução digital, a digitalização dos documentos tornou-se essencial para o bom andamento dos trabalhos em todos os segmentos. Por meio do GED, todos os arquivos são compactados e são armazenados no mesmo lugar, o que agiliza muitos processos internos nas organizações. Essa ferramenta tornou-se muito popular por algumas razões. Veja abaixo quais são elas!
Sem limites de acessos aos documentos
Por meio da utilização de um software GED, todos os documentos ficam armazenados em uma mesma plataforma virtual. E o mais interessante de tudo isso é que não existem limites de acessos, nem restrição de locais ou fronteiras regionais. Todos os colaboradores que possuem liberação para acessá-los podem visualizar os arquivos no momento em que quiserem, sendo que não há uma quantidade de acessos estipulada.
Controle sobre a validade dos documentos
Existem alguns tipos de documentos que não podem ser descartados em qualquer hipótese. Por essa razão, o sistema GED permite que gestores e os colaboradores tenham um maior controle com relação à validade de cada um deles. Já que os documentos guardados são no formato de arquivos digitais, todos eles permanecem intactos.
Solução economicamente viável
Esse sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos faz com que as empresas se tornem mais produtivas e econômicas, afinal, ele promove uma redução relevante no uso de papel e de impressões. Isso torna a ferramenta uma solução economicamente viável.
Acesso de qualquer lugar
Os gestores e empreendedores que estão fora da estrutura física da empresa podem precisar de alguma informação que estejam em documentos específicos. Deslocar-se para ir até o estabelecimento no meio da noite ou contatar um colaborador fora do horário de expediente é inviável.
Por meio do sistema GED, é possível acessar todos os documentos com o uso de um celular, tablet ou computador, sem que haja necessidade de ter um colaborador trabalhando fora do horário de expediente e até mesmo sem ter a necessidade de deslocamento.
Sem perda de documentos importantes
Além de desburocratizar os processos de guarda de documentos, que antes eram armazenados apenas em arquivos físicos, o sistema GED evita a perda de arquivos, pois todos eles ficam salvos na nuvem. Portanto, essa é a opção mais segura para armazenar os documentos da sua empresa.
Quais são os benefícios do sistema GED?
Ter maior controle das informações guardadas pela empresa traz benefícios importantes para a rotina dos colaboradores. Agora que você já sabe o que é GED e entende um pouco mais sobre o seu funcionamento, deve estar se perguntando quais são as vantagens que esse tipo de gestão pode oferecer para a sua empresa, certo? Acompanhe e descubra!
Rastreabilidade da informação
Algum documento já foi perdido na sua empresa? Pois bem! Sem a gestão eletrônica, é muito comum verificar situações em que arquivos simples podem levar horas até serem localizados. Além disso, eles ainda podem estar expostos ao risco de extravio ou de fraude da informação.
Com apenas alguns cliques, o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos permite que seus colaboradores conheçam a localização exata de qualquer documento cadastrado. Por mais simples que possa parecer, essa vantagem oportuniza ganhos significativos no tempo de trabalho e, consequentemente, na produtividade da equipe.
Segurança
A segurança é um assunto de extrema importância para a maioria das empresas. Quando falamos em documentos sigilosos, essa questão apresenta-se como mais relevante ainda. Embora alguns gestores não levem isso em consideração, o armazenamento inadequado pode expor os dados e as informações da empresa a riscos desnecessários.
Diante desse cenário, outro avanço significativo disponibilizado pelo sistema GED é a organização dos níveis de acesso às informações. Dessa forma, apenas pessoas com autorização conseguem consultar e modificar arquivos identificados como confidenciais.
Agilidade nos processos
Além de todos os benefícios já citados, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é responsável por ganhos significativos de produtividade em diferentes setores da sua empresa. Isso acontece porque, a partir da sua aplicação, as equipes conseguem realizar tarefas simples da rotina em um período menor de tempo. Além disso, o sistema diminui casos de retrabalho e de perda de informações.
Acesso à informação
Com essa tecnologia implantada na sua empresa, você consegue gerenciar quais colaboradores podem ter acesso a cada documento ou pasta. Desse modo, as informações são atualizadas e disponibilizadas em tempo real para a lista de usuários, facilitando o dia a dia dos setores.
Organização dos documentos
O principal benefício da gestão eletrônica é a organização dos documentos de forma padronizada, por meio de categorias, temas, data, importância e numeração. Com isso, você evita que os arquivos fiquem desorganizados — o que, por ventura, pode causar sérios prejuízos para a empresa.
Recuperação de espaço físico
É muito comum as empresas perderem espaços físicos estratégicos por causa do armazenamento de documentos importantes ou de setores cheios de papéis em pilhas enormes. Com a utilização da tecnologia GED, você pode deslocar esses documentos para um depósito, seja ele interno, externo ou, até mesmo, terceirizado. Assim sendo, ele será totalmente destinado a esse fim, liberando espaço para a atividade principal da sua empresa.
Redução de custos
Outro fator importante é a redução dos custos operacionais. Como visto acima, sua empresa aumentará a produtividade dos colaboradores nas atividades diárias do seu negócio, além de evitar impressões ou cópias de documentos de forma desnecessária.
Como implantar o GED?
Essa tecnologia pode ser implementada em qualquer negócio, desde empresas de pequeno porte até grandes corporações. Então, se você gostou dessa metodologia e tem interesse em implantar na sua empresa, confira abaixo as principais etapas do processo.
Passo 1
O primeiro passo é definir se vai fazer essa gestão internamente ou contratar uma empresa terceirizada especializada no assunto.
Passo 2
Após a definição acima, é necessário organizar todos os documentos e fazer a conversão para o ambiente digital por meio da digitalização.
Essa etapa é a mais demorada, e é preciso ter atenção, tornando-se necessário fazer um planejamento dos arquivos que serão enviados à empresa terceirizada ou para a pessoa responsável (caso queira fazer internamente).
Vale ressaltar que, se optar pela segunda opção, a empresa tem que considerar a liberação de um espaço físico para realizar o trabalho e ter um scanner de alta performance e mão de obra qualificada.
Passo 3
Efetuada a digitalização, os documentos devem ser salvos e classificados de forma padronizada, ou seja, com nomenclatura, formatação, local de armazenamento, dentre outros. Algumas empresas aproveitam esse momento para incluir o procedimento operacional padrão (POP) de gestão de documentos, pois isso facilita na hora da inclusão de novos arquivos.
Passo 4
Nesse momento, o gestor de cada setor deve definir o ciclo de vida do documento de acordo com o prazo de guarda definido pelas legislações vigentes, e essa informação vai ser incluída no Records and Information Management (RIM).
Passo 5
Realizados os processos acima, sua empresa já pode desfrutar dos benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos. É bom lembrar que, para o sistema continuar sendo benéfico, é necessário sempre verificar se os novos documentos estão sendo armazenados da forma que foi definida.
Como escolher o melhor software GED para a sua empresa?
Realizar a escolha de um sistema GED é um grande desafio. Para encontrar a melhor opção, é necessário pesquisar e analisar alguns fatores que podem fazer toda a diferença ao longo do período em que o software será utilizado. Veja abaixo alguns pontos importantes que devem ser verificados:
- estipule os benefícios que serão atingidos;
- saiba quais são as qualidades de um bom sistema.
Tomando essas precauções, a chance de tomar a decisão certa e contratar um bom sistema é enorme. A eBox Digital tem muitos diferenciais em suas soluções, sendo que algumas delas fazem com que os seus clientes tenham mais praticidade e segurança com relação aos documentos da sua organização.
Compreender o que é GED e quais são os benefícios que a introdução desse sistema oferece para o fluxo de trabalho é um passo importante para aumentar a produtividade da sua empresa. Como você pode observar, as novas tecnologias e a adesão ao uso dessa ferramenta auxiliam na execução de diversas atividades do cotidiano com segurança e agilidade, diminuindo despesas e evitando retrabalho.
Agora que você conhece um pouco mais sobre o que é GED, que tal entrar em contato conosco e conhecer as opções de sistema que temos a oferecer? Não perca tempo e nos contate agora mesmo!
