O que é OCR? Saiba tudo sobre o reconhecimento óptico de caracteres

OCR é uma sigla que traduzida significa “Reconhecimento Óptico de Caracteres”. Mas afinal, o que é OCR? É uma tecnologia feita para fazer reconhecimento e extração de textos de diversos arquivos.

É uma ferramenta que tem ganhado força devido ao seu potencial de auxílio quanto ao manuseio dos textos das imagens para outros sistemas que oferecem várias alternativas para aprimorar variados tipos de trabalho nas empresas. Continue a leitura e descubra detalhes desse mecanismo que transforma os processos das tarefas diárias de quem o utiliza!

O que é OCR na íntegra?

O OCR é uma tecnologia que foi criada para fazer a conversão de várias espécies de documentos em informações que possam ser pesquisadas e editadas. A ferramenta pode reconhecer palavras e letras presentes em um documento em imagem, como documentos digitalizados e fotos, e assim, tornar acessível a procura por informações específicas. 

A tecnologia OCR tem como base três mecanismos que são seus alicerces, para que a ferramenta atue com o máximo de precisão que é: integridade, finalidade e adaptabilidade.

Para que serve?

O Reconhecimento Ótico de Caracteres tem diversas serventias para ajudar nos processos diários de uma corporação. A tecnologia permite converter imagens de texto, simplesmente em textos, ao fazer a digitalização em formato JPG, TIFF, PDF, PNG e GIF do tipo imagem. Quando usado com parceria de outras tecnologias, é possível fazer armazenamentos, pesquisas e extrações de qualquer tipo de documento.

Uma das grandes utilidades do OCR é que ele permite um grande fluxo de armazenamento de dados. No que se refere a conteúdo, o OCR facilita a busca por determinadas informações, ou seja, não há necessidade de ler e reler todo o texto. A ferramenta permite fazer pesquisa por meio de palavras-chave. 

Ao consultar informações sobre um determinado colaborador,por exemplo, basta escrever o nome que deseja encontrar em uma função de busca. Se você pretende encontrar o nome Mário, o sistema vai mostrar todos os nomes “Mário” que estão em seu arquivo de talentos. Em seguida, o usuário clica no nome do profissional procurado para ter acesso aos seus dados. 

A tecnologia OCR pode ser encontrada de maneira muito moderna nos Sistemas de Gerenciamento Eletrônica de Documentos. É uma ferramenta que serve como apoio para otimizar as atividades de rotina em diferentes tipos de negócios e nos setores das empresas. No setor de RH, por exemplo, ele permite fazer admissões de maneira digital e com menos burocracia etc.

No processo de admissão é o candidato que digitaliza e envia os seus documentos ao RH. Isso significa que o candidato não precisa se deslocar até a empresa. Fato que diminui custos para o candidato e evita atraso na entrega dos seus registros.

Como funciona na prática?

Para fazer a digitalização do documento é necessário ter um suporte de entrada, como um scanner. Antes de fazer a digitalização é importante que se faça a higienização e reconstrução dos documentos que se encontram, rasgados, amassados ou até deteriorados pela ação do tempo. Isso ajuda a preparar os registros para que a leitura seja a melhor possível. 

O próximo passo é a indexação, ou seja, o reconhecimento do texto. É feita a identificação do documento conforme o assunto ou o campo definido pelo usuário. Existem dois tipos de algoritmos de OCR, que são a correspondência de padrões e a extração de recursos.

Durante a correspondência de padrões é feito o isolamento de uma imagem de caracteres, conhecida por glifo. Esse formato acontece de maneira efetiva com imagens digitalizadas de registros digitalizados em um equipamento conhecido. 

Já a extração de recursos divide os glifos em instrumentos, como ciclos fechados, linhas, interseções de linha e direção de linha. Essas funções são usadas para que se encontre a correspondência mais adequada aos glifos armazenados. Nessa etapa ocorre realmente a total digitalização, isto é, a transformação do formato de papel para o aspecto digital com extração inteligente de informações - OCR.

Depois de concluída a digitalização dos documentos, é indispensável que se faça um controle de qualidade, para que fique comprovado que o resultado esteja conforme o apresentado pelas informações técnicas do que foi projetado. 

Quais as suas vantagens?

Ao fazer uso da tecnologia OCR, a empresa pode se beneficiar de diversos artifícios que ajudam diariamente a instituição a tomar decisões rápidas e assertivas devido ao formato que os documentos tomam após serem digitalizados. Essa ferramenta permite auxiliar em buscas internas de registros, fazer recortes de parte de conteúdo e outras ações. No entanto, é importante saber que os documentos já não podem mais ser alterados, pois seria considerado “adulteração documental”.

Ao usar um software OCR inovador, a corporação pode obter soluções por intermédio da IA (Inteligência Artificial). Com esse recurso a instituição pode fazer digitalização de elementos além do óbvio. 

É permitido, por exemplo, digitalizar e fazer leitura de placas de carro autônomo, placas de trânsito, reconhecer embalagens de produtos usados em publicidade, identificar logotipos de empresas publicadas nas mídias sociais. Isso significa que a empresa pode reduzir custos com iniciativas operacionais e de marketing, o que melhora, também, as experiências dos seus clientes. 

Isso comprova que um sistema que contém a ferramenta OCR, pode ser usado por empresas de qualquer modalidade de serviço. Com esse recurso transformador, pode potencializar os seus formatos de trabalho e ainda crescer no mercado.

Eis uma dúvida que deve ser esclarecida. É possível fazer uma pesquisa em algum documento sem o OCR? Podemos afirmar que infelizmente isso não é possível. Diante dessa realidade. As funcionalidades que essa tecnologia promove às corporações, ajudam as empresas a terem um grande diferencial competitivo entre os seus concorrentes. Pois, o mercado exige celeridade e eficiência em tudo que envolve a produtividade do negócio.

Por fim, agora que você já sabe o que é OCR e que ele é capaz de capturar informações de diversas imagens, favorecer a rapidez nas atividades das empresas, realiza os procedimentos de forma segura e o compartilhamento de informações mais rápida, fato que potencializa os trabalhos das corporações de forma dinâmica. Sendo assim, é sabido que é uma tecnologia indispensável à sua empresa.

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