Organização de arquivos: confira as 6 melhores práticas!

De acordo com a pesquisa realizada pela M-Files ECM, os profissionais gastam 50% do tempo procurando informações e demoram em torno de 18 minutos para localizar um documento. Você já passou por isso? Acredito que sim! Contudo, é possível reverter essa situação e melhorar a organização de arquivos na sua empresa. Contar um ambiente organizado e limpo facilita muito o dia a dia dos colaboradores, além de ser mais agradável a todos. Pensando nisso, separamos abaixo algumas dicas essenciais para você arrumar melhor os arquivos e documentos dentro da sua empresa. Continue a leitura e confira!

1. Digitalizar tudo que for possível

Essa ferramenta é uma excelente alternativa para evitar acúmulo de papel, exposição dos documentos ao tempo e perda de arquivos. Também, com a digitalização eles vão ficar mais seguros, além de reduzir o custo de manutenção do espaço físico, agilizar a procura de informações e aumentar a produtividade de seus colaboradores.

2. Nomear os arquivos

Não adianta só digitalizar os documentos e deixá-los desorganizados no computador. É necessário nomear cada um com uma nomenclatura curta e de fácil entendimento. Entretanto, lembre-se de que não é só você que usa esses arquivos. Portanto, é interessante manter o padrão de nomenclatura para ganhar tempo e praticidade na hora de encontrá-los.

3. Dividir em categorias

Seguindo a mesma linha anterior, organize os arquivos em pastas separadas por categorias diferentes. Você pode fazer uma pasta para cada setor e eles fazem subpastas de acordo com suas atividades. Quanto mais objetivo for a organização, mais fácil será para encontrar os documentos posteriormente. Essa regra é válida tanto para o armazenamento em formato digital quanto físico.

4. Centralizar as informações

Outro ponto que deve ser definido é o local de armazenamento dos documentos, pois caso não haja uma centralização no salvamento, corre-se o risco de ter várias cópias do mesmo arquivo em plataformas diferentes. Portanto, para evitar dúvidas de qual arquivo é o mais atualizado, escolha um repositório único para sua equipe. Já os físicos também precisam ser guardados em um lugar exclusivo a esse fim.

5. Ter cuidado com o prazo de validade

Conforme legislação brasileira, os documentos têm prazo de validade e eles variam muito de acordo com cada tipo. Alguns precisam ser guardados para sempre, outros por 30 anos e ainda os que tem um período específico. Então, conheça o tempo de armazenamento de seus arquivos para não correr risco de perder os que deveriam ficar arquivados ou guardar os que já expiraram.

6. Utilizar as ferramentas adequadas para o armazenamento

O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos Online) permite que você organize seus arquivos, encontre-os rapidamente, também que controle, armazene ou recupere informações em um clique. Além disso, vai economizar espaço físico, terá segurança, redução no custo e aumento da produtividade de sua equipe. Para os arquivos originais, existem algumas empresas especializadas em armazenamento desses documentos de forma efetiva e segura. Como você pôde perceber, a organização de arquivos é muito importante para manter a ordem dos documentos de forma segura e gerar qualidade dos serviços prestados, além de produzir de maneira mais eficaz. Aproveite as dicas acima e coloque agora seus documentos em ordem! Tenha de uma vez por todas um ambiente organizado e limpo. Para auxiliar nesse assunto, entre contato conosco! Um de nossos especialistas vai ajudar você a escolher a melhor opção para sua empresa.