Quais são os erros de gestão de documentos e como evitá-los?

Os processos institucionais estão cada vez mais sistematizados e digitalizados, tornando-se necessário uma gestão de documentos eficaz, que permite às empresas acesso seguro aos documentos e informações que podem influenciar na tomada de decisões. 

No entanto, muitos negócios ignoram a importância dessa prática e, por isso, cometem erros cruciais que podem comprometer os seus resultados, tanto na etapa de planejamento quanto na execução dos serviços, sejam eles técnicos ou administrativos. 

Pensando nisso, explicaremos, neste post, quais são os principais erros da gestão de documentos e como evitá-los. Acompanhe a leitura!

Importância da gestão de documentos

A gestão dos documentos representa uma atividade estratégica dentro das instituições. Afinal, ela é responsável por coletar e sistematizar os dados, possibilitando disseminar informações gerenciais importantes para a tomada de decisão e o crescimento saudável do negócio. 

Além disso, a atividade garante que todas as informações relevantes sejam rapidamente acessadas, o que permite criar processos mais inteligentes para controlar toda a documentação da sua empresa corretamente. Assim, é importante estar atento à maneira como os arquivos são armazenados para não cometer falhas na gestão de documentos, que afetam diretamente a produtividade e o bom desempenho do trabalho.

Os erros mais comuns de gestão de documentos

Não usar documentos eletrônicos

Por diversos motivos, muitas empresas são resistentes ao uso de documentos eletrônicos. Mas, é necessário ter em mente que isso pode afetar os processos e a produtividade da empresa. Portanto, garantir que todos os documentos sejam digitalizados e investir em um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos tornam os processos mais simples e seguros, pois o papel pode se deteriorar com tempo, extraviar e até mesmo ser descartado. 

Não categorizar a papelada

Quando se realiza a gestão de documentos das instituições, estamos lidando com vários setores que geram documentos diferentes, como financeiro, recursos humanos, comercial, comunicação, entre outros. E, para manter a organização dos arquivos, o ideal é categorizar toda a papelada.

Além de facilitar o acesso à informação quando solicitada, a sistematização correta melhora a produtividade dos colaboradores, economiza tempo e reduz os riscos relacionados à segurança dos documentos. Logo, organizar por ordem cronológica, tipo de arquivo e departamento, por exemplo, é uma forma simples e eficaz.

Não ter uma política sólida de gestão de documentos

Para que a maioria das falhas seja evitada e as boas práticas de gestão sejam seguidas corretamente, é imprescindível adotar uma política de gestão documental. Por meio dela, os colaboradores saberão qual a melhor forma de lidar com as informações do negócio, alinhando os processos de maneira adequada. Dessa forma, é possível seguir um padrão, deixando os processos documentais da empresa práticos, rápidos e eficientes.

Não garantir mais segurança com a nuvem

Um dos principais erros de gestão está associado à segurança dos documentos usados periodicamente pelas empresas. Muitas vezes, o armazenamento de arquivos é feito em nos próprios computadores da empresa ou em dispositivos como pen drives ou HD externo, o que acaba gerando deficiências operacionais. 

O ideal é investir nos recursos de cloud computing, que propiciam um maior dinamismo à gestão, uma vez que os documentos são armazenados na nuvem eletronicamente, de forma totalmente segura. 

Não ter controle do acesso

Deixar que qualquer pessoa acesse as informações, sejam elas físicas ou digitais, é também um grande erro da gestão de documentos, já que isso pode colocar em risco as informações pessoais dos clientes.

É necessário um controle ativo e rígido sobre quem, como e quando se pode acessar determinados tipos de documentos. Assim, os riscos de rupturas na segurança aumentam significativamente. Nesse caso, a gestão eletrônica é um grande facilitador, pois as plataformas criam logins de acesso para pessoas autorizadas,

Agora que você já conhece os principais erros da gestão de documentos, é hora de conhecer a melhor forma de evitá-los. Nossa dica, a princípio, é que sua instituição não negligencie a importância de ter uma boa gestão de documentos, invista em treinamento para as equipes e adote soluções tecnológicas, visando otimizar o trabalho. 

Contar com uma tecnologia que facilite as tomadas de decisões e armazene seus documentos com segurança e de forma inteligente, é uma opção de manter os documentos sempre alinhados à realidade da empresa e ainda evitar os erros de gestão de documentos que prejudicam os resultados do negócio. 

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