Qual a importância do acesso seguro a documentos nas empresas?

Já imaginou começar o seu dia com a certeza de que o acesso a documentos importantes da sua empresa está seguro, disponível somente para aqueles com a chave certa para acessá-los? Hoje em dia, ter essa segurança é uma necessidade fundamental no mundo corporativo, em que a informação é tanto um ativo quanto uma vulnerabilidade.

Como o volume de dados cresce exponencialmente, o acesso seguro a documentos se torna indispensável para a integridade e a competitividade das empresas. A garantia de que informações confidenciais estão protegidas contra acessos não autorizados tranquiliza e fortalece a estrutura organizacional.

Quer entender como uma autenticação segura e métodos de gestão documental aprimorados podem ser a solução para um ambiente corporativo protegido e eficiente? Continue a leitura deste texto para descobrir as tecnologias que aumentam a segurança dos documentos do seu negócio! Vamos lá?

Qual é a importância de ter segurança no acesso a documentos da empresa?

O acesso seguro a documentos é vital para qualquer empresa. Ele protege contra perdas, roubos, vazamentos de dados e acessos não autorizados, preservando a confidencialidade das informações críticas e valiosas.

Um sistema eficaz de gestão de documentos garante que somente pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis, reduzindo, assim, riscos legais e financeiros ligados à violação de dados.

Quais são as formas de conseguir isso?

Existem várias estratégias para garantir o acesso seguro aos documentos, incluindo a implementação de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED), uso de autenticação forte e criptografia de dados.

São medidas que garantem que os documentos digitais e físicos estejam protegidos contra acessos indevidos, ao mesmo tempo que facilitam a recuperação de informações quando necessário.

Como a autenticação da ICP-Brasil torna possível o acesso seguro a documentos?

A autenticação proporcionada pela ICP-Brasil (sigla para Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) tem um papel crucial na garantia da segurança dos documentos empresariais.

Para entender melhor seu funcionamento, é fundamental entender o que é a ICP-Brasil. Trata-se de uma estrutura organizacional formada por entidades tanto do setor público quanto do setor privado. Essas entidades têm a responsabilidade de estabelecer regras e procedimentos para garantir a emissão segura e confiável de certificados digitais. Ou seja, a ICP-Brasil coordena e supervisiona todo o processo de certificação digital, assegurando sua legitimidade e confiabilidade.

Esses certificados são associados a pessoas físicas ou jurídicas, e a infraestrutura emprega um sistema de criptografia assimétrica, conhecido como certificação com raiz única.

Nesse sistema, cada certificado digital é composto por um par de chaves criptográficas: uma pública, compartilhada, e outra privada, que deve ser mantida em segurança. Quando um documento é codificado com a chave pública, somente a chave privada correspondente pode decodificá-lo, garantindo, assim, a autenticidade e a integridade das informações.

Ao utilizar esse sistema de confirmação, a ICP-Brasil proporciona uma camada adicional de proteção para os dados corporativos. Isso significa que apenas pessoas autorizadas, que tenham os certificados digitais adequados, podem acessar, assinar ou modificar os documentos, proporcionando um controle rigoroso sobre quem pode ter acesso às informações da empresa.

Além disso, os certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil contam com alto nível de segurança, garantindo que as transações e comunicações digitais sejam protegidas contra possíveis ataques cibernéticos.

Quais são os níveis de segurança dos certificados da ICP-Brasil?

Os certificados da ICP-Brasil são classificados em diferentes níveis de segurança, baseados na identificação e autenticação do usuário.

Eles variam desde certificados para assinaturas eletrônicas simples até aqueles utilizados para transações mais sensíveis, exigindo maior grau de segurança e confirmação de identidade. Tudo isso é importante, pois garante flexibilidade e adequação às diversas necessidades de segurança das organizações.

A ICP-Brasil implementa várias medidas rigorosas para garantir a validade jurídica e a segurança dos documentos eletrônicos, evitando fraudes e protegendo as informações contra violações.

Essas medidas são categorizadas em diferentes níveis de segurança, refletindo a seriedade da autenticação das assinaturas digitais e a eficácia na proteção de dados. Os níveis de segurança dos certificados digitais variam principalmente em sua forma de geração e armazenamento de chaves. Veja abaixo!

Segurança tipo A, S ou T 1

Esse nível é considerado o ponto de entrada para a segurança de certificados digitais da ICP-Brasil, oferecendo um sistema de segurança robusto, mas com a característica de ter a geração de chaves realizada por um software no computador do usuário.

O acesso é feito por meio de usuário e senha, o que torna esse tipo de certificado mais acessível, porém, com uma validade geralmente menor devido a potenciais vulnerabilidades ligadas ao armazenamento de chaves no software.

Segurança tipo A, S ou T 3

Avançando para um nível de segurança superior, os certificados tipo 3 são gerados e mantidos em um hardware criptográfico dedicado.

Esse dispositivo exclusivo restringe o acesso apenas a pessoas autorizadas, aumentando muito a segurança das operações quando comparado com os certificados de nível 1.

A natureza física do armazenamento em hardware oferece uma camada extra de proteção contra tentativas de acesso não autorizado.

Segurança tipo A, S ou T 4

O nível 4 usa um Módulo de Segurança Criptográfica (HSM, na sigla em inglês) para a geração e o armazenamento da chave privada. Esse dispositivo, frequentemente conhecido como um "cofre digital", é projetado para ser inviolável, com a capacidade de apagar todas as informações contidas nele caso uma tentativa de invasão seja detectada.

A chave privada do tipo 4 só pode ser duplicada em outro HSM, garantindo o mais alto grau de segurança e confiança nas transações digitais.

Por que fazer uso deles?

O uso de certificados da ICP-Brasil reforça a segurança dos documentos, além de agregar valor legal às transações eletrônicas, garantindo a autenticidade e a integridade das informações. Isso é fundamental para a realização de negócios no ambiente digital, proporcionando confiança entre as partes envolvidas.

A eBox Digital se destaca no cenário de gestão documental por oferecer soluções como a guarda de documentos físicos e digitais, a digitalização de acervos e a otimização de processos por meio de um Software GED inovador.

A integração da autenticação da ICP-Brasil nos serviços da eBox garante a máxima segurança e conformidade legal, tornando o acesso a documentos rápido e seguro. Com flexibilidade para atender às necessidades específicas de cada cliente, a eBox Digital é a parceira ideal para empresas que buscam eficiência e segurança documental.

Como você pode ver, o acesso a documentos com segurança vai muito além de uma simples proteção de informações; ele representa a garantia da integridade, da privacidade e da competitividade no mercado. A adoção desse tipo de medida, aliada a uma gestão documental eficaz, permite que as empresas cumpram com requisitos legais e regulatórios, além de promover uma cultura de segurança e confiança entre colaboradores, parceiros e clientes.

Se você deseja aumentar a segurança dos documentos da sua empresa e garantir uma gestão documental eficiente e adequada às melhores práticas do mercado, a eBox Digital é sua melhor escolha. Entre em contato conosco para conhecer com mais detalhes as nossas soluções.