Gestão
A admissão digital é uma forma de otimizar os processos de contratação de colaboradores, diminuir o excesso de papéis no departamento pessoal e eliminar a burocracia na entrega dos documentos. Ela torna os processos mais ágeis e facilita o trabalho dos profissionais que trabalham no setor de Recursos Humanos (RH), aumenta a produtividade, reduz os custos etc.
Esse tipo de contratação é uma tendência que requer a implementação de um sistema de gestão de RH que permita armazenar informações e documentos dos funcionários. A tecnologia aprimora a experiência do cliente e automatiza os processos internos para facilitar o atendimento das demandas do mercado. Com o auxílio de um software o processo de admissão é agilizado.
A adoção de uma solução tecnológica impacta positivamente a empresa e os novos talentos contratados. Neste conteúdo, vamos explicar o que é admissão digital e quais são as maneiras de migrar o processo tradicional. Aqui, você descobrirá como esse procedimento é realizado, os seus benefícios e a funcionalidade ofertada por um software.
Quer saber como funciona o processo de admissão digital e como fazer a migração? Acompanhe a leitura!
Compreenda o que é admissão digital
Admissão digital é o procedimento efetuado para a contratação de colaboradores de modo totalmente online. O processo envolve a utilização da tecnologia que é uma ferramenta indispensável durante a seleção e efetivação dos funcionários. Ele é diferente da admissão tradicional que todos já conhecem por fazer parte das rotinas das empresas há muitos anos.
Durante a contratação de um funcionário, os profissionais responsáveis solicitam vários documentos necessários para o registro. Geralmente o candidato fazia cópias de sua documentação e entregava na empresa que o contrataria. A etapa gerava gastos, exigia tempo e era burocracia uma burocracia para as partes. Ela era mais demorada e podia causar prejuízos para o negócio.
Já a admissão de funcionários digital facilita a rotina das contratações, pois permite que o novo talento digitalize os seus documentos em sua própria casa. Se houver um erro ou adversidade, a dificuldade poderá ser resolvida com agilidade e melhorar a experiência do candidato. O procedimento é benéfico para os negócios, já que os profissionais podem começar a trabalhar imediatamente.
Veja como migrar para a admissão digital
A migração para a admissão digital pode ser realizada por meio de um software que atende o setor de RH e permite o armazenamento das informações e dos arquivos na nuvem. O processo inicia com a adoção de uma tecnologia que auxilia na realização do procedimento, mas ela não coloca um fim nos documentos que devem ser fisicamente armazenados.
Informações sobre a vaga
O profissional do RH encaminha as informações sobre a vaga para o candidato, por exemplo, salário, funções, benefícios corporativos etc. O colaborador encaminha para a empresa os documentos solicitados que realiza a conferência para averiguar se todos estão em conformidade com as exigências legais. Depois os dados são encaminhados para o setor fiscal que transmite as informações no eSocial.
Documentos armazenados na nuvem
Com a admissão digital não é mais preciso separar, organizar e guardar uma série de documentos impressos ou digitais. Os procedimentos são feitos de modo online e sistema armazena todos os dados em cloud, mantendo-os seguros contra ataques cibernéticos. As informações são guardadas no ambiente virtual de maneira organizada e são integradas com as outras plataformas utilizadas.
Redução de tempo gasto
A implementação de um software para RH diminui significativamente o tempo investido na realização de tarefas operacionais. Os profissionais desse departamento conseguem acessar com mais rapidez e fazer a gestão dos documentos dos colaboradores e têm disponibilidade para realizar atividades importantes. Eles têm facilidade de acesso aos dados e podem compartilhar materiais internos com rapidez.
Sustentabilidade
Um software de RH reduz o uso de papéis e, consequentemente, o impacto ambiental. Portanto, trata-se de um diferencial sustentável que se tornou relevante nos últimos tempos, pois a sociedade está mais consciente da necessidade de preservar a natureza. A admissão digital permite implementar um RH sem papel, elimina os custos com impressão e armazenamento.
Comodidade para os colaboradores
A tecnologia oferece comodidade para os colaboradores que desde o início do contrato vão interagir com os funcionários do RH. O processo é digital e todas as obrigatoriedades são realizadas por celular ou computador, com o acesso ao software especializado da admissão digital e as ferramentas usadas para a digitalização dos documentos.
Entenda como a admissão digital é realizada
A admissão digital é executada, como já visto, por meio de uma funcionalidade do software de RH, que faz a importação e armazena as informações dos novos talentos na nuvem. Na prática, profissionais especializados implantam o software na empresa, os funcionários aprendem a usá-lo e começam a realizar os processos digitais. Observe abaixo como isso funciona!
1. Envio da documentação
O setor de RH faz o envio do procedimento para os candidatos selecionados utilizando o software de gestão de dados. O processo de admissão é iniciado pela empresa que aguarda o retorno do colaborador, visto que ele vai inserir os dados solicitados e os enviará pela plataforma. O trabalhador envia também os documentos fotografados ou escaneados.
2. Análise dos documentos
Depois de receber os documentos enviados pelo candidato, a solução tecnológica confere os dados do futuro colaborador e verifica se está tudo certo ou se falta alguma informação. Caso falte um documento ostensivo, o candidato terá que realizar o envio ou complementar as informações para ser contratado e cumprir as obrigatoriedades legais.
3. Armazenamento das informações
As informações dos colaboradores são armazenadas em um banco de dados digital, ocupam menos espaço na empresa e promovem a agilidade. Um software de inteligência possibilita a digitação de comandos para a localização de informações e detalhes sobre os funcionários. Por outro lado, o acesso a essas informações pode ser restringido para pessoas autorizadas.
4. Templates de admissão
O software de RH ajuda a personalizar o processo de admissão digital com a criação de templates. Com eles, os documentos que precisem de assinaturas são selecionados com facilidade na plataforma e encaminhados para a empresa. Essas soluções também permitem a elaboração de modelos de contratação e de checklists das documentações admissionais.
5. Carta proposta com assinatura digital
O processo de admissão digital requer a criação de arquivos que são concebidos no ambiente virtual e que não necessitam de versão física porque recebem uma assinatura digital. Essa assinatura eletrônica tem validade jurídica e pode ser inseridas nas propostas de trabalho enviadas pelas empresas aos candidatos. Esses documentos podem ser personalizados antes do envio aos novos talentos.
6. Onboarding digital
Onboarding digital é a aplicação da transformação digital nos procedimentos que envolvem cadastros. Na admissão digital praticamente todo o processo é efetuado de forma online e no onboarding as documentações dos funcionários são armazenadas em um único ambiente virtual. Sendo assim, essa tendência traz benefícios para todas as áreas do negócio.
Confira as principais vantagens da admissão digital
Os gestores desenvolvem uma atuação estratégica dentro da empresa e oferecem melhorias para as suas equipes com a admissão digital. O procedimento traz muitos benefícios para as organizações que implementam um software de RH e modernizam os seus sistemas. Observe abaixo algumas vantagens de contar com a tecnologia!
Mais segurança
O software de gerenciamento de RH garante que os dados dos colaboradores da sua organização sejam armazenados com mais segurança. Os documentos são inseridos em um ambiente adequado e os profissionais da área fiscal podem acessá-los de maneira prática, rápida e confiável. A tecnologia pode ser integrada ao eSocial para assegurar que as contratações estejam conforme os requisitos legais.
Fortalecimento da marca
Os novos contratados por meio da admissão digital iniciarão o seu relacionamento com a empresa ao acessar uma ferramenta inovadora. O software garantirá uma excelente experiência aos profissionais que se tornarão embaixadores da marca. As percepções dos novos talentos são refletidas no mercado e asseguram uma ótima impressão do negócio desde o princípio.
Relacionamentos estratégicos
O departamento de RH demonstrará que o capital humano é valorizado pela empresa ao utilizar a admissão digital. Os profissionais desse setor terão mais tempo para trabalhar os relacionamentos de modo estratégico. Já os novos talentos não terão que lidar com pilhas de documentos físicos e poderão trabalhar para a integração das equipes, promover encontros, debates, entre outros.
Superação da concorrência
Normalmente os processos de contratação de colaboradores são longos e se estendem demais em função da rotina do RH. Isso poderá fazer com que a empresa perca candidatos para os concorrentes que estiverem em busca de profissionais especializados. Os novos talentos podem entender que a organização não pretende contratá-lo e fechar contrato com outro empreendimento.
Ganho de competividade
O mercado está cada vez mais concorrido e exige dos gestores uma postura mais estratégica para o sucesso das organizações. A praticidade é um dos maiores ganhos da admissão digital, pois ela confere maior competitividade aos negócios. O preenchimento, a assinatura e a entrega online dos documentos agiliza o processo e diminui o custo das contratações.
A tecnologia ajuda a realizar os cálculos das verbas trabalhistas, faz a integração com as outras ferramentas e torna a rotina mais prática. Além disso, o mundo corporativo está cada dia mais voltado para a proteção do meio ambiente. As empresas que são denominadas como verdes ou eco friendly em decorrência de investimentos em sustentabilidade conquistam novos clientes com facilidade.
Enfim, agora você já sabe como migrar para o processo de admissão digital e conhece os benefícios de realizar esse procedimento! Adote um software de gestão de RH focado em seu negócio, aumente a produtividade dos seus colaboradores e a lucratividade da sua empresa. Uma solução especializada surpreenderá os profissionais contratados e os novos talentos.
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