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O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou simplesmente GED, é um sistema de organização e armazenamento de documentos digitais que vem se destacando há alguns anos nas empresas.
O sistema é constituído por ferramentas tecnológicas que facilitam e otimizam a gestão de documentos, sobretudo no meio digital. Por meio dele, é possível garantir acesso rápido e controlado a todos os documentos de uma empresa, sendo fundamental para ter uma boa gestão documental.
Neste post, vamos explicar as funcionalidades de um sistema GED e por que vale a pena investir nele. Aqui, você vai descobrir o que deve buscar nessa solução e obter detalhes sobre facilidade de uso, automação do fluxo de trabalho, atendimento às necessidades da empresa, armazenamento, entre outros. Além disso, vai compreender as características que devem ser consideradas na sua aquisição.
Quer saber um pouco mais sobre o sistema GED e seus benefícios para as empresas? Acompanhe a leitura deste conteúdo!
Saiba como o sistema GED funciona e para que serve
O GED é feito por meio de um sistema informatizado, desenvolvido para gerenciar, rastrear e armazenar documentos e imagens que são capturados pelos colaboradores com o uso de dispositivos ou scanners. Trata-se de um conjunto de inovações que possibilita à organização administrar diversos documentos digitalizados.
O sistema tem como objetivo reunir e controlar todos os dados de um determinado negócio. Portanto, a tecnologia ajuda a:
- controlar;
- registrar;
- compartilhar;
- fazer backups das informações das empresas dos mais variados segmentos.
Portanto, um sistema GED eficiente é capaz de otimizar a guarda de documentos e impactar de forma positiva a rotina de trabalho, além de aumentar a produtividade dos colaboradores.
Basicamente, o GED funciona como uma estratégia que determina as formas e diretrizes que uma companhia deve seguir para receber, processar, revisar, armazenar, reter e se livrar dos documentos.
Tudo isso com a utilização da tecnologia, que pode ajudar de maneiras distintas, como na elaboração de um ponto de vista unificado de todos os arquivos de uma empresa, com mecanismos de monitoramento e controle de todo o seu ciclo de vida.
No entanto, para que você aproveite todos os benefícios do GED, é essencial conhecer todas as suas etapas. Veja quais são:
1. Planejamento
Antes de iniciar, é necessário planejar quais documentos serão digitalizados e de que forma o processo será realizado. No planejamento deve-se organizar todas essas questões para que o sistema GED se adapte da melhor forma possível ao seu modelo de negócio.
2. Preparação dos documentos
Para garantir a qualidade e legibilidade dos documentos que serão digitalizados, é necessário prepará-los para evitar qualquer risco que venha a comprometer o arquivo digitalizado. Em documentos mais antigos, por exemplo, vale a pena fazer uma limpeza suave para proporcionar a máxima qualidade na hora de digitalizar.
3. Digitalização de documentos
Nesta etapa acontece a digitalização dos documentos, que passam por um scanner e são feitas cópias idênticas às originais, porém com boa resolução e um tamanho menor.
Além disso, é indispensável contar com scanners de alta qualidade e ficar atento se a ferramenta é a mais adequada para aquele documento. Após serem escaneados, os arquivos já ficam disponíveis no meio digital.
4. Controle de qualidade
Mesmo que você use um scanner de qualidade e tenha bastante cuidado ao digitalizar, alguns erros podem acontecer e, com isso, surgir arquivos defeituosos. Por isso, depois da digitalização, esses documentos passam por um controle de qualidade para assegurar que as cópias estão legíveis e em boa definição.
5. Indexação
Aqui, os documentos são enviados para o lugar em que serão armazenados e é desenvolvido um modelo de organização por assuntos, seções, datas, entre outros critérios, a fim de que os documentos sejam localizados no sistema mais facilmente.
6. Disponibilização
Após digitalizar e armazenar os documentos, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com o sistema GED, os usuários podem acessar e consultar os arquivos da empresa com mais facilidade, segurança e agilidade, sem correr o risco de perder algo importante ou levar um tempo na hora de localizá-lo.
Conheça as funcionalidades de um sistema GED
Um sistema GED eficiente é capaz de facilitar a organização, o armazenamento seguro e o acesso eficiente a documentos digitais e informações corporativas. Esse sistema visa substituir métodos tradicionais de arquivamento físico por uma solução digital integrada.
A tecnologia permite que as organizações gerenciem documentos de forma mais eficiente ao longo de seu ciclo de vida, desde a criação até o arquivamento ou descarte, garantindo conformidade com regulamentos e promovendo uma gestão de informações mais eficiente e segura.
A maioria das empresas já automatizou a gestão da qualidade e dos documentos usando softwares que estão disponíveis no mercado. Contudo, uma grande parte não sabe que os sistemas GED podem ser diferentes, pois os seus desenvolvedores podem planejá-los com funções específicas.
As principais funcionalidades de um bom sistema envolvem captura e envio de documentos por e-mail, URL e . A funcionalidade relacionada à organização é relevante para que os documentos sejam ordenados e identificados dentro desse sistema.
Ela abarca os índices parametrizáveis, sugestão automática de localização e identificação sem pastas. Já as funcionalidades de busca englobam sugestões de pesquisa, buscas salvas e por conteúdo, de forma ágil e precisa.
Por fim, as funcionalidades de gestão e operação são indispensáveis para otimizar e facilitar o manuseio das informações no ambiente do GED. Elas referem-se à administração dos documentos por meio de compartilhamento por e-mail, regras de permissionamento, sistema de comentários e notificações. Considere que a usabilidade e a eficiência do sistema dependem da simplicidade de suas funções.
Entenda por que investir em um sistema GED
O sistema GED serve para simplificar a busca de documentos, o compartilhamento, o arquivamento, o armazenamento e o recebimento pelos colaboradores. Ele pode ser adaptado às necessidades do negócio para otimizar o fluxo de trabalho e elevar a sua produtividade. Assim, o uso diário dos arquivos é otimizado por meio do gerenciamento eletrônico.
Por outro lado, todos os departamentos melhoram o seu desempenho, diminuem os custos, aprimoram a segurança e economizam espaço físico. Os gestores podem escolher os colaboradores que poderão criar, editar e visualizar cada documento, para que as informações sejam mantidas em segurança. As buscas dos arquivos são muito fáceis e proporcionam o rápido acesso aos dados que estão protegidos no GED.
Vantagens em utilizar o sistema
Além de otimizar a gestão de documentos, o sistema GED é capaz de proporcionar diversos benefícios, indispensáveis para auxiliar no planejamento estratégico da empresa. Confira, a seguir, alguns deles!
Segurança
Na segunda edição do "Barômetro da Segurança Digital", pesquisa conduzida pelo Instituto Datafolha a pedido da Mastercard, foi constatado que 64% das empresas no Brasil enfrentam frequentemente ataques digitais e fraudes, um aumento de 7% em relação à primeira edição de 2021.
A pesquisa entrevistou líderes de tecnologia de empresas dos setores de educação, financeiro, seguros, tecnologia e telecomunicações, saúde e varejo. Apesar do reconhecimento da importância da cibersegurança, as organizações ainda carecem de políticas robustas e treinamentos profundos para seus funcionários na área de segurança digital.
Nesse cenário, a gestão documental é fundamental para garantir a segurança e confidencialidade dos dados do negócio. Ao serem digitalizados, o responsável pode determinar permissões de acessos aos documentos e liberar somente para os envolvidos.
Aumento da produtividade
Outra vantagem importante se trata da produtividade. Quando adaptado às necessidades da empresa, um software de GED deve ser capaz de aumentar sua produtividade e otimizar o fluxo de trabalho, sendo que todas as partes interessadas e suas ações são claramente identificadas.
Economia de tempo e espaço
O sistema GED diminui significativamente a necessidade de guarda de documentos em papel, garantindo ganho de espaço e de tempo. Como a maioria dos documentos deve ser mantido por 5 anos, a demanda por espaço para realizar o armazenamento se torna um grande problema de organização.
Nesse caso, o GED permite que os usuários acessem os documentos de maneira segura e rápida, em função da rastreabilidade dos dados. Assim, um sistema GED eficiente é capaz de facilitar a organização, o armazenamento seguro e o acesso eficiente a documentos digitais e informações corporativas.
Esse sistema visa substituir métodos tradicionais de arquivamento físico por uma solução digital integrada, permitindo que as organizações gerenciem documentos de forma mais eficaz ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui desde a criação até o arquivamento ou descarte, garantindo conformidade com regulamentos e promovendo uma gestão de informações mais eficiente e segura.
Quando uma empresa precisa do sistema GED?
Uma empresa precisa de um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) quando enfrenta desafios relacionados à gestão eficiente de documentos e informações.
Isso pode incluir:
- dificuldades para localizar documentos de forma rápida;
- problemas com o armazenamento físico excessivo ou inadequado;
- riscos de perda de dados importantes;
- necessidade de cumprir regulamentos de conformidade;
- simplesmente o desejo de aumentar a eficiência operacional através da automação de processos de gestão documental.
Um sistema GED pode melhorar de maneira significativa a acessibilidade, segurança e integridade das informações corporativas.
Confira o que considerar na escolha de um sistema GED
Como você pôde ver, o GED foi planejado para agilizar e possibilitar um gerenciamento de documentos acertado. A ferramenta pode ser adaptada às rotinas da empresa, de modo que os colaboradores consigam aceitá-la com bastante naturalidade como parte da capacidade do negócio.
Veja, a seguir, o que deve ser considerado na hora de escolher esse sistema!
Facilidade de uso
Essa é uma característica fundamental para esse sistema. É claro que ele pode conter diversos recursos avançados e opções atraentes para encantar os colaboradores. Entretanto, para encantar os colaboradores, a ferramenta deve ser simples de usar, ter uma interface atrativa, amigável e de fácil compreensão. Caso contrário, em vez de ajudar, ela atrapalhará a rotina.
Procure uma opção que torne o trabalho das equipes mais ágil e não cause incômodos durante o uso. A solução GED deve facilitar a busca dos documentos por data de elaboração, tipo, edição, termos e dados. Assegure-se de que o sistema de gestão de documentos não seja complexo e ofereça várias possibilidades de busca para os usuários.
Automação do fluxo de trabalho
O investimento em um sistema GED é muito importante, mas somente fará sentido se conseguir aumentar a produção e economizar o tempo dos colaboradores. Afinal, eles vão abandonar a rotina manual de manuseio dos documentos para ter mais agilidade em suas tarefas. Ao adotar a solução, os trabalhadores não precisarão mais levar documentos de uma sala para outra.
O GED elimina os riscos de extravio dos documentos, já que permite a automação do fluxo de trabalho, ou seja, o sistema permitirá que a gestão seja automatizada e independente para cada documento. Além do mais, ele fornecerá uma visão mais intuitiva do histórico de movimentação, emissão de cópias, aprovações, revisões, versões e muito mais.
Atendimento às necessidades da empresa
Todos os negócios têm diversos processos que podem ser beneficiados pelo uso do GED. Por exemplo, o sistema é útil para processar os pedidos de alterações de produtos ou serviços, compras, assinaturas de documentos, propostas, procedimentos do setor de Recursos Humanos, entre outros. O gerenciamento eletrônico atende às necessidades da empresa.
Sendo assim, antes de escolher um sistema, converse com o fornecedor para saber como a solução dele é avaliada pelos clientes. Verifique se a ferramenta tem flexibilidade para permitir a adaptação da empresa às alterações de processos e suas atualizações. Um software rígido não possibilita o atendimento de todas as necessidades de uma organização.
Segurança
Ainda de acordo com os dados da segunda edição do "Barômetro da Segurança Digital", citada anteriormente, os dados indicam que mais de 84% das empresas consideram a cibersegurança muito importante, porém, para 23% delas, não é uma prioridade de investimento.
Apenas 35% das empresas pesquisadas têm uma equipe dedicada exclusivamente à cibersegurança, e apenas uma em cada quatro realiza planejamento anual para segurança digital. Apesar disso, 81% dos entrevistados concordam que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe benefícios para as organizações.
Vale lembrar que o investimento em cibersegurança não deve ser apenas para cumprir legislações, mas também como estratégia de negócios para melhorar a experiência do cliente. Com o fácil acesso a informações sobre novas tecnologias, como Inteligência Artificial, os clientes esperam essas inovações em seu dia a dia.
Apesar do aumento na percepção sobre os ataques, muitas empresas ainda não priorizam adequadamente a segurança digital. Isso é um alerta em uma sociedade cada vez mais conectada, onde a proteção dos dados pessoais é indispensável.
Uma das principais vantagens do GED é a segurança na hora de armazenar documentos. O sistema oferece garantia de que os arquivos da organização estarão guardados em um ambiente seguro e livre de ameaças que são comuns na atualidade. Esse é um fator muito importante, tendo em vista que os dados precisam ser protegidos de terceiros mal-intencionados.
A solução fornece acesso para leitura, alteração, impressão, exclusão, gravação e print-screen dos documentos. Apesar de permitir todas essas atividades, ela possibilita que as ações sejam moldadas de acordo com as necessidades da organização, por meio do permissionamento de todos os acessos. Assim, pessoas que não foram autorizadas não poderão ver ou editar os arquivos confidenciais.
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A empresa é especializada na gestão e na guarda documental, além de oferecer serviços e produtos para documentos escaneados, digitais e físicos. Ela organiza, digitaliza acervos físicos e disponibiliza-os em um software de gerenciamento eletrônico, para que suas buscas não levem mais de 60 segundos.
Assim, com a eBox Digital, você garante a organização eficiente dos documentos, facilitando o acesso rápido e seguro às informações essenciais. Além disso, proporciona maior controle sobre o ciclo de vida dos documentos, desde o armazenamento até a recuperação e, quando necessário, a destruição segura.
Isso não apenas otimiza processos operacionais, reduzindo o tempo gasto na busca por informações, mas também fortalece a conformidade regulatória e a segurança dos dados, garantindo que informações sensíveis estejam protegidas contra perdas e acessos não autorizados.
Como vimos ao longo desta leitura, o sistema GED é uma ferramenta eficiente para aumentar a eficiência, organização e produtividade da sua empresa. Ao contar com as soluções da eBox Digital, você confere mais segurança aos dados do negócio, assegurando a conformidade e crescimento do negócio.
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