Software de captura de documentos: para que serve e quais suas funcionalidades?
Transformação Digital
Com as grandes possibilidades no mundo digital, a gestão de documentos eletrônicos tornou-se imprescindível para realizar com eficiência e de maneira inteligente a organização, a digitalização e o armazenamento dos documentos das instituições.
Como as empresas recebem uma infinidade de documentos, de diversos locais e tamanhos, o software de captura de documentos é uma ferramenta que permite otimizar os processos, por meio do controle, do manuseio e do gerenciamento dos documentos quando convertidos em imagens depois de digitalizados.
Neste post, explicaremos para que serve um software de captura de documentos, destacando suas principais funcionalidades. Boa leitura!
O que é e para que serve um software de captura de documentos?
O software de captura de documentos é um aplicativo que possibilita controlar, manusear e gerenciar os documentos assim que eles são convertidos em imagens através da digitalização. Ou seja, eles servem para facilitar, otimizar e agilizar os processos de digitalização e de organização dos documentos, atribuindo vantagem competitiva e economia às empresas.
Para oferecer essas funcionalidades, o software combina recursos de digitalização, importação e integração para capturar arquivos recebidos em um repositório digital. Assim, o recurso transfere informações para o ambiente digital com controle de qualidade e organização que toda a empresa necessita.
Quais são suas principais funcionalidades?
A seguir, conheça as principais funcionalidades do software!
Captura das imagens
Através de um scanner, arquivo ou até mesmo um diretório, você consegue capturar os documentos para em seguida indexar. Resolução em dpi, modo de captura em cores, tons de cinza ou preto e branco, são alguns exemplos de captura. Eles também podem oferecer ferramentas mais completas e funcionais que auxiliem no processo de organização de todos os documentos.
Definições de saída dos arquivos
As definições de saída dos arquivos podem ser de formato/ extensão, local e nomenclatura. Diz respeito a forma como um arquivo é armazenado e salvo no diretório, como são consultadas e visualizadas, por exemplo: DOC, TXT, XLS, PDF, PPT.
Gestão de captura em lotes
Entre todas essas ferramentas a gestão de capturas em lotes é a que mais sobressai, pois está baseada na digitalização simultânea dos documentos que tenham algo em comum entre si, alguma relação. Dessa forma, o processo fica mais compreensível e os arquivos podem ser utilizados da melhor forma.
Uma maneira de realizar a captura por lote, é separar por quantidade de páginas, por folha em branco, códigos de barras ou folhas de separação.
Qual a diferença de GED e software de captura de documentos?
O software de gestão eletrônica de documentos (GED), é responsável pelo armazenamento, pela guarda dos arquivos e controle de acesso dos documentos eletrônicos. Já o software de captura de documentos, gerencia a criação e digitalização desses itens.
Esses são os principais pontos que diferenciam a GED do software de captura de documentos, de forma simplificada podemos dizer que do software de captura é uma ferramenta utilizada na produção dos documentos eletrônicos, que serão usados em um software de gerenciamento eletrônico de documentos.
O benefício de uma tecnologia que automatiza os processos é sem dúvida um diferencial para a instituição e seus colaboradores, pensando nisso a eBox digital, realiza a guarda e a gestão de documentos físicos e eletrônicos com alta tecnologia, rigor técnico e excelência na prestação de serviços.
Com as dicas desse post, você já consegue identificar que um software de captura, pode ser muito útil para a instituição no processo de digitalização. A eBox digital te oferece o serviço mais moderno do mercado, entre em contato conosco e fique por dentro dos nossos serviços!
