Você sabe o que é documento ostensivo? Venha descobrir!

Dentro de uma empresa, conhecer bem os documentos e a destinação deles é de fundamental importância. Uma das razões para isso é evitar, por exemplo, que eles sejam descartados de forma equivocada, ou ainda, que sejam acessados por pessoas não autorizadas. É justamente nesse segundo caso que surge o chamado documento ostensivo, que como veremos a seguir, se difere bastante dos sigilosos e restritos.

Também falaremos ao longo do texto se os documentos ostensivos precisam ou não passar pelo protocolo, que tem procedimentos específicos visando assegurar a integridade das informações que passam por ele.

Além disso, explicaremos como fazer a transformação de um documento ostensivo em restrito, dentre outras informações relevantes. Ficou interessado em se aprofundar no tema? Continue a leitura deste conteúdo até o final!

O que é e para que serve o documento ostensivo?

Antes de falarmos, de fato, sobre o documento ostensivo, é preciso falar um pouco a respeito da classificação de documentos. As empresas precisam lançar mão desse procedimento, uma vez que ele ajuda os processos internos a serem mais eficientes, além de evitar sinistros relacionados, por exemplo, com perda ou dano de um documento.

Todos os documentos precisam ser inseridos em categorias e subcategorias, que consideram aspectos ligados à função, estrutura organizacional e o conteúdo propriamente dito dos documentos. Além disso, a categorização também é feita de acordo com as seguintes características dos documentos:

• gênero: diz respeito ao suporte do documento, que pode ser, por exemplo, texto, mapa, pintura ou um formato digital;
• espécie: se refere a disposição das informações, podendo ser, por exemplo, em formato como certidão, contrato ou ata;
• tipologia: tem relação com o fato que gerou o documento, como uma prestação de serviços, que deu origem a um contrato;
• natureza do assunto: é onde se encaixam os documentos ostensivos;
• formato: informa se o documento é original, cópia ou rascunho;
• forma: essa característica diz se um documento é um livro ou caderno, por exemplo.

Dito isso, o documento ostensivo é aquele que pode ser divulgado sem gerar nenhum ônus para a empresa. Em outras palavras, ele não contém informações que podem comprometer a credibilidade do negócio ou de um colaborador. Portanto, o documento sigiloso é o oposto do ostensivo, pois necessita de permissões especiais para o acesso.

O documento de um colaborador da empresa, por exemplo, deve ser acessado por profissionais que precisam desses dados na hora de fazer procedimentos como admissão, alteração ou rescisão de contrato. No entanto, em casos específicos, a natureza desse documento pode mudar para sigiloso, passando a ser acessado somente por pessoas autorizadas.

Como transformar um documento ostensivo em restrito?

Esse é um procedimento que pode ser feito pela Mesa Virtual, que é um menu localizado em sistemas informatizados de gestão. Dentro da opção "Detalhes do processo" o documento deve ser selecionado e, posteriormente, deve-se clicar em "tornar restrito". Vale ressaltar que a regra atual permite apenas mudar a natureza do documento na unidade responsável pelo cadastro do processo (também conhecido por unidade de origem). Caso contrário, é preciso encaminhar o documento ostensivo até o setor de protocolo, para que este faça a alteração.

Como armazenar documentos ostensivos?

Para que não haja erros na gestão documental, é fundamental, além da classificação, lançar mão da avaliação de documentos. O intuito desse procedimento é selecionar quais documentos serão descartados e quais serão preservados do arquivo da empresa. Em sistemas informatizados, após fazer a categorização e subcategorização de documentos ostensivos, é feito o processo que consiste em definir o tempo de vigência de cada documento, com base na tabela de temporalidade.

Nesse sentido, vale salientar que as informações podem ficar no arquivo da empresa de forma permanente ou não, bem como os documentos ostensivos podem vir a se tornar sigilosos e ter permissões especiais de acesso. Portanto, a classificação e a avaliação são dois procedimentos fundamentais, por assegurar a devida organização e gestão de documentos ostensivos.

Como registrar documentos ostensivos em sistemas informatizados?

Dentro do menu "Adição de documentos" dentro do software de gestão, é preciso escolher a natureza do documento, que pode ser ostensivo, restrito (com acesso somente por parte de pessoas de alta gerência da empresa) ou sigiloso (que pode ser acessado por pessoas de menor grau na hierarquia da companhia).

Quais cuidados devem ser tomados em relação aos documentos ostensivos?

A organização é um fator primordial para que os documentos ostensivos não só sejam facilmente acessados, mas também não corram o risco de serem extraviados. Além disso, como falamos, a classificação e avaliação ajudam nessa organização, evitando, por exemplo, que eles se tornem sigilosos indevidamente. Outros cuidados importantes incluem:

• optar por soluções tecnológicas modernas, capazes de fazer um gerenciamento mais automatizado, simplificado e eficiente;
• usar a computação em nuvem, pois além de facilitar o acesso a documentos ostensivos, são mais seguros em termos de proteção dos dados;
• programar backup de forma periódica dos documentos ostensivos;
• em caso de armazenamento físico, organizar e colocar os documentos em lugar seguro, o mais imune possível a sinistros de ordem natural, como incêndios.

Documentos ostensivos precisam passar pelas rotinas de protocolo?

O protocolo é responsável pela classificação, registro, distribuição, controle de tramitação, autuação e expedição de documentos. Quando o documento já é de natureza sigilosa, por exemplo, ele não precisa passar pelo protocolo, indo, portanto, direto para o destinatário. Já os ostensivos devem ser submetidos aos procedimentos citados há pouco, sendo que o seu encaminhamento aos destinatários é feito por meio da movimentação, que pode ser por distribuição (entregue a alguém de dentro da empresa) ou por expedição, que é encaminhado para algum agente externo da companhia.

Como vimos, o documento ostensivo é aquele que pode ser acessado por qualquer colaborador dentro da empresa, por não apresentar nenhum risco à integridade ou reputação do negócio. Organizar e fazer a correta destinação desse e de outros documentos é de fundamental importância, pois evita, por exemplo, o descarte de forma equivocada.

Viu como é importante estar atento à gestão dos documentos ostensivos da sua empresa? Continue em nosso blog e aproveite para entender melhor como organizar documentos para auditoria!