Gestão
A tecnologia, tão essencial e presente nos dias de hoje, não tem transformado unicamente a forma como nos comunicamos, como consumimos e como nos entretemos. Nas corporações, por exemplo, ela exerce um importante papel, influenciando o modo como os gestores administram os negócios e, em especial, a gestão dos documentos corporativos.
Alguns anos atrás, era muito comum haver inúmeros arquivos físicos para a guarda de papéis, ocupando um espaço significativo do escritório e, consequentemente, gerando um verdadeiro desperdício de tempo da força de trabalho quando havia a necessidade de encontrar, por exemplo, um contrato de prestação de serviços específico dentre outros milhares semelhantes. Porém essa dinâmica foi modificada com a digitalização de documentos, que pode ser compreendida como um processo que converte documentações físicas para o formato digital.
No entanto, apesar de parecer algo simples, feito de forma automática por equipamentos tecnológicos e softwares, existem alguns cuidados que precisam ser tomados para evitar erros na digitalização de documentos. A seguir, trataremos dos principais pontos aos quais você deve ficar atento para eliminar a ocorrência de deslizes nessa tarefa, preservando a sua eficiência. Boa leitura!
1. Ausência de estabelecimento de um escopo e de normas claras para o processo de digitalização
Se o propósito básico da adoção do processo de digitalização de documentos é justamente elevar os níveis de produtividade e tornar o acesso aos dados e às informações mais facilitado, a ausência de clareza na ordenação dos arquivos e a definição de regras sem relevância e em grande número causam o efeito contrário ao desejado. Afinal, se os colaboradores não conseguem acessar os arquivos de maneira otimizada e célere, encontrando-os com rapidez, acabam por deixar outras atividades mais estratégicas pendentes, desperdiçando um tempo precioso.
Além disso, vale lembrar que essa gestão “atrapalhada” ainda pode ter como consequência a aplicação de multas caso haja, por exemplo, uma auditoria externa em razão da impossibilidade de encontrar documentos relevantes em tempo hábil.
2. Manutenção dos arquivos na empresa
Mais um dos erros na digitalização de documentos é, após o processo, mantê-los na corporação. Inicialmente, essa prática pode até parecer inteligente, gerando a falsa impressão de que trará mais agilidade para a localização.
Entretanto, além da questão de segurança, já que nunca há como prever determinadas situações, como inundações, incêndios, problemas de umidade etc. — e você provavelmente não tem um espaço de armazenamento à prova de todos esses possíveis cenários na empresa, certo? —, após a digitalização, é possível ter acesso aos documentos necessários pela Internet, o que torna essa medida também desnecessária.
3. Falta de um parceiro de confiança
Ao tomar a decisão de digitalizar os documentos da sua empresa, o primeiro e mais fundamental dos passos é encontrar um parceiro de confiança. Sendo assim, no momento de buscar uma empresa especializada na guarda e na gestão documental, avalie a expertise e o suporte ofertados.
A eBox Digital, por exemplo, oferece produtos e presta serviços para a guarda de documentos físicos e também digitais, cuidando da indexação, da organização e da digitalização de acervos, com serviços flexíveis, que podem ser adaptados conforme a necessidade do contratante. Além disso, a empresa disponibiliza um software que não apenas economiza o seu espaço físico, mas também faz com que as suas buscas não demorem mais do que apenas um minuto.
E então, entendeu quais são as medidas essenciais para evitar erros na digitalização de documentos na sua corporação? Agora, para conhecer mais sobre as nossas soluções, basta entrar em contato e descobrir como podemos auxiliá-lo no processo de acordo com as suas demandas.
