8 dicas para compartilhar documentos online com segurança

Usar a Internet para compartilhar documentos online é uma maneira conveniente de garantir que todos possam acessar os materiais necessários para qualquer projeto em que você esteja trabalhando.

Você pode, até mesmo, compartilhar arquivos grandes sem problemas com as ferramentas disponíveis hoje. Mas existem alguns pontos de atenção.

Sempre que você usa a Internet, corre o risco de encontrar vírus ou malware. Algumas empresas têm dificuldade em encontrar um host que possa lidar com a largura de banda necessária para compartilhamento e pode ser difícil se precisarem de mais segurança.

Como, então, garantir proteção aos seus documentos quando precisar compartilhá-los online? Confira 8 dicas práticas!

1. Evite e-mails

Os e-mails podem ser convenientes, mas não são os melhores meios para compartilhar documentos com informações confidenciais. Essas plataformas são propensas a hackers, o que pode resultar em arquivos confidenciais caindo nas mãos de pessoal não autorizado.

2. Atualize seu software de segurança

Muitas vezes, as pessoas se esquecem de atualizar os softwares de segurança, o que as deixa vulneráveis. Os hackers sabem disso e tendem a se aproveitar de sistemas que não são atualizados.

3. Criptografe com senhas

A tecnologia tornou possível que as pessoas incorporem senhas em arquivos que desejam que outros não vejam com olhos curiosos. Para garantir que um documento não seja facilmente acessível, você precisa criptografá-lo com uma senha complicada, que tenha letras maiúsculas e minúsculas, além de símbolos e números. Ao aproveitar a criptografia, você reduzirá significativamente o poder de penetração de vários ataques cibernéticos.

4. Mude as senhas com frequência

É recomendável que você altere as suas senhas com frequência, de preferência todos os meses. Como pode ser difícil lembrar de fazer essas alterações, você precisa anotar as datas em que as senhas precisam ser alteradas.

5. Use uma conexão segura

Trabalhadores remotos estão entre as pessoas que gostam de compartilhar informações entre si. Supondo que você trabalhe fora do escritório, é necessário garantir que a sua conexão seja segura antes de compartilhar qualquer arquivo. Tenha muito cuidado se estiver usando um Wi-Fi público.

6. Evite downloads suspeitos

A regra é: sempre que você estiver compartilhando arquivos usando plataformas digitais, nunca baixe arquivos em que você não confia. Os hackers podem incorporar vírus, spyware e adware em arquivos para obter acesso ao seu sistema.

7. Evite clicar em links

Não crie o hábito de clicar em links que acompanham os arquivos que você recebe. Se você estiver em dúvida, passe o mouse sobre o link algumas vezes antes de clicar nele. Quando seu instinto lhe diz que você não deve clicar em um link, você precisa ouvi-lo.

8. Evite drives USB

Discos flash e discos rígidos externos não são as melhores ferramentas para compartilhar arquivos. Devido ao seu tamanho, eles estão fadados a se perder e também são fáceis de roubar. Caso eles caiam nas mãos erradas, você perde dados valiosos.

Seguir essas práticas recomendadas de compartilhamento de arquivos pode ajudar a garantir que a colaboração seja eficiente, organizada e segura. Mas a parte mais importante é garantir que as ferramentas facilitem as coisas para as pessoas, e não dificultem.

Muitas organizações impõem muita segurança e estrutura em suas ferramentas. Isso pode forçar os funcionários a encontrar maneiras mais fáceis de compartilhar documentos online, independentemente dos riscos de segurança. Lembre-se: se um sistema for muito difícil de usar, as pessoas encontrarão outra maneira — e essa maneira provavelmente não será segura.

E você, usa algumas dessas estratégias para compartilhar seus arquivos? Conte para a gente nos comentários!